Lagring av medarbetardata
Radera automatiskt data för medarbetare som lämnade organisationen för länge sedan, så att du bara behåller personuppgifter så länge du behöver dem.
Översikt
Datalagring låter dig sätta upp en enkel regel: radera en medarbetares data ett antal år efter att personen har slutat. När regeln är konfigurerad sköter mTime resten — det finns inget att köra manuellt. Det hjälper dig att uppfylla GDPR:s princip om uppgiftsminimering och dina egna lagringskrav, utan att manuellt rensa gamla registreringar.
Regeln gäller medarbetare som helt har slutat (deras senaste anställning är avslutad) eller som har skapats utan att någonsin ha varit anställda. Medarbetare med en nuvarande eller kommande anställning påverkas aldrig.
Konfigurera lagringsperioden
- Gå till
- Hitta inställningen Employee Data Retention (years)
- Ange antalet år som medarbetardata ska behållas efter att medarbetaren har slutat
- Klicka på Spara
Standardvärdet är 5 år. Sätt det till 0 för att behålla medarbetardata på obestämd tid (ingen automatisk radering).
Så fungerar automatisk radering
Radering sker i två steg, så att det alltid finns tid att ångra ett misstag.
Steg 1 — Flyttad till papperskorgen
När en medarbetare har varit borta längre än lagringsperioden flyttar mTime personen till papperskorgen, precis som om en administratör hade raderat dem. De stannar där i 30 dagar, under vilka du kan återställa dem vid behov.
Datumet som räknas från är:
- slutdatumet för deras senaste anställning, för medarbetare som har slutat, eller
- deras skapandedatum, för medarbetare som aldrig har varit anställda.
Steg 2 — Raderad permanent
Efter 30 dagar i papperskorgen raderas medarbetaren permanent. Det tar bort deras kort, tidsregistreringar, saldon och historik. Det kopplade användarkontot anonymiseras så att det inte längre kan identifieras.
Skyddsåtgärder
mTime raderar aldrig automatiskt en medarbetare som:
- har en nuvarande eller kommande anställning, eller
- fortfarande är angiven som chef för någon (för att inte lämna ett team utan chefskoppling).
Om du behöver ta bort en sådan medarbetare måste du först flytta deras medarbetare till en annan chef eller avsluta deras anställning.
Exporter från arbetsytan
Dataexporter från arbetsytan är fullständiga ögonblicksbilder som kan innehålla personuppgifter. Exportfiler som är äldre än lagringsperioden raderas automatiskt från lagringen, medan själva exportposten behålls och märks Utgången, så att du behåller en notering om att exporten har funnits.
Relaterad dokumentation
- Policy för dataradering — fullständiga frister för lagring och radering
- Radera arbetsyta — borttagning av en hel arbetsyta
- Dataexport — exportera data innan de raderas