Saknad tidsregistrering
Utlöses när en medarbetare har lämnat arbetsdagar utan någon tidsregistrering i den tidrapportperiod som fortfarande är öppen.
Allt som står i det här e-postmeddelandet finns redan på medarbetarens egen tidrapport, och mTime påminner redan om en tidrapport som inte skickats in när perioden är slut. Vad den här utlösaren tillför är tidighet: en bortglömd måndag kommer fram medan medarbetaren fortfarande minns vad hen gjorde, i stället för fem veckor senare när perioden är försenad.
När den ska användas
Använd den där tidsregistrering ligger till grund för lön eller fakturering och där en lucka som upptäcks vid månadsskiftet är dyr att rekonstruera. Skicka den till medarbetaren — det är hen som kan åtgärda det.
Att skicka den till chefer eller HR fungerar också, men varje berörd medarbetare ger ett separat e-postmeddelande, och till skillnad från sjukfrånvarobevakningen kan den här utlösaren utlösas för många personer samma morgon.
Parametrar
| Parameter | Beskrivning | Standard |
|---|---|---|
| Minsta antal saknade dagar | Hur många arbetsdagar utan tidsregistrering som måste samlas i perioden innan e-postmeddelandet skickas. | 1 |
| Respitdagar | Hur många extra dagar som väntas innan en dag räknas som saknad. En dag kan bedömas först när den är slut, så 0 betyder redan “rapporterad morgonen efter dagen själv” — varje ytterligare dag ger medarbetaren så mycket längre tid att komma i kapp. | 1 |
Så fungerar det
Varje natt går mTime igenom arbetsdagarna i varje medarbetares öppna tidrapportperiod, fram till respitgränsen, och räknar dem som saknar registrerad tid. När antalet når tröskeln skickas aviseringen.
Den skickas en gång per period. Hur många dagar som än saknas därefter följer inget andra e-postmeddelande — och nästa period kan skicka igen.
En dag räknas inte med när:
- den är en helgdag, eller medarbetaren inte har normtimmar den dagen
- frånvaro täcker den, oavsett om den är godkänd, planerad eller registrerad
- den gällande arbetstidspolicyn medvetet tillåter saknade registreringar
- den hör till en period som medarbetaren redan skickat in, där inget ändå kan ändras
Om enbart en incheckning redovisar en dag avgörs av arbetstidspolicyn, inte av den här utlösaren: enligt standardregeln räcker en incheckning, medan en policy med villkoret Obligatorisk tidsregistrering rapporterar dagen även om medarbetaren checkat in.
Meddelande
Om ämne och text lämnas tomma skickas:
{employee_name} har {missing_days} dag(ar) utan tidsregistrering
{employee_name} har {missing_days} arbetsdag(ar) utan någon tidsregistrering i {period}: {missing_dates}.
Tillgängliga variabler: {employee_name}, {workspace_name}, {date}, {missing_days} (antalet), {missing_dates} (själva datumen) och {period}.
Exempel
Påminn om varje bortglömd dag
- Lägg till en avisering och välj utlösaren Saknad tidsregistrering
- Låt Minsta antal saknade dagar stå på 1
- Slå på Medarbetare som mottagare
Påminn bara dem som är ordentligt efter
- Sätt Minsta antal saknade dagar till 3
- Slå på Medarbetare , och Chef om någon ska följa upp
Felsökning
| Problem | Lösning |
|---|---|
| Inget skickas någonsin | Kontrollera att medarbetarna har en öppen tidrapportperiod som täcker de aktuella dagarna — en period som redan skickats in eller godkänts rapporteras aldrig. |
| En dag med incheckning men utan registrering rapporteras inte | Enligt standardregeln redovisar en incheckning dagen. Lägg till villkoret Obligatorisk tidsregistrering i arbetstidspolicyn för att kräva en faktisk registrering. |
| Dagar som arbetsytan medvetet undantar rapporteras | Kontrollera om arbetstidspolicyn fortfarande har markeringen som tillåter saknade registreringar. |
| Inget andra e-postmeddelande trots att fler dagar saknas | Förväntat: ett meddelande per period. Nästa period skickar igen. |
| Medarbetare får besked om dagar som fylls i automatiskt | Höj Respitdagar till 1 eller mer så att den nattliga ifyllningen sker först. |