Sjukfrånvaro

Följ sjukfrånvaron med de nyckeltal HR rapporterar på: frånvaroprocent, hur ofta medarbetare är sjuka, hur långa perioderna är och Bradford-faktorn.

Sjukdom är hälsouppgifter, så rapporten kräver också åtkomst till känsliga frånvarouppgifter: chefer ser den för sina egna medarbetare och administratörer för alla. En roll som kan läsa rapporter men inte känsliga frånvarouppgifter, till exempel Skrivskyddad, kan inte öppna den.

Översikt

Sjukfrånvarorapporten besvarar de frågor som dyker upp i sjukfrånvarouppföljningen:

• Hur mycket arbetstid förlorar vi till sjukdom, per avdelning och per medarbetare?
• Vem har ett ovanligt mönster med täta korta frånvarotillfällen?
• Vem är ofta sjuk precis före eller efter en helg?
• Hur mycket av vår sjukfrånvaro är korttids- och hur mycket är långtidsfrånvaro?
• Hur står en månad sig mot en annan?

Navigera till Rapporter › Sjukfrånvaro i sidomenyn.

Perioden är som standard Senaste 12 månaderna — det fönster som sjukfrånvaronyckeltal, och särskilt Bradford-faktorn, normalt läses över. Du kan ändra den som på vilken annan rapport som helst.

Vad som räknas som sjukdom

Rapporten räknar tid registrerad på frånvaroaktiviteter vars Kategori är Sjukdom . Kategorin sätts per aktivitet under Inställningar › Aktiviteter, så om en aktivitet saknas i den här rapporten, kontrollera dess kategori först. Semester och annan ledighet påverkar aldrig dessa tal.

Sjukdom räknas bara på dagar då medarbetaren var schemalagd att arbeta. Sjukfrånvaro registrerad på en helg, en helgdag eller en deltidsanställds lediga dag bortses från — ingen arbetstid gick förlorad.

Filtrering

Utöver de gemensamma filtren (period, organisationsenhet, chef, anställningsvillkor) kan du avgränsa efter:

• Aktiviteter — en eller flera specifika sjukdomsaktiviteter (tomt = alla). Endast aktiviteter med kategorin sjukdom erbjuds; väljer du en överordnad aktivitet inkluderas de underliggande.

Sjukfrånvaroperioder

En period (eller episod) är ett sammanhängande sjukfall, hur många dagar det än omfattar. Perioder är det som gör frekvens jämförbar: fem separata tvådagarsfrånvaron ger en helt annan bild än ett tiodagarsfall, även om båda kostar tio dagar.

mTime bildar perioder utifrån medarbetarens eget arbetsschema. Två sjukdagar hör till samma period när de enda dagarna mellan dem är dagar som medarbetaren ändå inte var schemalagd att arbeta. En dag tillbaka på jobbet avslutar alltid perioden, och ett långt uppehåll startar alltid en ny.

Två inställningar bakom knappen Periodinställningar låter dig matcha din egen policy:

• Korttids (dagar) — perioder med detta antal sjukdagar eller färre räknas som korttidsfrånvaro, längre som långtidsfrånvaro. Standard 5.
• Brygga (dagar) — hur många av medarbetarens egna lediga dagar en och samma period får sträcka sig över. Standard 3, vilket överbryggar en helg plus en intilliggande helgdag, men inte en hel arbetsvecka.

Ett exempel med standardvärdena: någon som är sjuk på fredagen och följande måndag har en period på två sjukdagar, eftersom bara helgen ligger emellan. Hade personen arbetat måndagen och varit sjuk igen på tisdagen blir det två perioder.

Gruppera resultaten

Kontrollen Gruppera efter avgör vad varje rad representerar. Välj vilken kombination som helst av:

• Org.-enhet
• Anställd (lägger också till en kolumn med anställningsvillkor)
• Land (visas bara om din arbetsplats använder arbetsländer)
• Månad

Varje rad är en kombination av de valda grupperingarna — gruppera efter Anställd (standard) för en översikt per person, efter Org.-enhet för att jämföra avdelningar, eller efter Org.-enhet och Månad tillsammans för att följa en avdelning över tid. Ta bort alla grupperingar för att få en enda samlad rad.

Det går inte att gruppera per dag: perioder och Bradford-faktorn beskriver en följd av dagar och säger ingenting om ett enskilt datum. Vill du se sjukfrånvaron per dag eller per veckodag använder du Frånvaroöversikt med kategorifiltret satt till sjukdom.

Rader visas bara där det fanns minst en sjukdag, så tabellen hålls kort. Medarbetare utan sjukfrånvaro räknas ändå in i frånvaroprocenten för sin avdelning eller månad — en avdelnings procent är dess förlorade tid av den schemalagda tiden för alla i den, inte bara för dem som var sjuka.

Raderna sorteras efter Bradford-faktor, högst först, så att de mest slående mönstren hamnar överst. Klicka på en kolumnrubrik för att sortera på annat sätt.

Så läser du kolumnerna

Sjukdagar och Förlorade dagar besvarar två olika frågor, och halvdagar är där de skiljer sig. En halv sjukdag är en sjukdag — personen var sjuk den dagen, och det är vad frekvens, genomsnittlig längd och Bradford-faktorn handlar om — men bara en halv dag förlorad, och det är vad frånvaroprocenten handlar om. En enskild dag räknas aldrig som mer än en hel förlorad dag, hur mycket som än registreras på den.

Bradford-faktorn

Bradford-faktorn är det klassiska HR-måttet för att upptäcka störande frånvaromönster. Den multiplicerar antalet perioder, i kvadrat, med det totala antalet sjukdagar:

Bradford = perioder × perioder × sjukdagar

Att antalet perioder kvadreras är hela poängen: täta korta frånvarotillfällen ger ett betydligt högre värde än ett enda långt av samma totala längd.

Över medarbetarnivå — på en rad för en avdelning eller månad — är värdet genomsnittet av värdena för de medarbetare i gruppen som hade sjukfrånvaro, så att en stor avdelning inte straffas för sin storlek. En period räknas till den månad som dess första sjukdag infaller i.

Eftersom värdet växer med fönstrets längd bör du bara jämföra Bradford-värden lästa över samma period. Behandla ett högt värde som en anledning till ett samtal, inte som en slutsats.

Sjukfrånvaro i anslutning till helg

Kolumnen I anslutning till helg hjälper dig med en fråga som ofta dyker upp i sjukfrånvarouppföljningen: är någon regelbundet sjuk på en fredag eller en måndag och får på så sätt en förlängd helg?

Värdet visas som x av y:

• y är antalet enstaka sjukdagar — perioder på bara en sjukdag. En sjuk fredag och den följande måndagen räknas också, tillsammans som ett tillfälle, eftersom det är det tydligaste exemplet på mönstret.
• x är hur många av dem som låg direkt före eller efter medarbetarens helg.

Längre perioder räknas inte med, så att en lång sjukdom inte döljer mönstret.

Helgen följer medarbetarens eget arbetsschema. För de flesta är dagarna närmast helgen fredag och måndag, men för den som aldrig arbetar på fredagar är det torsdag, och för den som aldrig arbetar på måndagar är det tisdag. En helg som förlängs av en helgdag räknas också — en sjukdag på skärtorsdagen ligger i anslutning till en helg, eftersom långfredagen är en helgdag.

Läs värdet med försiktighet. Även när sjukdom slår till helt slumpmässigt ligger ungefär 2 av 5 enstaka sjukdagar för en heltidsanställd i anslutning till en helg, helt enkelt för att två av de fem arbetsdagarna gränsar till den. 3 av 7 är därför helt normalt, medan 7 av 8 sticker ut. Små tal varierar mycket — 1 av 1 säger ingenting — och det kan finnas goda skäl bakom ett mönster, till exempel återkommande behandling. Använd värdet som en anledning till ett samtal, aldrig som bevis i sig.

Ett exempel: under de senaste 12 månaderna har en medarbetare haft sju enstaka sjukdagar. Tre var fredagar, två måndagar och två onsdagar. Kolumnen visar 5 av 7.

Dagar eller timmar

Använd enhetsväljaren för att växla mellan Dagar och Timmar . I timläge blir Förlorade dagar och Schemalagda dagar till Sjuktimmar och Schemalagda timmar .

Frånvaro % är samma värde i båda fallen — det är alltid förlorad arbetstid av schemalagd arbetstid, så deltidsanställda och varierande normer vägs korrekt.

Total frånvaro

Ovanför tabellen visar Total frånvaro den samlade frånvaroprocenten för alla som omfattas, inklusive de medarbetare som inte haft någon sjukfrånvaro alls. Det är siffran att ange som “vår sjukfrånvaroprocent” för valda perioder och filter.

Export

Klicka på nedladdningsknappen till höger på filterraden (Exportera till Excel ) för att ladda ner den aktuella vyn som en .xlsx-fil. Exporten använder samma filter, grupperingar, periodinställningar och enhet som tabellen på skärmen, och lägger till antalet korttids- och långtidssjukdagar vid sidan av antalet perioder. Värdet i I anslutning till helg exporteras som två kolumner — de enstaka sjukdagarna och hur många av dem som låg i anslutning till en helg — så att du själv kan räkna vidare på siffrorna.