Aviseringar

Aviseringar skickar automatiska e-postmeddelanden när ett villkor gäller för medarbetare — ad hoc HR-bevakning som inte är knuten till ett specifikt mTime-flöde.

Översikt

En avisering kombinerar fyra delar:

• En utlösare — villkoret som utlöser aviseringen, kontrolleras en gång per dag
• Medarbetare — vilka medarbetare aviseringen gäller, per land, organisationsenhet eller anställningsvillkor
• Mottagare — vem som får e-postmeddelandet: medarbetaren, dennes chef och/eller externa adresser (t.ex. en delad HR-inkorg)
• Ett meddelande — e-postens ämne och text, med platshållare som fylls i per medarbetare

Aviseringar skickas endast via e-post; de visas inte som notiser i mTime. När en utlösare träffar flera medarbetare ger varje medarbetare ett eget e-postmeddelande — en chef med fem berörda medarbetare får fem separata meddelanden.

Skapa en avisering

1. Gå till Inställningar › Aviseringar
2. Klicka på Lägg till avisering
3. Ange ett Namn och en valfri Beskrivning
4. Under Utlösare väljer du villkoret och fyller i dess inställningar
5. Under Medarbetare väljer du vilka aviseringen gäller — Överallt täcker alla medarbetare, eller avgränsa per land, organisationsenhet eller anställningsvillkor, med valfria undantag
6. Under Mottagare slår du på Medarbetare och/eller Chef , och lägger till eventuella externa e-postadresser
7. Under Meddelande skriver du ämne och text — klicka på en variabel som {employee_name} för att infoga den
8. Klicka på Spara

En ny avisering gäller ingen förrän du har konfigurerat avsnittet Medarbetare — den kan därför inte råka e-posta hela din arbetsyta.

Utlösare

Varje avisering har exakt en utlösare. Utlösaren avgör också hur ofta aviseringen kan skickas om: varje utlösning har en naturlig identitet (för ett fast datum är det själva datumet, för en sjukfrånvarobevakning är det frånvaron) och varje medarbetare får högst ett e-postmeddelande per utlösning — senare kontroller upprepar inte meddelandet.

Mottagare och meddelande

Ämne och text är vanlig text med platshållare inom klammerparenteser. {employee_name}, {workspace_name} och {date} är alltid tillgängliga; den valda utlösaren kan lägga till fler. Okända platshållare avvisas när du sparar, så ett stavfel når aldrig någons inkorg.

Reglaget Använd utlösarens standardmeddelande avgör vad som skickas. Är det på skickar mTime utlösarens eget meddelande och översätter det åt varje mottagare; varje utlösares sida visar vad det meddelandet säger. Stäng av det för att skriva ett eget — fälten utgår från standardtexten, så du redigerar i stället för att börja om från början.

Externa adresser får e-postmeddelandet på arbetsytans standardspråk. En medarbetare utan chef hoppar helt enkelt över chefsmeddelandet.

Aktivering

Datumen Aktiv från / Aktiv till i avsnittet Allmänt styr när aviseringen körs — det finns ingen separat på/av-knapp:

• Inga datum: aviseringen är alltid aktiv
• Ett startdatum i framtiden: aviseringen är Väntande och börjar köras det datumet
• Ett slutdatum i det förflutna: aviseringen är Avslutad och körs inte längre

För att pausa eller avveckla en avisering anger du dess slutdatum. Statuskolumnen i listan visar alltid aktuellt läge, och listan filtrerar som standard på Aktiva och Väntande aviseringar.

Förhandsgranskning

Avsnittet Förhandsgranskning svarar på den fråga du annars får svar på först nästa morgon: vilka skulle den här aviseringen mejla, och vad skulle de få? Välj en period och kör — inget skickas och inget registreras.

Rubriken är antalet: hur många medarbetare skulle få ett e-postmeddelande, och hur många meddelanden det blir. Visa detaljer öppnar sammanställningen — varje meddelande som skulle skickas, med medarbetaren det gäller, anställningsvillkoren, mottagaren och datumet, och med själva meddelandet överst, där platshållarna redan är ifyllda med medarbetarens egna värden.

Varje mottagare är märkt med vad som skulle hända:

Mottagare som inte går att nå visas med flit: ett chefsutskick du trodde var konfigurerat men som tyst går ingenstans är precis det förhandsgranskningen finns för att avslöja.

Förhandsgranskningen körs mot det som står på skärmen, sparat eller inte, så du kan prova en annan utlösare, målgrupp eller ett annat meddelande och köra om innan du bestämmer dig. En period kan omfatta högst tre månader, och bara den del som ligger inom aktiveringsfönstret utvärderas — om resultatet är kortare än perioden du valde säger förhandsgranskningen det.

Hittar förhandsgranskningen ingen talar den om vilket steg som är orsaken: att utlösaren inte utlöses under perioden, att målgruppen utesluter alla den utlöses för, eller att ingen har en adress som går att nå.

Felsökning

Börja med rapporten Aviseringsmejl: den visar alla aviseringsmejl som skickats och, för dem som inte skickades, orsaken.