Närvaro matchar registreringar

Begränsningen Närvaro matchar registreringar kräver att den tid en medarbetare registrerar en dag är lika med den tid hen var incheckad. Redan en minuts skillnad flaggas.

När den ska användas

Använd begränsningen när:

• Medarbetarna checkar in och ut, och varje minut på plats ska redovisas på en aktivitet
• Du vill fånga glömda registreringar och glömda utcheckningar innan tidrapporten skickas in

Parametrar

Begränsningen har inga inställningar. Lägg till den under Blockerande begränsningar för att stoppa inskickning av tidrapporten så länge summorna skiljer sig åt, eller under Icke-blockerande begränsningar för att bara visa en varning.

Så fungerar det

För varje dag till och med i dag jämför begränsningen två summor:

• Närvaro – tiden mellan incheckning och utcheckning, summerad över alla dagens incheckningar
• Registrerat – alla tidsregistreringar under dagen, även sådana som lagts till automatiskt av plugins för automatisk registrering, minus tid som inte tillbringas på plats:
  • frånvaro som tas ut som en registrering (till exempel en halv dag flex eller ledighet)
  • timbaserade tillägg på tilläggsaktiviteter

Om summorna skiljer sig åt flaggas dagen.

Dagen hoppas över när:

• den ligger i framtiden
• det inte finns någon incheckning med utcheckning (inget att jämföra med)
• en incheckning fortfarande är öppen – dagen är inte avslutad än

Varje dag med närvaro kontrolleras

Kontrollen beror inte på arbetsschemat. En lördag eller helgdag då medarbetaren checkade in kontrolleras som vilken dag som helst, eftersom en incheckning utan motsvarande registreringar är precis den glömda registrering som begränsningen ska fånga.

Vad medarbetaren ser

Dagen visar ett meddelande som Tidsregistreringar (420 min) och registrerad närvaro (450 min) skiljer sig med 30 min. Med en blockerande begränsning kan tidrapporten inte skickas in förrän summorna stämmer.

Relaterade begränsningar och plugins

• Obligatorisk incheckning – den här begränsningen ignorerar dagar utan incheckning. Lägg till Obligatorisk incheckning för att flagga även dem.
• Obligatorisk tidsregistrering – kräver bara en registrering; den här begränsningen kräver att mängden stämmer.
• In-/utcheckning används inte – utan incheckningar finns inget att jämföra, så begränsningen slår aldrig till.
• Ifyllnadsplugins – Fyll standardaktivitet och Fyll procentuell fördelning registrerar skillnaden mellan närvaro och registrerad tid automatiskt, så att medarbetarna bara behöver registrera det som avviker.

Exempel

Verkstad med projektregistrering

Medarbetarna checkar in i en kiosk och registrerar sina timmar på projekt:

1. Öppna arbetstidsregelverket
2. Under Blockerande begränsningar , klicka på Lägg till plugin och välj Närvaro matchar registreringar
3. Klicka på Spara

På tisdagen checkar en medarbetare in 07:30 och ut 15:00 (7 h 30 min) men registrerar bara 7 timmar på projekt. Tisdagen flaggas med en skillnad på 30 minuter, och tidrapporten kan inte skickas in förrän hen registrerar den saknade halvtimmen eller rättar utcheckningen.

Halv dags ledighet

Medarbetaren är incheckad 08:00–12:00, registrerar 4 timmar på ett projekt och tar eftermiddagen som flex. Flextiden räknas inte på den registrerade sidan, så summorna stämmer (4 h mot 4 h) och dagen flaggas inte.

Felsökning