Frånvaroaktivitet använd

Utlöses när en medarbetare registrerar frånvaro på någon av de frånvaroaktiviteter ni har valt.

Där de andra sjukfrånvaroutlösarna bevakar all sjukfrånvaro och utlöses på hur mycket det finns, bevakar den här några få utvalda frånvaroaktiviteter och utlöses på att någon av dem över huvud taget användes. Det gör den till utlösaren för de särskilda aktiviteter en arbetsplats håller för sig — vård av närstående, arbetsskada, en aktivitet för långtidssjukdom — där själva den första registreringen är det HR behöver veta.

När du ska använda den

Använd den när en viss frånvaroaktivitet utlöser en skyldighet i samma stund den används: en anmälan som ska göras, ett ärende som ska öppnas, en ersättning som ska sökas, en remiss till företagshälsovården. Skicka den till en gemensam HR-adress, till chefen eller båda.

För “den här frånvaron har nu varat 30 dagar”, använd Sammanhängande sjukdagar. För “den här personen har upprepade korta frånvaron”, använd Sjukdagar under period.

Parametrar

Parameter	Beskrivning	Standard
Frånvaroaktiviteter	De frånvaroaktiviteter som ska rapporteras. Välj en eller flera.	ingen

Listan visar era frånvaroaktiviteter — de som en frånvaro kan registreras på, vilka ställs in under Inställningar › Aktiviteter. En avisering utan valda aktiviteter skickar ingenting; den faller aldrig tillbaka på att rapportera all frånvaro.

Så fungerar den

Varje natt letar mTime efter frånvaro på de valda aktiviteterna som påbörjats de senaste dagarna och skickar ett meddelande per frånvaro.

Några få regler avgör vad som räknas:

Frånvaron rapporteras när den börjar, inte medan den pågår. En endagsfrånvaro rapporteras natten efter, när medarbetaren redan är tillbaka — och det är just poängen, eftersom enstaka dagar är det mesta av vad dessa aktiviteter registrerar.
Helger, helgdagar och andra icke-arbetsdagar bryter inte en frånvaro. Borta fredag och igen måndag är en frånvaro som börjar fredag, inte två.
En arbetsdag tillbaka på jobbet startar en ny frånvaro. Borta måndag, på jobbet tisdag, borta igen onsdag är två frånvaron och skickar två meddelanden.
Varje vald aktivitet följs för sig. Byter en pågående frånvaro till en vald aktivitet under tiden börjar en ny frånvaro den dag bytet sker — och det gör även ett byte från en vald aktivitet till en annan: vanlig sjukdom som blir långtidssjukdom på torsdagen rapporteras på torsdagen, även om personen inte var tillbaka på jobbet däremellan. Det är oftast det viktigaste meddelandet.
Frånvaro som påbörjats för mer än några dagar sedan rapporteras inte. En frånvaro som bakåtdateras långt tillbaka utlöser inte aviseringen.

Varje frånvaro ger ett e-postmeddelande, hur länge den sedan än varar.

Frånvaro som skrivs in direkt på tidrapporten räknas precis som en begärd frånvaro, och en frånvaro som fortfarande väntar på godkännande räknas också — medarbetaren är borta oavsett.

Vem den når

Det finns ingen separat inställning för “bara vissa medarbetare”. Frånvaroaktiviteter styr redan vem som får använda dem, under Inställningar › Aktiviteter — så att bevaka en aktivitet är att bevaka exakt de personer som har tillgång till den. Aviseringens egen Medarbetare-sektion kan fortfarande användas om ni vill begränsa ytterligare.

Meddelande

Lämnar ni ämne och text tomma skickas:

{employee_name} har registrerat {activity_name}
{employee_name} registrerade frånvaro på {activity_name}, med början {start_date}.

Tillgängliga variabler: {employee_name}, {workspace_name}, {date}, {activity_name} (den använda frånvaroaktiviteten) och {start_date} (frånvarons första dag).

Bevakar ni flera aktiviteter namnger {activity_name} den som frånvaron började på, så en enda avisering kan täcka en hel familj av dem och ändå säga vilken som användes.

Aktiviteten namnges på arbetsytans språk, lika för alla mottagare — så ett meddelande till en medarbetare, deras chef och en gemensam HR-adress läses likadant.

Exempel

Arbetsskada öppnar ett ärende

Lägg till en avisering och välj utlösaren Frånvaroaktivitet använd
Under Frånvaroaktiviteter väljer ni er arbetsskadeaktivitet
Under Mottagare lägger ni till er HR-adress

HR hör om varje arbetsskadefrånvaro morgonen efter att den registrerats, en gång var.

Vård av närstående till chefen

Lägg till en avisering med samma utlösare
Välj aktiviteterna för vård av närstående under Frånvaroaktiviteter
Slå på Chef som mottagare

Felsökning

Problem	Lösning
Ingenting skickas någonsin	Kontrollera att minst en frånvaroaktivitet är vald. En avisering utan valda aktiviteter är avsiktligt inaktiv.
Ingenting skickas för en frånvaro någon skrev in idag	Kontrollen körs varje natt, så en frånvaro som registrerats idag rapporteras i morgon bitti.
Ingenting skickas för en frånvaro inskriven för förra månaden	Bara frånvaro som påbörjats de senaste dagarna rapporteras. En långt bakåtdaterad frånvaro gör det inte.
Två e-postmeddelanden kom för samma person	Det är två separata frånvaron med en arbetsdag tillbaka på jobbet emellan. En sammanhängande frånvaro skickar bara ett.
Meddelandet nämner fel aktivitet	`{activity_name}` namnger den aktivitet frånvaron började på. Bytte frånvaron aktivitet senare är den första dagen det som rapporteras.
En medarbetare som inte borde ha aktiviteten använde den	Aviseringen rapporterar; den begränsar inte. Vem som får använda en aktivitet ställs in på aktiviteten själv under Inställningar › Aktiviteter.

Saknad tidsregistrering