Översikt

Din personliga överblick över tidsregistrering och kommande frånvaro.

Översikt

Översikten är den första sidan du ser efter att du har loggat in. Den ger dig en snabb sammanfattning av din arbetsdag och din frånvarostatus.

Gå till Översikt i sidofältet.

Tidsregistreringswidget

Tidsregistreringswidgeten visar din aktuella status för idag:

• Checka in / Checka ut — starta och stoppa din arbetstidsmätare
• Arbetat idag — total tid registrerad hittills
• Förväntat — tid som förväntas enligt din arbetstidsnorm
• Differens — skillnaden mellan arbetad och förväntad tid

Rätta dagens in- och utcheckning

Widgeten visar dagens in- och utcheckningar, och du kan rätta dem där de står — tidrapporten behövs bara för andra dagar.

• Ändra en tid — markera den och skriv över. Tab går till nästa tid, Enter sparar och Esc återställer det tidigare värdet. Varje ändring sparas för sig och en bock bekräftar den. En tid som inte kan sparas blir kvar med orsaken under, så att du kan rätta den i stället för att börja om.
• Lägg till en orsak eller anteckning — markera registreringen någon annanstans än på tiderna, eller använd pilen till höger. Samma panel tar bort registreringen. När registreringen stängts igen visas orsak och anteckning under tiderna, så att dagen går att läsa på en gång.
• Återanvänd en anteckning du skrivit tidigare — anteckningsfältet har en Tidigare anteckningar -knapp till höger som listar de anteckningar du använt nyligen, den senaste först. Börja skriva så smalnar listan av till dem som matchar; välj en för att fylla fältet. Bara dina egna anteckningar listas, och bara från de senaste månaderna.
• Den automatiska rasten — när en obetald rast dras av åt dig har den en egen rad under registreringarna, märkt Auto . Ändra dess längd där, och dess starttid när din arbetsplats lägger rasten på en bestämd tid. Se Tidrapport för hur rasten räknas ut.

Bara dagens registreringar kan ändras här. För alla andra dagar följer du Öppna i tidrapport under listan.

Aktivitetsrutor

Under in- och utcheckningarna visar widgeten en ruta för varje aktivitet du har fäst som favorit, samt din standardaktivitet om du har en. Varje ruta visar den tid som registrerats på den idag. Markera en ruta och skriv ett värde för att registrera eller ändra dagens tid; skriv 0 för att ta bort den. Aktiviteter fästs och lossas i Mina aktiviteter — öppna den med knappen Hantera aktiviteter på widgeten, eller från tidrapporten.

När en aktivitet är fäst med ett projekt eller dimensionsvärden visas de under aktivitetens namn — till exempel Kundprojekt · Fakturerbar — så att två rutor för samma aktivitet går att skilja åt på en gång. Varje kombination av aktivitet, projekt och värden är en egen ruta med sin egen tid: det du skriver på en ruta hamnar på just den kombinationen, precis som i motsvarande rad i tidrapporten.

En ruta utan projekt eller dimensionsvärde på en aktivitet som kräver ett kan inte ändras här — håll muspekaren över den så står det varför. Registrera den tiden från tidrapporten, där värdena kan väljas, eller lägg till aktiviteten igen från Mina aktiviteter med värdena valda och Fäst på översikten påslagen.

Utcheckning saknas

Om du glömmer att checka ut upptäcker mTime det: ett pass som varit öppet i mer än 16 timmar räknas som en glömd utcheckning.

Nästa gång du öppnar instrumentpanelen frågar en dialogruta när du slutade arbeta, förifylld med ett förslag baserat på dina arbetstider den dagen:

• Spara utcheckning — registrera tiden du anger. Utcheckningen hamnar på dagen du checkade in (eller dagen efter, om passet gick över midnatt).
• Ta bort incheckning — ta bort incheckningen helt. Använd denna när själva incheckningen var ett misstag.
• Stänger du dialogrutan ligger en varning kvar på tidsregistreringswidgeten, så att du kan lösa det senare.

Checkar du in igen — från instrumentpanelen eller knappen i sidhuvudet — ombeds du först lösa det glömda passet, och sedan startar din dag som vanligt.

Du kan inte checka ut ur ett pass som varit öppet i mer än 16 timmar; ange i stället den faktiska utcheckningstiden i dialogrutan, eller rätta dagen i tidrapporten. Nattskift påverkas inte: ett pass som går över midnatt men håller sig under 16 timmar checkas ut som vanligt.

Genvägar för snabbåtgärder

Om dina frånvaroregelverk är konfigurerade med genvägar på översikten ser du snabbåtgärdsknappar under tidsregistreringsområdet. Till exempel:

• Jag är sjuk — starta en sjukfrånvaro omedelbart (med öppet slut)

De här genvägarna konfigureras av administratörer på varje frånvaroregelverk.

Incheckning under frånvaro

Om du checkar in en dag med frånvaro frågar mTime vad du vill göra innan timern startar. Frågan är densamma varifrån du än checkar in — knappen högst upp i widgeten, raden Checka in under din in-/utcheckningslista, uppspelningsknappen i sidhuvudet eller in-/utcheckningsbladet.

Du kan antingen:

• Registrera arbete ändå — starta timern och låta frånvaron vara precis som den är. Det är det vanliga svaret: att registrera en timmes arbete ändrar inte de dagar du har bokat
• Avsluta sjukfrånvaro och checka in — endast för sjukfrånvaro — avsluta den från i dag och starta timern. Dagar som redan tagits ut ligger kvar, och om det kräver din chefs godkännande skickas en begäran medan din incheckning går igenom

Sjukfrånvaro är den enda frånvaron du kan avsluta härifrån, eftersom att vara tillbaka på jobbet är just det som avslutar den. För semester och alla andra typer hänvisar dialogen till Frånvaro, där du kan ändra eller avboka frånvaron ordentligt — en bokad semester avslutar man inte av misstag på väg att registrera en timmes arbete.

Om din arbetstidspolicy innehåller regeln Inget arbete utöver norm under frånvaro och du har en hel frånvarodag varnar dialogen också för att dagen rapporteras på din tidrapport. Du kan fortfarande registrera arbetet; dagen flaggas för din chef i stället för att blockeras.

Widget för aktuell period

Ovanför frånvarowidgeten visar ett kort den tidrapportsperiod du ännu inte har skickat in:

• Perioden — klicka på namnet för att öppna periodrapporten, där du kan granska hela perioden innan du skickar in den
• Saldorader — en per tidbankskonto, som visar det saldo du har i dag: tiden som redan är godkänd in på kontot, alltså samma siffra som frånvarowidgeten och ditt saldokort visar. Klicka på en rad för att öppna kontots saldodetaljer
• För ett konto som regleras vid periodens slut (till exempel flex) är siffran bredvid det som perioden lägger till när den godkänns, och en andra rad, märkt med dagen då nästa period börjar, visar: saldot som periodavslutet lämnar, och vad det tar bort — en utbetalning, eller tid som förfaller över taket. De tre läses nedåt: vad du har, plus vad som kommer, minus vad avslutet tar bort
• Skicka in — visas när perioden är redo att skickas. Efter sista dagen står det Skicka in idag och knappen framhävs

När du har skickat in alla perioder står det Alla perioder är inskickade på kortet — inget väntar på dig.

Vad periodavslutet tar

Konton som flex regleras vid periodens slut: avslutet bankar det du tjänat in, och det kan också låta tid över ett tak förfalla eller betala ut en del av den. Det har inte hänt än, så saldot på raden ovan är det du har just nu, före allt detta.

När avslutet faktiskt tar något visas en andra rad under:

Läs rakt nedåt: saldot du har idag och saldot du tar med dig in i nästa månad, sedan periodens rörelse och beloppet avslutet tar bort. Datumet är dagen efter att perioden slutar, eftersom siffran svarar på “vad har jag nästa månad”.

Beloppet som tas bort är rött när det är tid som förfaller över ett tak — tid du förlorar. En utbetalning visas i vanlig text: saldot sjunker, men den tiden blir pengar i stället för att gå förlorad.

När avslutet inte tar något finns ingen andra rad — den skulle bara upprepa saldot ovanför.

Frånvarowidget

Frånvarowidgeten visar:

• Kommande frånvaro — dina planerade frånvaroperioder den närmaste tiden, med datum och varaktighet
• Kontosaldon — tillgängligt saldo för de frånvarokonton som används: ett konto visas när det har ett saldo, har haft en bokning eller justering under de senaste tre månaderna, eller har dagar eller timmar på väg in — en intjäning eller en periodavräkning. Ett konto som du inte har använt på ett tag och som inget har på väg visas inte, och inte heller ett konto som din administratör har dolt för medarbetare

Varje rad har en färgad kant för frånvarotypen. Godkänd frånvaro är en ifylld rad; frånvaro som väntar på godkännande är en tom rad med en streckad kant och ett timglas.

Timmar som bokats direkt på en frånvaroaktivitet i tidrapporten — till exempel sjukfrånvaro du registrerat utan ansökan — visas också, markerade Registrerad i tidrapporten . Det finns ingen ansökan bakom en sådan rad, så den kan inte redigeras eller annulleras här; ändra i stället timmarna i tidrapporten. Sjukfrånvaroaktiviteter visas i sjukfrånvarokortet, alla andra i frånvarokortet.

Åtgärder

Från frånvarowidgeten kan du:

• Ansöka om frånvaro — klicka på Ansök om frånvaro för att öppna ansökningsformuläret
• Redigera en framtida ansökan — klicka på redigeringsikonen på en kommande period
• Annullera en frånvaro — klicka på annulleringsikonen på perioden och välj sedan de dagar som ska annulleras
• Se när du kan använda det — klicka på ett konto för att öppna ditt frånvaroår, som visar vad du kan boka månad för månad

Annullera en frånvaro

Varje frånvaro har en enda annulleringsikon — både i frånvarowidgeten och på sjukfrånvarokortet, och oavsett om frånvaron ännu inte har börjat eller redan pågår. Det finns ingen separat knapp för att avsluta den i förtid.

När du klickar på den öppnas en bekräftelse som listar frånvarons enskilda dagar, så att du bara annullerar de dagar du menar. Det spelar störst roll vid sjukfrånvaro: dagar som anmäls en i taget lagras som en enda frånvaro, och i listan skiljer du dem åt igen.

• Dagar från och med idag är förkryssade. Att bekräfta dem är det vanliga fallet — du är tillbaka från och med idag, och frånvaron förkortas helt enkelt så att den slutar före den första dag du annullerar
• Dagar som redan tagits ut listas men är aldrig förkryssade. Du kan kryssa i en av dem om den registrerats av misstag
• En frånvaro med öppet slut har inga dagar att välja bland, så bekräftelsen frågar bara om den ska avslutas från och med idag
• En ansökan som fortfarande väntar på godkännande dras tillbaka i sin helhet — det finns inga dagar att välja förrän den är godkänd
• Kräver ändringen din chefs godkännande skickas den som en ansökan, och frånvaron står oförändrad tills chefen har tagit ställning

Var försiktig med en sjukdag som redan har passerat: de flesta regelverk för sjukfrånvaro låter dig bara sjukanmäla dig samma dag, så när du väl har annullerat en passerad sjukdag kan du oftast inte registrera den igen själv — det kan bara din chef göra.

Överlappande ansökningar

Om en ny ansökan överlappar frånvaro av samma slag på samma konto — samma saldo, samma anteckning — slås de två samman till en enda frånvaro, och en dag som täcks av båda belastar saldot en gång i stället för två.

Om de dagar du väljer redan belastas med samma mängd av befintlig frånvaro avvisas ansökan som en dubblett i stället för att slås samman — både när du ansöker om ny frånvaro och när du flyttar en befintlig period ovanpå en annan periods dagar. Att redigera en period på plats betraktas aldrig som en dubblett av sig själv. Frånvaro utan slutdatum, som den en genväg på översikten startar, omfattas inte: den slås varken samman eller avvisas som dubblett.

Vill du ändra frånvaro du redan har, öppna perioden och flytta den, förkorta den, ta bort enskilda dagar inuti den eller annullera den, i stället för att skicka in en andra ansökan över samma dagar.

Saldodetaljer

Detaljpanelen nedan öppnas från en saldorad på widgeten för aktuell period och från en medarbetares profil. Medarbetare kan också hitta sina egna siffror i frånvaroåret.

När du klickar på ett kontosaldo öppnas en detaljpanel med ett diagram över saldot över tid, en sammanfattning och en kombinerad historik och prognos.

Saldo över tid

Diagrammet högst upp i panelen visar var saldot har varit och var periodavslutet lämnar det:

• Den heldragna linjen — det som redan har registrerats
• Den streckade linjen — det som prognostiseras från idag till periodavslutet
• Nu — det kontot har idag. För ett konto som regleras vid periodens slut delas det under upp i det som redan är bankat och det du tjänat in den här perioden men ännu inte fått bankat
• Beräknat — saldot avslutet lämnar, på det datum det landar

Håll muspekaren över en punkt för att se datum, vad som rörde sig och saldot vid det tillfället.

Månader och dagar

För ett konto som regleras vid periodens slut registrerar liggaren en enda rörelse per period — linjen mellan två avslut skulle annars vara platt och inte säga något om hur månaden faktiskt gick.

Dagar bygger upp samma kurva dag för dag genom den öppna perioden, utifrån dina registrerade och förväntade timmar. Månader återgår till de registrerade rörelserna. Väljaren visas bara där de två vyerna verkligen skiljer sig åt, och bara där siffrorna dag för dag stämmer med saldot ovanför diagrammet.

Sammanfattning

• Tillgängligt nu — saldot du kan använda idag, med den ledighet du redan har bokat avdragen
• Tillgänglig övertrassering — extra tid du kan ta nu, som täcks av det du tjänar in denna period när den har godkänts (visas när kontot tillåter övertrassering)
• Planerad användning — ledighet du redan har bokat

För konton som regleras vid periodens slut (till exempel flex) visar sammanfattningen även en grupp Beräknat vid periodavslut, uppställd som en summa: Intjänat idag (saldot som redan finns på kontot) − Planerad användning (ledighet bokad före stängningen) + Väntande intjänande − Väntande förfall (över taket) = Saldo vid stängning. När stängningen innehåller något annat, till exempel en utbetalning eller väntande justeringar, visas en rad med Övriga ändringar så att raderna alltid går ihop. Ledighet som bokats efter stängningen visas som Planerat efter stängning.

Det förklarar ett saldo som kan se lågt ut idag: från Tillgängligt nu är din planerade användning redan avdragen, och den aktuella perioden har ännu inte godkänts, så denna periods intjänande ingår inte i Tillgängligt nu förrän perioden avslutas.

Historik och prognos

• Historik — tidigare intjänanden, användning, justeringar och förfall som redan har inträffat. Den visar den aktuella perioden som standard; använd Visa tidigare historik för att visa äldre rörelser.
• Idag — en tydlig avdelare som skiljer dåtid från framtid
• Prognos — beräknade framtida intjänanden, förfall och planerad användning. För konton som regleras periodvis visar en enda periodavslut-rad (till exempel ”Avslut juli”) nettoeffekten och det resulterande saldot vid periodens slut.

Den här uppdelningen hjälper dig att se vad som redan har registrerats jämfört med vad som förväntas hända.

Manuella justeringar

Administratörer kan lägga till manuella justeringar på en medarbetares frånvarosaldo — till exempel för att ge bonusdagar eller rätta ett fel.

När du skapar en manuell justering kan du valfritt ange ett förfallodatum. Om det lämnas tomt härleder systemet ett standardförfall från medarbetarens aktiva frånvaroregelverk för det kontot. Det säkerställer att manuellt tilldelade dagar följer samma förfalloregler som intjänade dagar.

Relaterat

• Tidrapport — registrera arbetstid i ett veckorutnät
• Frånvaroregelverk — hur regelverk och genvägar på översikten konfigureras
• Tillåt öppet slut — hur frånvaro med öppet slut fungerar