Frånvaroregelverk

Frånvaroregelverk definierar hur semester och andra frånvaroförmåner tjänas in, används och hanteras för dina medarbetare.

Översikt

Ett frånvaroregelverk samlar reglerna för en typ av frånvaro. Det pekar normalt på ett timbankskonto, som håller saldot, men kontot är valfritt (se nedan). Reglerna omfattar:

• Intjänande — Hur medarbetare tjänar in frånvaro över tid
• Användning — Regler för hur tiden kan användas
• Överföring — Vad som händer med oanvänd tid vid årets slut
• Förfall — När intjänad tid förfaller

Kom igång

Så här skapar du ett frånvaroregelverk:

1. Gå till Inställningar › Regelverk
2. Klicka på Lägg till regelverk
3. Ge det ett namn och välj ett timbankskonto — eller lämna det utan konto
4. Lägg till intjänandeplugins för att definiera hur tid tjänas in
5. Lägg eventuellt till regler för användning, överföring och förfall
6. Klicka på Spara

Frånvaro utan ett timbankskonto

Vissa typer av frånvaro har ingen fast rättighet — det finns inget antal dagar att hålla reda på. Det typiska exemplet är ledigt enligt överenskommelse: ett läkarbesök, ett bröllop, en flyttdag. Medarbetaren måste fortfarande begära ledigheten och en chef måste fortfarande godkänna den, men inget saldo räknas.

Lämna timbankskontot tomt för dessa. Regelverket fungerar fortfarande där det spelar roll:

• Medarbetare kan begära den, och den visas i ansökningsformuläret som alla andra typer
• Godkännanderegler gäller — lägg till Kräver godkännande som vanligt
• Frånvaron visas i teamkalendern och på tidrapporten

Vad den inte får, eftersom det inte finns något saldo att hålla reda på:

• Inga regler för intjäning, överföring eller förfall
• Ingen rad i medarbetarens årsöversikt

Du kan skapa så många regelverk utan konto som du behöver — varje ett är sin egen typ av frånvaro.

Ett saldo som aldrig ansöks om

Motsatsen till fallet ovan: ett konto med ett verkligt saldo och en verklig undre gräns som ingen är tänkt att ta lediga dagar av. Ett flexsaldo är det typiska exemplet. Det växer och minskar allt eftersom en medarbetare arbetar mer eller mindre än sin norm, och det avräknas i slutet av varje period — att använda det till en ledig dag är inte vad det är till för.

Stäng av Kan ansökas som frånvaro på regelverket. Saldot fortsätter precis som förut: det visas på översikten, på periodkortet i tidrapporten och i saldovyerna, och dess undre gräns gäller fortfarande. Det som upphör är ansökan:

• Det erbjuds inte i ansökningsformuläret och förväljs aldrig där
• Det erbjuds inte på tidrapporten, varken i frånvaroraden eller i listan över aktiviteter att lägga till
• Det visas inte på frånvarosidan eller i årsöversikten
• Det ingår aldrig i en automatisk fördelning över flera konton
• En ansökan mot det avvisas

Frånvaro som redan har ansökts på typen innan du stängde av reglaget påverkas inte — den går fortfarande att ändra och avboka. Att stänga av reglaget stoppar nya ansökningar; det ångrar inte gamla.

När ett konto inte räcker

En ansökan kan ta från flera konton — till exempel de sista dagarna av årets semester och sedan komp. mTime föreslår själv fördelningen och tar kontona i den här ordningen:

1. Högsta Förslagsprioritet först — 0 är lägst
2. Sedan det konto vars saldo förfaller först, så att inget går förlorat
3. Sedan namnet

Lämna alla prioriteter på 0 så avgör förfallodatumet. Slå på Föreslå aldrig den här typen för att hålla en typ helt utanför fördelningen; medarbetare kan fortfarande välja den själva. Alla kontons faktiska saldo används innan något av dem tas i förskott.

Fördelningen görs i hela dagar: en dag som det aktuella kontot inte kan täcka helt går i sin helhet till nästa konto, och det som återstår på det första kontot lämnas oanvänt. Att dela en enskild dag mellan två konton stöds inte ännu. Medarbetare kan ändra förslaget i ansökningsformuläret.

Avsnitt

Hur förbrukning av saldo fungerar

När en godkänd frånvaroperiod börjar drar systemet saldo stegvis i stället för allt på en gång. Perioden delas upp i mindre delar som följer medarbetarens godkännandeperiod för tidrapporten. Saldo förbrukas för den aktuella delen, och de återstående planerade dagarna förbrukas allteftersom varje del infaller.

Saldo förbrukas enligt FIFO (först in, först ut) — de äldsta intjänandena används före de nyare. Detta är viktigt när olika intjänanden har olika förfallodatum.

Avsluta en frånvaro i förtid

En frånvaro som redan pågår raderas inte när den avslutas i förtid — den kortas av, och de dagar som redan tagits ut ligger kvar:

• Frånvaro med öppet slut (till exempel sjukfrånvaro) — frånvaron avslutas från och med idag. Se Tillåt öppet slut
• Frånvaro med fast varaktighet — de återstående dagarna avbokas och eventuellt redan förbrukat saldo för dessa dagar återförs

Medarbetare gör detta från frånvarowidgeten på Översikten: att annullera en frånvaro som har börjat behåller de dagar som redan tagits ut och avslutar den från och med den första annullerade dagen. En chef kan göra samma sak för medarbetarens räkning.

Kräver regelverket godkännande går ändringen först till chefen, och frånvaron står oförändrad tills den är avgjord. Den når chefen som ett avbrott i stället för en annullering, så att det framgår att de dagar som redan tagits ut behålls.