Arbetstidsregelverk

Arbetstidsregelverk definierar arbetstidsregler och begränsningar för dina medarbetare, till exempel maximalt antal timmar per dag och obligatoriska raster.

Översikt

Ett arbetstidsregelverk kombinerar två typer av regler:

• Begränsningar — Validerar tidsregistreringar mot arbetstidsgränser (t.ex. max antal timmar per dag eller vecka, obligatoriska raster)
• Automatiska registreringar — Justerar arbetad tid automatiskt (t.ex. genom att dra av obetalda lunchraster)

Varje arbetstidsregelverk anger under Tillgänglighet vilka medarbetare det gäller för — utifrån arbetsland, organisationsenhet och anställningsvillkor.

Kom igång

Så här skapar du ett arbetstidsregelverk:

1. Gå till Inställningar › Regelverk
2. Klicka på Lägg till regelverk och välj Arbetstidsregelverk
3. Ange ett namn och en valfri beskrivning
4. Lägg till begränsningsplugins för att upprätthålla arbetstidsregler
5. Under Tillgänglighet väljer du vem regelverket gäller för
6. Klicka på Spara

Stäng av in-/utstämpling

Vissa organisationer registrerar arbetstid genom att fylla i timmar och använder inte in-/utstämpling alls. Lägg till begränsningen In-/utstämpling används inte på en arbetstidspolicy, och för alla den gäller:

• försvinner raden In-/utstämpling från tidrapporten
• försvinner instämplingsknapparna och den löpande klockan från översikten och den övre raden
• avvisas nya instämplingar

Befintliga registreringar behålls. De syns fortfarande i rapporten in-/utstämpling, och en administratör kan fortfarande rätta eller ta bort dem.

En anställd som är instämplad när du lägger till begränsningen kan fortfarande stämpla ut — passet lämnas inte öppet.

Stäng av det för en kund utan att röra de andra

Arbetstidspolicyer staplas: varje policy som gäller för en anställd bidrar med sina regler. Det prydligaste sättet att stänga av in-/utstämpling för en grupp är därför en egen policy, i stället för att redigera en policy som andra delar:

1. Gå till Inställningar › Regelverk, klicka Lägg till regelverk och välj Arbetstidsregelverk
2. Döp den till exempel Ingen in-/utstämpling, och lämna arbetstidsnormen, övriga begränsningar och auto-registreringarna tomma
3. Under Blockerande begränsningar klicka Lägg till plugin och välj In-/utstämpling används inte
4. Under Tillgänglighet välj de organisationsenheter eller anställningsvillkor den gäller
5. Klicka Spara

En sådan policy gör inget annat än att stänga av in-/utstämpling — den har ingen egen norm och konkurrerar därför aldrig med den norm den anställda redan har, och den lägger inte till några andra regler.

Kombinera den inte med begränsningen Obligatorisk instämpling: den regeln kräver instämpling varje arbetsdag, vilket ingen med denna policy kan uppfylla.

Begränsningsplugins

Begränsningsplugins validerar tidsregistreringar och flaggar varningar eller fel när gränser överskrids.

Inget arbete utöver norm under frånvaro

Den här regeln ändrar också vad medarbetarna ser när de checkar in en dag med frånvaro.

Incheckning under frånvaro ber alltid medarbetaren bekräfta. Med den här regeln påslagen och en hel frånvarodag varnar dialogen dessutom för att dagen rapporteras på tidrapporten. Den hindrar inte att arbetet registreras — brottet rapporteras där brott hör hemma, på tidrapporten, i stället för att lämna någon på jobbet utan sätt att registrera det. En partiell dag påverkas inte: resten av dagen är fortfarande arbetstid, och bara minuterna därutöver flaggas.

Dialogen erbjuder aldrig att avsluta en semester, med eller utan den här regeln; bara sjukfrånvaro kan avslutas därifrån. Allt annat ändras på medarbetarens egen frånvarosida.

Som för alla begränsningar beror det på om du lägger till den som blockerande eller icke-blockerande om ett brott stoppar inlämning av tidrapporten eller bara varnar.

Plugins för automatisk registrering

Plugins för automatisk registrering justerar arbetad tid automatiskt enligt fördefinierade regler. Till exempel kan ett plugin för automatisk registrering automatiskt dra av en obetald lunchrast från de arbetade timmarna.

Se Automatiska registreringar för hela listan och hur var och en fungerar.

Plugin-modulen för lunchavdrag kan utlösas på två sätt:

• Täcker ett tidsintervall — avdraget gäller när en instämplingspost täcker ett konfigurerat intervall (till exempel instämplad under hela intervallet 10:30–14:00). Detta är standard.
• Minsta registreringslängd — avdraget gäller när en enskild instämplingspost varar minst ett konfigurerat antal minuter, oavsett när den infaller. En rast som medarbetaren faktiskt stämplat ut för leder inte till ett extra avdrag.

Du kan även begränsa vilka instämplingsposter som räknas för utlösaren utifrån orsak: välj en uppsättning orsaker och ange om de är exkluderade (dessa orsaker utlöser aldrig avdraget) eller obligatoriska (endast dessa orsaker utlöser det). Om du lämnar orsakslistan tom tillämpas avdraget oavsett orsak.

Avstämning

Vad som händer med flexsaldot i slutet av en period — att kreditera skillnaden, premier, saldotak och utbetalningar — konfigureras i ett separat avstämningsregelverk som gäller för samma medarbetare. Det flexsaldotak som tidigare var en Saldotak-begränsning här är nu ett taksteg på avstämningsregelverket.

Ett flexkonto utan avstämningsregelverk för fortfarande sitt saldo vidare automatiskt, så enkla flexuppsättningar behöver inget avstämningsregelverk alls.

Felsökning