Utläggstyper

Med utläggstyper kan medarbetarna registrera utlägg tillsammans med sin tidrapport. Den första typen är körning (kørsel): resor med medarbetarens egen bil, som räknas i kilometer och betalas ut via lönen.

Översikt

Medarbetaren registrerar varje resa på den dag den kördes: datum, rutt, kilometer, syfte och en bekräftelse på att resan gjordes med egen bil. Det är de uppgifter som den danska skattemyndigheten (Skattestyrelsen) kräver som underlag för en skattefri bilersättning.

Resorna följer tidrapporten:

• De godkänns med tidrapporten. En resa hör till den tidrapportsperiod som omfattar dess datum. Chefen godkänner periodens resor tillsammans med dess timmar, så det behövs inget separat godkännande.
• De låses med tidrapporten. När en period har skickats in kan dess resor inte längre ändras. Om perioden återöppnas låses de upp igen.
• De betalas ut via lönen. När en period godkänns skickas dess kilometer till lönen. mTime skickar kilometer, aldrig belopp: satsen per km anges på lönearterna i lönesystemet.

En arbetsyta utan utläggstyper märker ingen skillnad.

Innan du börjar

Tre saker avgör vem som kan registrera körning:

1. Medarbetaren har ett registreringsnummer. Körning erbjuds bara medarbetare som har ett Registreringsnummer på sin profil. En administratör eller HR anger det på medarbetaren, under Utökad information . Medarbetarna kan inte ange det själva. Utan registreringsnummer ser de inte typen alls.
2. Medarbetaren har tillgång till typen. Typens Tillgänglighet avgör vilka medarbetare som kan använda den, precis som för aktiviteter.
3. Någon annan godkänner medarbetarens tidrapporter. Ingen godkänner sin egen körning. En period med resor skickas till medarbetarens chef eller, om hen saknar chef, till den som står näst i tur (se Vem godkänner). Det gäller även när medarbetarens anställningsvillkor annars låter hen godkänna sina egna tidrapporter. En medarbetare som är sin egen chef, eller som ingen annan kan godkänna åt, kan inte registrera körning.

Skapa en utläggstyp

1. Gå till Inställningar › Utläggstyper
2. Klicka på Lägg till utläggstyp
3. Under Allmänt anger du ett Namn (till exempel Kørsel) och väljer Slag Körning . Slaget kan inte ändras när typen har skapats.
4. Under Tillgänglighet väljer du vem som kan registrera den. En ny typ gäller ingen förrän du har gjort det.
5. Under Krav väljer du om en resa ska bokföras på ett Projekt (Aldrig , Valfritt eller Obligatoriskt ) och vilka dimensioner som ska anges.
6. Under Satser anger du Årlig gräns för hög sats (se nedan).
7. Under Integrationer anger du de lönearter som kilometrarna skickas på.
8. Klicka på Spara

När du sparar en utläggstyp för körning läggs också de två standardattribut till som den behöver, om de inte redan finns: Registreringsnummer på medarbetare och Arbetsplatsens adress på organisationsenheter.

En utläggstyp som medarbetarna har registrerat resor på kan inte tas bort. Sätt i stället dess Tillgänglighet till Ingenstans : typen tar då inte emot nya resor, och de registrerade behålls och kan fortfarande rättas.

Hög och låg sats

Den danska bilersättningen har en hög sats upp till 20 000 km per år och en låg sats för kilometer därutöver. mTime räknar varje medarbetares kilometer per kalenderår och fördelar dem på två lönearter:

• Kilometer upp till Årlig gräns för hög sats skickas på Löneart för hög sats .
• Resten skickas på Löneart för låg sats .

Fördelningen stämmer exakt för hela året, oavsett i vilken ordning perioderna godkänns. Om en period återöppnas och dess resor rättas, skickar nästa godkännande skillnaden som en korrigering med plus- eller minustecken, och flyttar den mellan de två lönearterna om gränsen nu passeras på ett annat ställe. Resorna räknas till det år de kördes.

Ange gränsen 0, eller lämna löneart för låg sats tom, för att skicka allt på löneart för hög sats.

Lönesystem

Satsen finns i Intega Løn: var och en av de två lönearterna ska multiplicera det antal den tar emot med sin sats i kr./km.

Adresser på en resa

Varje stopp på en resa är en adress, som kontrolleras när den anges. I Danmark måste postnumret finnas, och orten fylls i automatiskt: “Banegårdspladsen 1, 8000” blir “Banegårdspladsen 1, 8000 Aarhus C”. I de flesta andra europeiska länder kontrolleras postnumrets format.

För att medarbetarna ska slippa skriva erbjuder varje stopp adresser med ett klick:

• Hem: medarbetarens egen adress, från profilen. Den erbjuds bara medarbetaren själv, inte den som registrerar för hens räkning.
• Arbetsplats: Arbetsplatsens adress för medarbetarens organisationsenhet, eller för närmaste enhet ovanför som har en.
• Senaste stopp: adresserna på medarbetarens tidigare resor. Ett tidigare stopp på en enhets arbetsplatsadress visas som den enheten.
• Andra enheter: arbetsplatsadressen för varje annan organisationsenhet som medarbetaren kan se, de närmaste i organisationsschemat först.

Fyll därför i Arbetsplatsens adress för era arbetsplatser och kontor: under Inställningar › Enheter öppnar du en enhet och fyller i adressen bland dess attribut. Enheter under den ärver adressen.

Felsökning