Aviseringar
Aviseringar skickar automatiska e-postmeddelanden när ett villkor gäller för medarbetare — ad hoc HR-bevakning som inte är knuten till ett specifikt mTime-flöde.
Översikt
En avisering kombinerar fyra delar:
- En utlösare — villkoret som utlöser aviseringen, kontrolleras en gång per dag
- Medarbetare — vilka medarbetare aviseringen gäller, per land, organisationsenhet eller anställningsvillkor
- Mottagare — vem som får e-postmeddelandet: medarbetaren, dennes chef och/eller externa adresser (t.ex. en delad HR-inkorg)
- Ett meddelande — e-postens ämne och text, med platshållare som fylls i per medarbetare
Aviseringar skickas endast via e-post; de visas inte som notiser i mTime. När en utlösare träffar flera medarbetare ger varje medarbetare ett eget e-postmeddelande — en chef med fem berörda medarbetare får fem separata meddelanden.
Skapa en avisering
- Gå till
- Klicka på Lägg till avisering
- Ange ett Namn och en valfri Beskrivning
- Under Utlösare väljer du villkoret och fyller i dess inställningar
- Under Medarbetare väljer du vilka aviseringen gäller — Överallt täcker alla medarbetare, eller avgränsa per land, organisationsenhet eller anställningsvillkor, med valfria undantag
- Under Mottagare slår du på Medarbetare och/eller Chef , och lägger till eventuella externa e-postadresser
- Under Meddelande skriver du ämne och text — klicka på en variabel som
{employee_name}för att infoga den - Klicka på Spara
En ny avisering gäller ingen förrän du har konfigurerat avsnittet Medarbetare — den kan därför inte råka e-posta hela din arbetsyta.
Utlösare
Varje avisering har exakt en utlösare. Utlösaren avgör också hur ofta aviseringen kan skickas om: varje utlösning har en naturlig identitet (för ett fast datum är det själva datumet, för en sjukfrånvarobevakning är det frånvaron) och varje medarbetare får högst ett e-postmeddelande per utlösning — senare kontroller upprepar inte meddelandet.
| Utlösare | Utlöses |
|---|---|
| Fast datum | För alla medarbetare i målgruppen på en vald dag på året (t.ex. varje 1 mars) |
| Sammanhängande sjukdagar | Medan en medarbetare fortfarande är sjukskriven och frånvaron har varat ett visst antal kalenderdagar |
| Sjukdagar i period | När en medarbetares sjukdagar inom ett rullande fönster eller kalenderåret uppgår till ett visst antal |
| Schemalagd saldokontroll | På ett valt datum, för de medarbetare vars saldo på ett konto är över eller under en gräns |
| Saldo som löper ut | Ett visst antal dagar innan en del av ett saldo förfaller, om något faktiskt går förlorat |
Mottagare och meddelande
Ämne och text är vanlig text med platshållare inom klammerparenteser. {employee_name}, {workspace_name} och {date} är alltid tillgängliga; den valda utlösaren kan lägga till fler. Okända platshållare avvisas när du sparar, så ett stavfel når aldrig någons inkorg.
Reglaget Använd utlösarens standardmeddelande avgör vad som skickas. Är det på skickar mTime utlösarens eget meddelande och översätter det åt varje mottagare; varje utlösares sida visar vad det meddelandet säger. Stäng av det för att skriva ett eget — fälten utgår från standardtexten, så du redigerar i stället för att börja om från början.
Externa adresser får e-postmeddelandet på arbetsytans standardspråk. En medarbetare utan chef hoppar helt enkelt över chefsmeddelandet.
Aktivering
Datumen Aktiv från / Aktiv till i avsnittet Allmänt styr när aviseringen körs — det finns ingen separat på/av-knapp:
- Inga datum: aviseringen är alltid aktiv
- Ett startdatum i framtiden: aviseringen är Väntande och börjar köras det datumet
- Ett slutdatum i det förflutna: aviseringen är Avslutad och körs inte längre
För att pausa eller avveckla en avisering anger du dess slutdatum. Statuskolumnen i listan visar alltid aktuellt läge, och listan filtrerar som standard på Aktiva och Väntande aviseringar.
Felsökning
| Problem | Lösning |
|---|---|
| Inga e-postmeddelanden skickas | Kontrollera att dagens datum ligger inom aktiveringsperioden, att avsnittet Medarbetare matchar någon och att utlösaren faktiskt utlöses (för ett fast datum: den valda dagen) |
| En medarbetare fick inget e-postmeddelande | Kontrollera att medarbetaren har en e-postadress och att ett meddelande för samma utlösning inte redan har skickats |
| Chefen fick inget e-postmeddelande | Medarbetaren kanske saknar chef, eller så har chefen ingen e-postadress |
| E-post kommer inte fram i en testarbetsyta | Testarbetsytor skickar aldrig riktiga e-postmeddelanden — det är avsiktligt |