Lön

Skicka godkänd tid till ert lönesystem och se vad som redan har skickats.

Översikt

Lönesidan är där en löneadministratör frisläpper godkänd tid till lönesystemet. Det är ett annat jobb än att godkänna tidrapporter: en chef avgör om timmarna stämmer, och löneadministratören avgör när de betalas ut.

Allt på sidan är organiserat kring en körning.

En körning är ett lönesystem, ett stoppdatum.

Stoppdatumen kommer från lönesystemet självt: varje integration anger sitt eget schema, och körningarna är det schemat utlagt över tiden. Ingenting i de anställdas löneperioder avgör dem.

Om er arbetsyta skickar till två lönesystem — under en migrering, eller för att olika grupper lönesätts av olika system — får vart och ett sina egna körningar, med sina egna stoppdatum och sina egna filer. Det är därför en körning namnger ett system: en tidrapportsperiod kan möta två av dem samtidigt och skulle inte kunna ange ett gemensamt stoppdatum.

En körning är inte en enda sändning. Den tar emot flera leveranser fram till stoppdatumet, så ni kan frisläppa det som är godkänt nu och fylla på allteftersom resten kommer in.

Två sätt att förse ett lönesystem

Vissa löneintegrationer levererar själva, i takt med att varje tidrapport godkänns. Andra håller kvar det de har tills en löneadministratör frisläpper det. Båda visas på den här sidan, och skillnaden är en inställning på integrationen — Require payroll approval:

En automatisk körning är ändå värd att ha på sidan: det är den enda plats som anger vad det lönesystemet har fått, och för vilka perioder. Det finns medvetet ingen Skicka-knapp på den, eftersom att låsa en period som lönesystemet redan betalat skulle betala den två gånger.

I en automatisk körning säger varje tidrapport vad som hände med den: Levererad eller Ännu inte levererad med orsaken — en leverans som misslyckades, eller en källa utan lönekod för det systemet. När brytdatumet har passerat förseglas körningens tidrapporter precis som i en skickad körning, oavsett om lönesystemet tog emot dem, så en olevererad rapport förblir markerad där du kan agera på den.

Det här behövs först

Lön visas i menyn först när en integration som tar emot lön är aktiverad. Dess körningar visas när två saker är konfigurerade:

1. En löneintegration är aktiverad — se Integrationer. Den inbyggda Löne-CSV-exporten kräver inga inloggningsuppgifter, bara ett driftsättningsdatum.
2. Den integrationen har ett stoppdatumsschema — Payroll cut cadence satt till månadsvis (med en dag i månaden) eller varannan vecka (med ett ankardatum som resten läggs ut från). Det är detta som skapar körningarna. En integration utan stoppdatumsschema har inga alls, och sidan är tom för den.

Om ni slår på Require payroll approval utan ett stoppdatumsschema avvisar mTime ändringen i stället för att ta emot den. Utan ett schema skulle det inte finnas några körningar, så ingenting skulle någonsin frisläppa det kvarhållna underlaget, och tidrapporterna skulle helt enkelt sluta nå lönen utan att något på skärmen förklarar varför.

För att belopp ska visas behöver de aktiviteter och tidkonton ni vill betala ut också den integrationens lönekod. En källa utan kod för ett lönesystem skickas aldrig dit — och det är precis det som gör att två system kan köras parallellt och vart och ett bara ta emot det som är kodat för det.

Tillägg på tidbank skickas inte som tillägg

Ett tillägg som en avräkningspolicy läser som indata är satt på banken: det krediteras policyns tidkonto med policyns faktor och når lönen — om alls — som en utbetalning från det kontot. Ett sådant tillägg skickas aldrig till lön som ett eget tillägg, oavsett vilken kod det bär. Tidrapportens sammanställning visar vad som är vad: tabellen Tillägg visar vart varje tillägg går, kontoraden visar räkningen (Övertid 2h00 × 1,5 = 3h00) och blocket Lön listar exakt det perioden skickar till lön.

Öppna sidan

Öppna Payroll i sidomenyn. Sidan har två avsnitt:

• Öppna körningar — det som väntar på att skickas, var och en med ett stoppdatum.
• Skickade körningar — stängda körningar, som dokumentation över vad som skickats.

Periodfiltret överst avgränsar hur långt bak sidan tittar.

Läsa en öppen körning

Varje öppen körning är ett kort. Rubriken anger lönesystemet och stoppdatumet — det är deadlinen som spelar roll, så ett stoppdatum i dag eller inom veckan markeras med färg.

Förloppsindikatorn

En körnings tillstånd är en andel, inte en enda status: en del kan vara skickad medan resten fortfarande är öppen. Stapeln delas i tre:

De tre talen

Varje körning anger vad den betalar ut, i de tre kategorier en löneadministratör kontrollerar:

Årsarbetskraftstalet delar de utbetalda timmarna med varje anställds heltidsvecka — anställningens egen referensvecka där en arbetstidspolicy anger en, annars arbetsytans Standard Weekly Hours (se Anställningsvillkor). Därför betyder det samma sak här som överallt annars i mTime. Varje tidrapport räknas mot sin egen period, så en försenad tidrapport blåser inte upp den körning som råkar betala den.

Se vem som håller upp en körning

Tryck på Visa detaljer på en körning (eller klicka på dess namn) för att öppna dess sida. Sidan börjar med körningens eget kort — samma som lönesidan visar, med brytdatumet, Skicka till lön, förloppsstapeln, de tre beloppen och de filer som redan skickats — så allt du kan göra med en körning kan du göra härifrån. Under det visar sidan en rad per tidrapport, inte per anställd — samma person kan förekomma två gånger, till exempel med en försenad tidrapport från en tidigare period vid sidan av den aktuella.

Raderna är grupperade efter vad som behöver göras med dem:

Klicka på en rad för att öppna den vanliga tidrapportvyn i en panel över körningens sida, så att du kan se timmarna, godkänna eller be om ändringar utan att tappa sammanhanget.

Skicka till lön

Tryck på Skicka till lön (eller Skicka N till, när körningen redan levererat en gång). Bekräftelsen anger:

• vilken leverans det är, och att tidigare leveranser inte berörs av den;
• vad den innehåller i var och en av de tre kategorierna;
• hur mycket av den som är försenat — arbetat i en tidigare period och utbetalt nu;
• hur många tidrapporter som inte är godkända och därför hålls utanför.

Sändningen körs som ett bakgrundsjobb. Sidan uppdateras när det är klart; på en stor arbetsyta tar det ett ögonblick.

Vad händer med arbete som missar en körning

Ingenting går förlorat. När en körning passerat sitt stoppdatum tar den inte emot fler leveranser, och allt som ännu inte skickats plockas upp av nästa körning för det lönesystemet — där visat som försenat, med den period det faktiskt arbetades i.

Därför fungerar det fortfarande att godkänna en tidrapport efter stoppdatumet, och det är fortfarande värt att göra: timmarna betalas ut en körning senare i stället för inte alls.

Skickade körningar, och vad “levererat” faktiskt betyder

Tabellen över skickade körningar visar stängda körningar med vad var och en betalade ut, hur mycket av det som var försenat och hur det levererades. Kolumnen Levererat är medvetet exakt om vad mTime faktiskt kan veta:

För en filexport finns inget tredje faktum: mTime kan berätta att dokumentet skapades och att det hämtades, men aldrig att lönesystemet accepterade det. Varningen inte hämtad är den som ska åtgärdas — utan den skulle en körning som ingen någonsin hämtade se exakt ut som en lyckad.

En körning kan skapa flera filer, en per leverans, numrerade i filnamnet. En senare fil läggs till de tidigare; den ersätter dem inte.

Att bygga om en fil

Om en fil gick ut med en saknad eller felaktig lönekod: rätta koden på aktiviteten eller tidkontot och tryck Bygg om filen på den leveransen. mTime skapar en ny fil över exakt de tidrapporter den leveransen innehöll, och märker den gamla som ersatt i stället för att radera den — ett lönespår måste kunna visa vad som gick ut första gången.

Ombyggnad erbjuds bara där mTime har en uppgift om vad filen innehöll. För en fil som levererades innan mTime började föra den uppgiften säger knappen det, och hänvisar er till att i stället skicka en ny fil för det som ännu behöver betalas.

Kontrollera detaljerna

Lönerapporten listar de utbetalningsgrundande beloppen per anställd och källa, vart och ett spårat tillbaka till den tidrapport det kom från, och om den tidrapporten har skickats. Eftersom skickat-tillståndet är ett filter och inte ett fast urval besvarar samma rapport både “vad är jag på väg att skicka?” före en körning och “vad skickade jag?” efteråt. Dess datumintervall väljer lönekörningar efter deras stoppdatum — körningen som skickade ett belopp, eller nästa öppna körning för ett som inte skickats än — inte tidrapportsperioder, så en försenad majtidrapport som betalades i julikörningen står i julirapporten. Den exporteras till Excel som alla andra rapporter.

Behörigheter

Att betala ut en period är en annan behörighet än att godkänna tidrapporter, så ni kan ge den utan att samtidigt ge möjlighet att redigera eller godkänna någons timmar.