Excel-import

Flytta medarbetare och deras saldon in i mTime med en helt vanlig Excel-arbetsbok — formatet du ska använda när data kommer från ett löne- eller tidsystem som ni är på väg att lämna.

Översikt

Formatet Enkel Excel är en enda .xlsx-arbetsbok med två blad:

Du kan öppna, läsa och redigera den i Excel, Numbers eller Google Kalkylark. Det är hela poängen: det här är formatet för att lägga upp ett företags medarbetare i grupp, för massändringar och för migrering från ett annat system.

Det är inte samma sak som den fullständiga säkerhetskopian av arbetsytan:

Att få tag på en arbetsbok att utgå från

Du har två utgångspunkter, och båda är bättre än att bygga filen från grunden — de innehåller redan de exakta kolumnrubrikerna och de aktuella kontonamnen i din arbetsyta.

En tom mall. Gå till Admin › Dataimport och klicka på Ladda ner mall . Du får import-template.xlsx med båda bladen, alla rubriker, en grå exempelrad att skriva över och en kolumn per tidkonto som är upplagt i din arbetsyta.

En ifylld export. Gå till Admin › Dataexport, välj formatet Enkel Excel och klicka på Exportera . Du får samma arbetsbok med dina nuvarande medarbetare och saldon redan ifyllda. Redigera och importera tillbaka den — vändan är säker, eftersom exporten skriver exakt de identifierare och namn som importen förväntar sig.

Exporten har tre alternativ:

• Endast anställda — hoppa över bladet Accounts
• Anonymisera personuppgifter — ersätt namn, e-post och kontaktuppgifter med platshållare
• Omfattning för medarbetardata — exportera en medarbetare, en organisationsenhet eller alla

Så läser mTime arbetsboken

Några regler gäller för hela filen. De är värda att läsa en gång, för de flesta misslyckade importer beror på dem och inte på själva innehållet.

• Bladen måste heta Employees och Accounts. Alla andra blad i arbetsboken ignoreras. En arbetsbok med bara ett av de två bladen fungerar utmärkt.
• Bladnamnen och kolumnrubrikerna är alltid på engelska, oavsett vilket språk du använder mTime på. Mallen och exporten skriver dem åt dig; bygger du filen själv ska du kopiera dem exakt så som de står på den här sidan.
• Rad 1 är rubrikraden. Alla rader därunder är data.
• Kolumner identifieras på sin rubrik, inte på sin placering. Du kan flytta om kolumnerna fritt. Mellanslag före och efter i rubriker ignoreras.
• Helt tomma rader hoppas över, så tomma rader längst ned i ett blad gör ingen skada.
• Extra kolumner i bladet Employees ignoreras — praktiskt om du vill ha med en anteckning eller ditt gamla systems ärendenummer. I bladet Accounts är det tvärtom: varje kolumn som inte heter Employee ID, Full Name eller Import Date läses som ett tidkonto, så en främmande kolumn där ger ett fel.
• Datum måste skrivas som YYYY-MM-DD — till exempel 2024-01-01. mTime läser varje cell exakt som den visas i bladet, så en cell som visar 01/05/1990 avvisas även om Excel uppfattar den som ett datum. Säkrast är att formatera datumkolumnerna som Text och skriva datumen i ISO-form, vilket är precis vad mallen och exporten gör.
• Tal använder punkt som decimaltecken (7.4, inte 7,4), utan tusentalsavgränsare. Skriv tal som tal så sköter Excel det åt dig; risken ligger i värden som klistras in som text.

Bladet Employees

Kolumnen Employee ID

Den här enda kolumnen avgör om en rad skapar en ny person eller uppdaterar en befintlig, och det är den som binder ihop de två bladen. Den godtar tre sorters värden:

Det mellersta alternativet är det som spelar roll vid en migrering. Eftersom EMP-4711 alltid pekar på samma person i samma arbetsyta kan du:

• hänvisa till samma person från både bladet Employees och bladet Accounts,
• köra en rättad fil igen så att den uppdaterar personerna i stället för att skapa dubbletter,
• behålla ditt gamla systems anställningsnummer som länk mellan de två systemen.

Kolumnöversikt

Org Unit, Manager och Terms matchas på namn, utan hänsyn till stora och små bokstäver. Namnet måste vara entydigt: heter två organisationsenheter ”Support” avvisas raden och du måste byta namn på den ena först. Dessa kolumner hänvisar till befintliga poster — en Excel-import skapar aldrig en organisationsenhet, en chef eller en uppsättning anställningsvillkor.

Vad en uppdatering ändrar

När en rad matchar en befintlig medarbetare skriver mTime alla personkolumner från den raden: namn, tilltalsnamn, e-post, födelsedatum, telefon, mobil och adressen.

Anställningen är undantaget, och den fungerar tvärtom: Org Unit, Manager, Terms, Employment Start, Employment End, Weekly Norm och dagkolumnerna används bara när raden skapar en ny medarbetare. På en befintlig medarbetare ignoreras de och anställningen lämnas orörd. Vill du ändra en anställning i efterhand, använd medarbetarens sida eller en massåtgärd.

Anställning och veckonorm

En medarbetare får en anställning endast när Employment Start är ifylld. Lämnar du den tom får du en person i arbetsytan utan anställning — ibland användbart, men sällan det du vill.

Arbetstidsnormen kan anges på två sätt, och du kan kombinera dem:

• Weekly Norm ensam — de avtalade timmarna per vecka, t.ex. 40. Ingen fördelning per dag sparas.
• Mon … Sun ensamma — normen är summan av dagarna, fördelad som du skrivit den.
• Båda — de måste stämma överens. Weekly Norm 40 med 8 måndag till fredag godtas; 40 med 7.5 på fem dagar avvisas.

Timmar är decimaltimmar, inte timmar och minuter: sju och en halv timme är 7.5, inte 7.30. Värden avrundas till närmaste minut. Normen måste vara större än noll och beskriver en enda vecka — återkommande mönster över flera veckor kan inte importeras utan måste ställas in på medarbetaren.

Bladet Accounts

Det här bladet sätter det aktuella saldot på varje tidkonto — semesterdagar, flextimmar och de övriga saldon som medarbetarna tar med sig.

Kolumnöversikt

Kontokolumnerna

Alla övriga kolumner är ett tidkonto, namngivet efter kontot med enheten inom parentes:

Employee ID | Full Name  | Import Date | Vacation (days) | Flex (minutes)
EMP-4711    | Jane Doe   | 2026-01-01  | 12.5            | 450

• Delen före parentesen måste matcha namnet på ett tidkonto i din arbetsyta, utan hänsyn till stora och små bokstäver.
• Enheten inom parentes är valfri, men finns den där måste den stämma med kontot. Det är en spärr: den hindrar att en kolumn med semesterdagar tyst hamnar på ett timkonto.
• Dagbaserade konton anges i decimaldagar — 12.5 betyder tolv och en halv dag.
• Timbaserade konton anges i minuter — 450 betyder 7 timmar och 30 minuter. Det är här många snubblar; multiplicera dina timmar med 60.
• Negativa saldon är tillåtna, till exempel ett flexkonto på minus.

Både mallen och exporten fyller i de här rubrikerna utifrån din arbetsyta, vilket är det enklaste sättet att få dem rätt.

Så tillämpas ett saldo

Varje ifylld cell sätter saldot till det värdet på Import Date. Det läggs inte till det som redan finns. Posten dyker upp i kontots historik med orsaken ”Excel import”.

Eftersom värdet är ett mål och inte en rörelse fördubblas ingens semester av att samma fil importeras två gånger. Det innebär samtidigt att en oförsiktig import kan jämna ut saldon som var riktiga — steget Granska talar om hur många saldoändringar som är på väg, så kontrollera den siffran innan du bekräftar.

Sätt Import Date till ert brytdatum: den dag saldona stämde i det gamla systemet. Allt som mTime registrerar efter det datumet läggs ovanpå.

Att köra importen

Guiden är densamma som beskrivs under Dataimport, med två skillnader: mTime känner igen en Excel-fil på filändelsen .xlsx, och valet mellan Sammanfoga och Återställ har ersatts av ett val av blad.

1. Gå till Admin › Dataimport och klicka på Importera .

2. Fil — välj din .xlsx-fil. Största storlek är 100 MB.

3. Parametrar — välj vilket blad som ska tillämpas och klicka på Validera :

   Val	Vad som importeras
   Allt	Båda bladen. Medarbetare tillämpas först, så en rad i Accounts kan hänvisa till någon som skapas i samma import
   Medarbetare	Endast bladet Employees
   Konton	Endast bladet Accounts

4. Granska — valideringen körs på servern utan att ändra något. Du får ett antal medarbetare som skapas och uppdateras, ett antal saldoceller som tillämpas och ett meddelande per avvisad rad. Rätta filen och försök igen, eller klicka på Kör import .

5. Resultat — utfallet per blad, med en detaljerad rapport du kan ladda ner.

Visar valideringen att du valt fel blad, gå Tillbaka och validera igen — filen ligger kvar på servern och behöver inte laddas upp på nytt.

Import från ett annat system

Det är detta formatet är byggt för: att ta medarbetare och saldon ur ett löne- eller tidredovisningssystem och in i mTime. Ordningen nedan håller de riskabla stegen små och möjliga att gå tillbaka från.

1. Bygg konfigurationen i mTime först

Excel-importen hänvisar till konfiguration via namn och skapar den aldrig. Innan du importerar något ska du lägga upp:

• Organisationsenheter — med de namn du kommer att skriva i kolumnen Org Unit
• Anställningsvillkor — de avtalstyper era medarbetare har
• Tidkonton — varje saldo ni tänker föra över, med rätt enhet
• Helgdagskalendrar och frånvaroregler, så att saldona beter sig rätt efteråt

Se till att namnen är entydiga. Två organisationsenheter med samma namn gör att varje rad som pekar på dem avvisas.

2. Välj er nyckel

Skriv ert gamla systems anställnings- eller lönenummer i kolumnen Employee ID, i båda bladen. Det är det enskilda beslut som betyder mest i hela migreringen:

• det kopplar varje saldorad till rätt person,
• det gör importen upprepningsbar, så att en rättad fil uppdaterar i stället för att skapa dubbletter,
• det förblir en läsbar länk tillbaka till det gamla systemet om ni någon gång behöver stämma av.

3. Kartlägg era gamla fält

Exportera era källdata och kartlägg dem mot kolumnerna. En typisk kartläggning:

Chefer är medarbetare som alla andra, så de kommer in via bladet Employees — men de måste finnas i mTime innan raden som pekar på dem importeras. En chef som skapas av samma arbetsbok kan inte hänvisas till i samma import. Antingen importerar ni chefsledet först i en egen omgång, eller så lämnar ni kolumnen Manager tom i första omgången och fyller i den efteråt på medarbetarnas sidor.

4. Städa upp datum och tal

Innan den första importen, gå igenom filen en gång:

• Datumkolumnerna visar YYYY-MM-DD. Att formatera dem som Text och skriva ISO-datumet är den säkra vägen.
• Decimaler använder punkt, inte komma.
• Inga tusentalsavgränsare, inga enheter, inga lösa tecken — 450, aldrig 450 min eller 7,5 h.
• Timbaserade saldon omräknade till minuter.

5. Importera i två vågor

Gör inte allt på en gång första gången.

Första vågen — personerna. Importera med bladet Medarbetare valt. Kontrollera en handfull medarbetare i appen: sitter de i rätt organisationsenhet, på rätt villkor, med rätt veckonorm?

Andra vågen — saldona. Importera samma arbetsbok igen med bladet Konton valt och Import Date satt till ert brytdatum. Kontrollera saldona för samma personer.

Att dela upp migreringen så innebär att ett fel i saldokolumnerna inte kan skada de medarbetaruppgifter ni just har kontrollerat — och tvärtom.

När ni har gjort en migrering eller två och litar på filen klarar Allt båda bladen i en omgång — medarbetare tillämpas alltid före saldon, så personer som skapas i den importen kan få sina saldon direkt.

6. Kontrollera resultatet

Exportera arbetsytan igen i formatet Enkel Excel och jämför med er källfil. Allt som inte kom med syns som en skillnad, och exporten är samtidig en bra dokumentation av hur arbetsytan såg ut vid driftstarten.

Att köra om och rätta

En Excel-import går tryggt att upprepa så länge värdena i Employee ID är desamma. Rätta källfilen och importera den igen:

• medarbetare uppdateras, det skapas inga dubbletter,
• saldon sätts till det rättade värdet i stället för att läggas ovanpå,
• medarbetare ni tagit bort ur filen lämnas orörda — importen raderar aldrig.

Det enda en ny körning inte kan göra är att ändra en anställning. Anställningskolumnerna tillämpas bara när medarbetaren skapas, så om ni fått fel organisationsenhet eller veckonorm måste det rättas på medarbetarens sida eller med en massåtgärd.

På färdplanen

Arbetsboken bär i dag medarbetare och deras saldon. Två ytterligare delar av en migrering är planerade men stöds ännu inte:

• Frånvaro — varken registrerad frånvarohistorik eller planerad framtida frånvaro kan importeras från arbetsboken.
• Organisationsenheter — kolumnen Org Unit pekar på en organisationsenhet som redan finns; att bygga organisationsstrukturen utifrån filen är ännu inte möjligt.

Behöver er migrering något av detta, eller har ni data som inte får plats i arbetsboken, kontakta supporten via hjälpen i produkten innan ni börjar. Berätta vad ni ska flytta så hittar vi den bästa vägen för det.

Valideringsmeddelanden

Valideringen körs innan något skrivs och anger blad och rad för varje problem. Raderna är numrerade som i Excel, så ”Employees row 2” är den första raden under rubrikerna. Meddelandena kommer från servern och är på engelska.

Begränsningar

Behörigheter

Att ladda ner mallen, ladda upp och köra en Excel-import kräver alla behörigheten import. Att skapa en Enkel Excel-arbetsbok från arbetsytan kräver behörigheten export.