Excel-import

Flytta er organisation, era medarbetare och deras barn, saldon och frånvaro in i mTime med en helt vanlig Excel-arbetsbok — formatet du ska använda när data kommer från ett löne- eller tidsystem som ni är på väg att lämna.

Översikt

Formatet Enkel Excel är en enda .xlsx-arbetsbok med fem blad:

Du kan öppna, läsa och redigera den i Excel, Numbers eller Google Kalkylark. Det är hela poängen: det här är formatet för att lägga upp ett företags medarbetare i grupp, för massändringar och för migrering från ett annat system.

Det är inte samma sak som den fullständiga säkerhetskopian av arbetsytan:

Att få tag på en arbetsbok att utgå från

Du har två utgångspunkter, och båda är bättre än att bygga filen från grunden — de innehåller redan de exakta kolumnrubrikerna, de aktuella kontonamnen i din arbetsyta och en kolumn för varje attribut ni har lagt upp.

En tom mall. Gå till Admin › Dataimport och klicka på Ladda ner mall . Du får import-template.xlsx, framtagen för just din arbetsyta: alla fem bladen, ett Guide-blad som arbetsboken öppnas på, grå exempelrader att skriva över, en kolumn per tidkonto och en kolumn per attribut.

Mallen skrivs på arbetsytans språk — både flikarna och kolumnrubrikerna. Pilen bredvid knappen erbjuder de övriga sex språken mTime talar, så en konsult i en engelskspråkig arbetsyta kan ge en svensk kollega ett svenskt ark med flikarna Medarbetare, Tidskonton, Barn och så vidare.

En ifylld export. Gå till Admin › Dataexport, välj formatet Enkel Excel och klicka på Exportera . Du får samma kolumner — minus bladen Absence och Children, som enbart är för import — med dina nuvarande medarbetare, attributvärden och saldon redan ifyllda. Redigera och importera tillbaka den: vändan är säker, eftersom exporten skriver exakt de identifierare och namn som importen förväntar sig.

Exporten har tre alternativ:

• Endast anställda — hoppa över bladet Accounts
• Anonymisera personuppgifter — ersätt namn, e-post och kontaktuppgifter med platshållare och lämna attributkolumnerna tomma
• Omfattning för medarbetardata — exportera en medarbetare, en organisationsenhet eller alla

Vad mallen innehåller

• Guide — bladet som arbetsboken öppnas på. Det berättar vad varje blad är till för, vad varje kolumn betyder och vad färgerna på rubrikraden står för. Det noterar också vilken version av mallen det är, vilket språk den togs fram på och vilken arbetsyta den kommer från — bra att ha när en fil har vandrat runt i ett par veckor innan den kommer tillbaka till dig.
• De fem databladen — Org Units, Employees, Accounts, Absence och Children.
• Lists — värdena bakom listrutorna.

Guide och Lists läses inte av importen. Låt dem ligga kvar i filen eller ta bort dem, som du vill.

Rubrikraden är färgkodad, så att du med en blick ser vad ett blad kräver:

De sällan använda kolumnerna på bladet Medarbetare — telefon, mobil och postadressen — är samlade längst till höger och hopfällda. Dagkolumnerna Mån … Sön är hopfällda i en egen grupp precis före Veckonorm. Klicka på + ovanför en grupp för att öppna den. Båda importeras fortfarande när du fyller i dem — de flesta importer behöver dem aldrig. Vägledningsbladet förklarar färgerna och samlar varje blads obligatoriska kolumner på ett ställe.

Flera kolumner har en listruta. De varnar i stället för att spärra, och det är med flit: bladet Employees får med full rätt peka på en organisationsenhet som bladet Org Units skapar i samma import, och en hård spärr skulle göra det omöjligt att skriva in.

De grå exempelraderna visar vilken form ett värde förväntas ha — initialer i Anställd-id, en underenhet som pekar på sin överordnade. De är platshållare: skriv över dem, eller ta bort raderna.

Så läser mTime arbetsboken

Några regler gäller för hela filen. De är värda att läsa en gång, för de flesta misslyckade importer beror på dem och inte på själva innehållet.

• Bladen måste heta Org Units, Employees, Accounts, Absence och Children eller sitt namn på något av mTimes språk, så som mallen skriver dem (Organisationsenheter, Medarbetare, Tidskonton, Frånvaro, Barn). De engelska namnen fungerar alltid. Alla andra blad i arbetsboken ignoreras, även mallens egna Vägledning- och Listor-blad. En arbetsbok med bara några av de fem bladen fungerar utmärkt.
• Kolumnrubrikerna står på ett språk, och mTime läser alla sju. En framtagen arbetsbok har rubriker på arbetsytans språk, eller på det språk du valde när du laddade ner den, och mTime känner igen en inbyggd kolumn på dess rubrik på vilket som helst av de sju språken. Så en arbetsbok som tagits fram på danska kan importeras av en administratör som arbetar på svenska, och ett blad som någon har skrivit om till hälften på ett annat språk fungerar ändå. En framtagen rubrik bär dessutom med sig en markering som kalkylprogrammet inte visar och som anger exakt vilken kolumn det är — det är den som gör att en kolumn fortsätter att importeras efter att filen översatts eller ett attribut bytt namn.
• En rubrik du skriver själv fungerar också, så länge du skriver den så som mTime skriver den på något av de sju språken. Stora och små bokstäver och extra mellanslag spelar ingen roll; ett eget påhittat ord gör det. Det är därför den säkraste filen är en som mTime tagit fram: redigera mallen eller en export i stället för att bygga en arbetsbok från ingenting.
• Rad 1 är rubrikraden. Alla rader därunder är data.
• Kolumner identifieras på sin rubrik, inte på sin placering. Du kan flytta om kolumnerna fritt.
• Helt tomma rader hoppas över, så tomma rader längst ned i ett blad gör ingen skada.
• En kolumn som mTime inte känner igen ignoreras — och rapporteras. I bladen Org Units, Employees, Absence och Children får du gärna ha kvar en anteckning bredvid data. En rubrik är inte längre bara en anteckning: Externt id läses i både bladet Org Units och bladet Employees, och det är där ditt gamla systems ärendenummer hör hemma. Steget Granska listar varje kolumn som ignorerats, citerad precis som du stavat den, och föreslår den kolumn du troligen menade när placeringen avslöjar det. Det är en varning, inte ett fel: din egen anteckningskolumn är trygg och importen körs, men en felstavad rubrik upptäcks före importen i stället för efteråt. I bladet Accounts gäller fortfarande det omvända: varje kolumn som inte heter Anställd-id, Fullständigt namn eller Importdatum läses som ett tidkonto, så en främmande kolumn där ger ett fel.
• Datum kan vara riktiga datumceller eller text skriven som YYYY-MM-DD. Om cellen är ett datum för Excel — vilket den blir när du skriver 01/05/1990 i en vanlig cell eller väljer i en datumväljare — läser mTime själva datumet, så svenskt datumformat fungerar utmärkt och du behöver inte formatera om något. Är cellen text måste den skrivas som YYYY-MM-DD, till exempel 1990-05-01: text bär inget datumformat, så 03/04/2026 kan betyda både 3 april och 4 mars, och mTime gissar inte. Mallen och exporten skriver text på formen YYYY-MM-DD.
• Tal använder punkt som decimaltecken (7.4, inte 7,4), utan tusentalsavgränsare. Skriv tal som tal så sköter Excel det åt dig; risken ligger i värden som klistras in som text.

Attributkolumner

Utöver sina inbyggda kolumner bär bladen Employees och Org Units en kolumn per attribut som er arbetsyta har lagt upp — på samma sätt som bladet Accounts bär en kolumn per tidkonto. Kostnadsställe, passerkortsnummer, lönenummer, befattning: allt ni håller reda på om era medarbetare och era enheter följer med. Attribut läggs upp under anpassade attribut.

Bladet Employees bär två nivåer samtidigt: medarbetarens egna attribut och attributen på deras anställning — avtalet — som Titel och Anställningsnummer. Du behöver inte hålla isär dem själv; varje kolumn vet vilken av nivåerna den hör till.

Vilka attribut får en kolumn

Raden om känsliga attribut är den som ser motsägelsefull ut, så den är värd en mening. En export tas fram i bakgrunden, och mTime kan inte veta vem som till slut öppnar filen — därför skrivs ett känsligt värde aldrig ut i ett kalkylblad. Att läsa in ett röjer däremot ingenting: den som fyller i cellen har redan värdet framför sig. Alltså godtar mTime en kolumn som den själv inte skulle ha skrivit åt dig.

Ett attribut som ett anslutet system förvaltar utelämnas åt båda hållen. Det systemet äger uppgiften och skulle skriva över det ni importerat vid nästa synkronisering, så en rad som fyller i en sådan kolumn avvisas med en förklaring i stället för att tyst kastas bort.

Att fylla i kolumnerna

Varje kolumn har attributets namn som rubrik. Har två attribut samma namn — ett på medarbetaren och ett på anställningen som båda heter ”Titel”, till exempel — får var och en sin nyckel som rubrik i stället, så att du fortfarande kan skilja dem åt.

• Värdena måste passa attributets typ: ett urval måste vara ett av dess alternativ, ett datum är en datumcell eller text på formen YYYY-MM-DD, en ja/nej-kolumn tar TRUE eller FALSE, och ett tal använder punkt som decimaltecken. En cell som inte passar blir ett radfel i steget Granska, med kolumnens namn och vad som är fel med den.
• Ett attribut som är markerat Unik kontrolleras både mot arbetsytan och mot resten av bladet. En krock rapporteras på raden och anger kolumnen — aldrig värdet, eftersom det är i de här kolumnerna ett personnummer kommer in.
• Anställningsattribut tillämpas även vid uppdateringar. De skrivs på den anställning som löper i dag, eller på den senaste om ingen löper i dag. Det skiljer dem från de övriga anställningskolumnerna — Organisationsenhet, Närmaste chef, Anställningsvillkor, datumen och normen — som bara används när en rad skapar någon. En rad som fyller i ett anställningsattribut för en person utan någon anställning alls blir ett radfel: det skulle inte finnas någonstans att lägga värdet.

Att lägga till ett attribut från bladet

Mallen lämnar en tom kolumn med rubriken Nytt attribut längst till höger i bladen Employees och Org Units, för att visa var ett nytt hör hemma. Skriv ett namn över den, fyll i värdena, så skapar importen attributet i er arbetsyta som ett textattribut och sparar det du skrivit i det. Det dyker upp i inställningarna efteråt, där du kan ge det en beskrivning, en typ eller en uppsättning alternativ. Behöver ni ett till lägger ni till en kolumn bredvid — det är inget särskilt med den tomma kolumnen annat än att en tom kolumn ignoreras.

Attributet skapas bara om minst en rad faktiskt fyller i kolumnen, så en tom reservkolumn kostar ingenting.

Två saker gör bladet inte. Det hittar inte på ett av mTimes egna standardattribut — de har nycklar som börjar med understreck, så lägg upp det du vill ha under anpassade attribut först, ladda sedan ner mallen igen så finns kolumnen där. Och det skriver inte till ett attribut som ett anslutet system förvaltar.

Bladet Org Units

Det här bladet bygger er organisationsstruktur — de avdelningar, team och regioner som kolumnen Organisationsenhet i bladet Employees pekar på. Det tillämpas före bladet Employees, så samma arbetsbok kan skapa en avdelning och placera personer i den.

Vad som identifierar en organisationsenhet

Här finns ingen ID-kolumn. En enhet identifieras på sitt Externt id när ni fyller i den kolumnen, och annars på sitt namn — och namnet är också så bladet Employees hänvisar till en enhet.

Matchningen skiljer inte på stora och små bokstäver, så sales uppdaterar Sales och ou-7 hittar OU-7.

Kolumnöversikt

Att bygga hierarkin

Överordnad enhet hänvisar till en annan enhet via namn — en som redan finns i mTime, eller en som skapas av en annan rad i samma blad. Radernas ordning spelar ingen roll: en överordnad enhet som står under sina underenheter hittas lika bra som en som står ovanför dem.

Namn        | Beskrivning     | Överordnad enhet | Enhetschef           | Arbetsland
Sales West  | Västra regionen | Sales            |                      | SE
Sales       | Säljavdelningen |                  | jane.doe@example.com | SE

En rad avvisas om dess Överordnad enhet inte pekar på någon enhet, pekar på två olika enheter, eller skulle placera enheten inuti sitt eget underträd — en enhet kan inte vara sin egen överordnade, och A kan inte ligga under B medan B ligger under A.

Vad en uppdatering ändrar — och vad den lämnar ifred

En rad skriver Namn, Beskrivning, Överordnad enhet, Enhetschef och Arbetsland, och en tom cell tömmer värdet. Två sorters kolumner fungerar annorlunda, och en tom cell i endera lämnar det sparade värdet orört: Externt id, där en tom kolumn alltså aldrig raderar era id:n, och attributkolumnerna, där ett halvifyllt blad aldrig raderar ett kostnadsställe. Allt som bladet inte bär med sig alls står kvar precis som förut.

Enhetschef måste vara någon som redan finns i mTime. Organisationsenheter tillämpas före bladet Employees, så en person som samma arbetsbok är på väg att skapa kan ännu inte vara chef för en enhet — sätt chefen efteråt, på organisationsenhetens sida.

Bladet Employees

Kolumnen Anställd-id

Den här enda kolumnen avgör om en rad skapar en ny person eller uppdaterar en befintlig, och det är den som binder ihop bladen Employees, Accounts och Absence. Den godtar tre sorters värden:

Det mellersta alternativet är det som spelar roll vid en migrering. Eftersom EMP-4711 alltid pekar på samma person i samma arbetsyta kan du:

• hänvisa till samma person från bladen Employees, Accounts och Absence,
• köra en rättad fil igen så att den uppdaterar personerna i stället för att skapa dubbletter,
• behålla ditt gamla systems anställningsnummer som länk mellan de två systemen — det sparas på medarbetaren som dennes External ID , där du kan se det, och exporten skriver ut det igen.

Är cellen text letar mTime efter personen i den här ordningen:

1. den identifierare texten pekar på — den person som en tidigare import med samma text skapade;
2. en medarbetare vars External ID är den texten, oavsett vem som satte den: en tidigare import, API:et eller er identitetsleverantör;
3. ingen träff, så en ny medarbetare skapas med den texten som sitt External ID.

Steg 2 är det som gör numret hållbart. En medarbetare som redan finns i mTime med EMP-4711 på sin post uppdateras av en rad som nämner EMP-4711 — även om personen aldrig kom från en arbetsbok. Tidigare skapade en sådan rad tyst ännu en kopia av dem.

Kolumnöversikt

Organisationsenhet, Närmaste chef och Anställningsvillkor matchas på namn, utan hänsyn till stora och små bokstäver. Namnet måste vara entydigt: heter två organisationsenheter ”Support” avvisas raden och du måste byta namn på den ena först. Anställningsvillkor hänvisar till poster som måste finnas i förväg — en Excel-import skapar aldrig en uppsättning anställningsvillkor. De två andra får peka på något som samma arbetsbok skapar: Organisationsenhet på en enhet i bladet Org Units, och Närmaste chef på en annan rad i bladet Employees, eftersom chefer är medarbetare som alla andra.

Vad en uppdatering ändrar

När en rad matchar en befintlig medarbetare skriver mTime alla personkolumner från den raden: namn, e-post, födelsedatum, telefon, mobil och adressen.

Externt id är det ena av två undantag från den regeln: en tom cell — eller ingen kolumn alls — tömmer den aldrig. Ett externt id är ofta den länk något annat bygger på, så mTime skriver det bara när du sätter ett värde i cellen. Vill du ta bort ett, töm det på medarbetarens sida i mTime.

Attributkolumnerna är det andra undantaget, av ungefär samma skäl: en tom attributcell lämnar det sparade värdet orört, och ingen cell i bladet kan över huvud taget tömma ett attribut.

Två personer kan inte dela ett externt id. En rad som skulle ge en person ett värde som en annan medarbetare redan har avvisas i testkörningen — och detsamma gäller två rader i samma blad som ger samma värde till två olika personer.

Anställningen fungerar tvärtom: Organisationsenhet, Närmaste chef, Anställningsvillkor, Anställningsstart, Anställningsslut, Veckonorm och dagkolumnerna används bara när raden skapar en ny medarbetare. På en befintlig medarbetare ignoreras de och anställningen lämnas orörd. Vill du ändra en anställning i efterhand, använd medarbetarens sida eller en massändring. Anställningsattributen är undantaget från det: en ifylld attributcell skrivs på en befintlig anställning lika väl som på en ny.

Anställning och veckonorm

En medarbetare får en anställning endast när Anställningsstart är ifylld. Lämnar du den tom får du en person i arbetsytan utan anställning — ibland användbart, men sällan det du vill, och en rad som fyller i ett anställningsattribut utan den avvisas.

Arbetstidsnormen kan anges på två sätt, och du kan kombinera dem:

• Veckonorm ensam — de avtalade timmarna per vecka, t.ex. 40. Ingen fördelning per dag sparas.
• Mån … Sön ensamma — normen är summan av dagarna, fördelad som du skrivit den.
• Båda — de måste stämma överens. Veckonorm 40 med 8 måndag till fredag godtas; 40 med 7.5 på fem dagar avvisas.

Timmar är decimaltimmar, inte timmar och minuter: sju och en halv timme är 7.5, inte 7.30. Värden avrundas till närmaste minut. Normen måste vara större än noll och beskriver en enda vecka — återkommande mönster över flera veckor kan inte importeras utan måste ställas in på medarbetaren.

Bladet Accounts

Det här bladet sätter det aktuella saldot på varje tidkonto — semesterdagar, flextimmar och de övriga saldon som medarbetarna tar med sig.

Kolumnöversikt

Det här är det enda bladet utan attributkolumner: dess regel är att varje kolumn som inte är en av de tre ovan är ett tidkonto, och en attributkolumn skulle behöva slåss om den platsen.

Kontokolumnerna

Alla övriga kolumner är ett tidkonto, namngivet efter kontot med enheten inom parentes:

Anställd-id | Fullständigt namn | Importdatum | Vacation (days) | Flex (minutes)
EMP-4711    | Jane Doe          | 2026-01-01  | 12.5            | 450

• Delen före parentesen måste matcha namnet på ett tidkonto i din arbetsyta, utan hänsyn till stora och små bokstäver.
• Enheten inom parentes är valfri, men finns den där måste den stämma med kontot. Det är en spärr: den hindrar att en kolumn med semesterdagar tyst hamnar på ett timkonto.
• Dagbaserade konton anges i decimaldagar — 12.5 betyder tolv och en halv dag.
• Timbaserade konton anges i minuter — 450 betyder 7 timmar och 30 minuter. Det är här många snubblar; multiplicera dina timmar med 60.
• Negativa saldon är tillåtna, till exempel ett flexkonto på minus.

Både mallen och exporten fyller i de här rubrikerna utifrån din arbetsyta, vilket är det enklaste sättet att få dem rätt.

Så tillämpas ett saldo

Varje ifylld cell sätter saldot till det värdet på Importdatum. Det läggs inte till det som redan finns. Posten dyker upp i kontots historik med orsaken ”Excel import”.

Eftersom värdet är ett mål och inte en rörelse fördubblas ingens semester av att samma fil importeras två gånger. Det innebär samtidigt att en oförsiktig import kan jämna ut saldon som var riktiga — steget Granska talar om hur många saldoändringar som är på väg, så kontrollera den siffran innan du bekräftar.

Sätt Importdatum till ert brytdatum: den dag saldona stämde i det gamla systemet. Allt som mTime registrerar efter det datumet läggs ovanpå.

Bladet Absence

Det här bladet registrerar frånvaro — historiken från det gamla systemet och den frånvaro som redan var planerad i det — så att en migrering inte slutar med veckor av semester som måste knappas in på nytt. En rad är en frånvaro: vem, vilken typ, från när till när.

Kolumnöversikt

Redan avräknad — eller inte än?

Saldona i bladet Accounts är saldona så som de stod vid ert brytdatum, så de två sorterna av frånvaro måste behandlas olika:

• Frånvaro som redan hade inträffat då är redan avdragen från de saldona. mTime registrerar den fullt ut — den syns i kalendern, på tidrapporten och i rapporter — men rör aldrig saldot igen. Att dra av den en gång till vore fel.
• Frånvaro planerad till efter brytdatumet finns inte i de saldona än. Den tillämpas som en vanlig registrering och förbrukar saldot när den inträffar, precis som om den hade begärts i mTime.

Lämna Redan avdragen tom så fyller mTime i den utifrån radens Importdatum:

Kolumnen ignoreras för frånvarotyper som aldrig rör ett saldo, till exempel sjukdom enligt de flesta regelverk.

Begärd frånvaro

En rad med Status satt till Requested hamnar i godkännandeinkorgen hos medarbetarens chef, som en begäran gjord i mTime. En medarbetare utan någon som kan godkänna åt sig får frånvaron registrerad som godkänd i stället för att vänta för evigt.

Att köra om, rätta — och vad bladet aldrig gör

En frånvarorad identifieras på sin medarbetare, typ och sina datum. Importerar du samma fil igen hoppas rader som redan importerats över — ingenting dubbleras. Bladet kan bara lägga till frånvaro: det kan varken ändra eller avboka en. För att rätta en frånvaro som importerats med fel datum eller fel typ, avboka den i mTime och importera eller registrera den rättade.

Två rader för samma medarbetare får inte överlappa — en semester avbruten av sjukdom är två rader för semestern (före och efter) plus en för sjukdomen, inte överlappande perioder. Överlapp med frånvaro som redan finns i mTime följer produktens vanliga regler, så undvik att importera om perioder som lagts in för hand.

Till skillnad från de tre första bladen är Absence enbart för import: exporten Enkel Excel innehåller det inte. Mallen har det med, men tomt — en exempelrad som blivit kvar av misstag skulle importera påhittad frånvaro på en verklig person.

Bladet Children

Det här bladet registrerar medarbetarnas barn — det som barnrelaterade rättigheter, till exempel omsorgsdagar, beviljas utifrån. En rad är ett barn, med samma uppgifter som du kan fylla i under Barn på medarbetarens sida.

Kolumnöversikt

Varje rad behöver Barnets födelsedatum eller Beräknat födelsedatum — eller båda.

Fött eller väntat

Ett barn med bara Beräknat födelsedatum registreras som väntat. Rättigheter som bygger på en födsel, bland dem omsorgsdagar, börjar gälla först när ett födelsedatum finns registrerat — skriv därför aldrig ett beräknat datum i Barnets födelsedatum, inte ens när födseln bara är några dagar bort.

När barnet har fötts fyller du i Barnets födelsedatum på samma rad, behåller Beräknat födelsedatum och importerar igen. Det beräknade datumet hittar barnet du registrerade som väntat, och importen bekräftar födseln i stället för att registrera ett barn till.

Att köra om, rätta — och vad bladet aldrig gör

En rad matchar ett barn som medarbetaren redan har när födelsedatumet eller det beräknade datumet är detsamma, och namnet också är det (utan hänsyn till stora och små bokstäver). Ett barn utan namn, eller en rad utan namn, känns igen enbart på datumen — så ett namn som läggs till senare fylls i i stället för att barnet registreras två gånger. En rad med ett namn letar först efter barnet med det namnet och faller bara tillbaka på ett barn utan namn med samma datum när det inte finns något — så tvillingar där bara den ena har fått namn ännu förblir två barn. En rad som matchar fyller bara i det som barnet saknar — ett födelsedatum, ett beräknat datum eller en föräldraroll där ingen är angiven ännu. En roll som barnet redan har ändras inte. En tom cell tömmer aldrig något. En rad som inte matchar något barn registrerar ett nytt.

Att importera samma fil igen ändrar alltså ingenting. Tvillingar är två rader med samma födelsedatum och olika namn; två rader med samma namn och samma datum avvisas båda, eftersom mTime inte kan avgöra om det är ett barn eller två.

Precis som Absence är bladet Children enbart för import: exporten Enkel Excel innehåller det inte, och mallen har det med, men tomt.

Att köra importen

Guiden är densamma som beskrivs under Dataimport, med två skillnader: mTime känner igen en Excel-fil på filändelsen .xlsx, och valet mellan Sammanfoga och Återställ har ersatts av ett val av blad.

1. Gå till Admin › Dataimport och klicka på Importera .

2. Fil — välj din .xlsx-fil. Största storlek är 100 MB.

3. Parametrar — välj vilket blad som ska tillämpas och klicka på Validera :

   Val	Vad som importeras
   Allt	Alla fem bladen, i ordning: först organisationsenheter, sedan medarbetare och deras barn, sedan konton, sedan frånvaro — så att vart och ett kan hänvisa till det som det föregående skapat
   Organisationsenheter	Endast bladet Org Units
   Medarbetare	Bladen Employees och Children
   Konton	Endast bladet Accounts
   Frånvaro	Endast bladet Absence

4. Granska — valideringen körs på servern utan att ändra något. Du får ett antal per blad — organisationsenheter, medarbetare, barn, saldoceller, frånvaro — ett meddelande för varje avvisad rad, och en varning för allt som mTime kommer att ignorera, till exempel en kolumn den inte känner igen. Varningar stoppar inte importen; fel gör det. Rätta filen och försök igen, eller klicka på Kör import .

5. Resultat — utfallet per blad, med en detaljerad rapport du kan ladda ner.

Visar valideringen att du valt fel blad, gå Tillbaka och validera igen — filen ligger kvar på servern och behöver inte laddas upp på nytt.

Import från ett annat system

Det är detta formatet är byggt för: att ta medarbetare och saldon ur ett löne- eller tidredovisningssystem och in i mTime. Ordningen nedan håller de riskabla stegen små och möjliga att gå tillbaka från.

1. Bygg konfigurationen i mTime först

Bortsett från organisationsenheter och attribut hänvisar Excel-importen till konfiguration via namn och skapar den aldrig. Innan du importerar något ska du lägga upp:

• Anställningsvillkor — de avtalstyper era medarbetare har
• Tidkonton — varje saldo ni tänker föra över, med rätt enhet
• Helgdagskalendrar och frånvaroregler, så att saldona beter sig rätt efteråt
• Attribut — allt eget ni vill få med, och standardattributen som Personnummer eller Lönenummer. Ladda ner mallen efter att ni lagt upp dem, så finns kolumnerna där

Organisationsenheter är undantaget: lägg dem i bladet Org Units, så bygger importen strukturen åt er. Ni behöver bara skapa dem för hand om ni hellre vill ha hierarkin på plats innan den första filen kommer.

Se till att namnen är entydiga. Två organisationsenheter med samma namn gör att varje rad som pekar på dem avvisas.

2. Välj er nyckel

Skriv ert gamla systems anställnings- eller lönenummer i kolumnen Anställd-id, i varje blad ni använder. Det är det enskilda beslut som betyder mest i hela migreringen:

• det kopplar varje saldo- och frånvarorad till rätt person,
• det gör importen upprepningsbar, så att en rättad fil uppdaterar i stället för att skapa dubbletter,
• det förblir en läsbar länk tillbaka till det gamla systemet om ni någon gång behöver stämma av — mTime sparar värdet som medarbetarens Externt id.

Gör samma sak med era organisationsenheter, i deras kolumn Externt id, så kan ni byta namn på en avdelning från bladet i stället för för hand.

3. Kartlägg era gamla fält

Exportera era källdata och kartlägg dem mot kolumnerna. En typisk kartläggning:

Chefer är medarbetare som alla andra, så de kommer in via bladet Employees — och en rad får hänvisa till en chef som samma arbetsbok skapar. Hela organisationsschemat importeras i en enda omgång; chefsledet behöver inte längre en egen körning. mTime letar efter namnet eller e-postadressen först bland filens rader och därefter bland personerna som redan finns i arbetsytan. Vad den inte gör är att gissa: har två rader samma namn, eller matchar ett namn både en rad i filen och en annan person som redan finns i mTime, avvisas de raderna. E-postadressen är vägen till att vara entydig.

4. Städa upp datum och tal

Innan den första importen, gå igenom filen en gång:

• Datumkolumnerna innehåller riktiga datum, inte text som bara ser ut som datum. En cell som Excel högerjusterar som ett datum läses oavsett vilket format den visar; en textcell måste skrivas som YYYY-MM-DD.
• Decimaler använder punkt, inte komma.
• Inga tusentalsavgränsare, inga enheter, inga lösa tecken — 450, aldrig 450 min eller 7,5 h.
• Timbaserade saldon omräknade till minuter.
• Attribut av typen urval innehåller ett av de alternativ ni definierat, stavat likadant.

5. Importera i vågor

Gör inte allt på en gång första gången.

Första vågen — strukturen. Importera med bladet Organisationsenheter valt. Titta på organisationsträdet i mTime: ligger allt under rätt överordnad enhet, utan dubbletter?

Andra vågen — personerna. Importera med bladet Medarbetare valt. Kontrollera en handfull medarbetare i appen: sitter de i rätt organisationsenhet, på rätt villkor, med rätt veckonorm och med sina attribut ifyllda? Bladet Children följer med i den här vågen, så kontrollera deras barn också.

Tredje vågen — saldona. Importera samma arbetsbok igen med bladet Konton valt och Importdatum satt till ert brytdatum. Kontrollera saldona för samma personer.

Fjärde vågen — frånvaron. Importera den en gång till med bladet Frånvaro valt och Importdatum åter satt till brytdatumet. Öppna kalendern för en medarbetare och kontrollera att historiken finns där och att saldot inte rörde sig — historiken är redan med i de saldon ni just importerade.

Att dela upp migreringen så innebär att ett fel i saldokolumnerna inte kan skada de medarbetaruppgifter ni just har kontrollerat — och tvärtom. Och en struktur ni redan kontrollerat är en betydligt bättre plats att landa personerna på.

När ni har gjort en migrering eller två och litar på filen klarar Allt alla fem bladen i en omgång, i samma ordning, så enheter och personer som skapas i den importen kan hänvisas till direkt.

6. Kontrollera resultatet

Exportera arbetsytan igen i formatet Enkel Excel och jämför med er källfil. Allt som inte kom med syns som en skillnad, och exporten är samtidigt en bra dokumentation av hur arbetsytan såg ut vid driftstarten.

Känsliga attribut är det enda ni inte hittar i den exporten — mTime skriver dem aldrig ut i ett kalkylblad. Kontrollera dem på medarbetarens egen sida i stället.

Att köra om och rätta

En Excel-import går tryggt att upprepa så länge värdena i Anställd-id är desamma. Rätta källfilen och importera den igen:

• medarbetare uppdateras, det skapas inga dubbletter,
• saldon sätts till det rättade värdet i stället för att läggas ovanpå,
• frånvarorader som redan importerats hoppas över och dubbleras aldrig,
• attributvärden skrivs över där ni fyllt i en cell och lämnas orörda där ni inte gjort det,
• barn som redan är registrerade matchas och fylls bara i, de registreras aldrig två gånger,
• medarbetare ni tagit bort ur filen lämnas orörda — importen raderar aldrig.

Det enda en ny körning inte kan göra är att ändra en anställning. Anställningskolumnerna tillämpas bara när medarbetaren skapas, så om ni fått fel organisationsenhet eller veckonorm måste det rättas på medarbetarens sida eller med en massändring. Anställningsattributen är undantaget och går att rätta med en ny import.

Något som inte får plats?

Arbetsboken bär nu organisationsstrukturen, medarbetarna, deras barn, deras attribut, deras saldon och deras frånvaro. Har ni data som inte får plats i den, kontakta supporten via hjälpen i produkten innan ni börjar. Berätta vad ni ska flytta så hittar vi den bästa vägen för det.

Valideringsmeddelanden

Valideringen körs innan något skrivs och anger blad och rad för varje problem. Raderna är numrerade som i Excel, så ”Employees row 2” är den första raden under rubrikerna. Fel måste rättas innan importen körs; varningar är till för kännedom och stoppar den inte.

Meddelandena kommer från servern och är på engelska — de benämner också en inbyggd kolumn med dess engelska rubrik, så Full Name är kolumnen Fullständigt namn, Employment Start är Anställningsstart och så vidare.

Varningar

Fel

Begränsningar

Behörigheter

Att ladda ner mallen, ladda upp och köra en Excel-import kräver alla behörigheten import. Att skapa en Enkel Excel-arbetsbok från arbetsytan kräver behörigheten export.