Påminnelse om tidrapportsavstämning

Aviserar medarbetare när en tidrapportsavstämning når sin inskickningsdeadline och fortsätter påminna dem — enbart på deras arbetsdagar — så länge den är försenad.

Så fungerar det

Jobbet går igenom varje tidrapportsavstämning i arbetsytan som är väntande, redo eller försenad och flyttar den ett steg vidare i livscykeln:

1. Period med enbart frånvaro → stängd — när perioden är slut och varje arbetsdag i den täcktes av godkänd heldagsfrånvaro skickas rapporten in åt medarbetaren. Har en chef godkänt frånvaron har hen redan skrivit under på perioden, och den godkänns samtidigt; godkändes den automatiskt av policyn lämnas godkännandet till chefen. Utvärderas före stegen nedan, så en period som jobbet stänger aldrig först markeras som försenad
2. Väntande → Redo — när idag är på eller efter periodens sista arbetsdag markeras avstämningen som redo och medarbetaren aviseras om att deadline har infallit. Det här tröskelvärdet följer medarbetarens eget schema, så godkänd heldagsfrånvaro i slutet av perioden drar deadline tidigare — medarbetaren får beskedet innan de reser, inte medan de är borta
3. Redo → Försenad — kalenderdagen efter att perioden tog slut, oavsett medarbetarens schema. Frånvaro direkt efter periodens slut skjuter inte fram detta: chefens post om utebliven inskickning bygger på den och måste dyka upp en förutsägbar dag
4. Försenad → påmind varje arbetsdag — så länge avstämningen är försenad lyfts medarbetarens påminnelse högst upp bland aviseringarna och ett e-postmeddelande skickas på var och en av deras arbetsdagar. Helger, helgdagar och godkänd heldagsfrånvaro hoppas över, så ingen jagas medan de är borta. Den första påminnelsen använder den allmänna formuleringen “din tidrapport är försenad”; varje påminnelse därefter namnger chefen som väntar på den

Period utanför anställningen → återkallad. Före alla stegen ovan återkallas en avstämning vars period inte har någon dag inom medarbetarens anställning. Det händer när ett slutdatum läggs in efter att nästa period redan har öppnats: avstämningen, chefens post om saknad inlämning och medarbetarens påminnelser om den försvinner. Kontrollen läser anställningen som den ser ut nu, så den fungerar oavsett vilket Gäller från-datum slutdatumet sparades med. En avstämning som någon gång har lämnats in återkallas aldrig, eftersom följande perioders saldon bygger på den; den lämnas åt en administratör.

Perioder behandlas äldst först, och en period stängs först när alla tidigare perioder är godkända — varje periods avräkning är nästa periods ingående saldo. En lång frånvaro avvecklas därför med en period per natt i stället för alla på en gång.

Påminnelserna upphör så snart medarbetaren skickar in: den återkommande påminnelsen tas bort och chefens post blir ett vanligt godkännande.

En pågående frånvaro utan slutdatum — till exempel en öppen sjukperiod — flyttar inte deadline. En sådan frånvaro är bara känd att täcka dagar till och med idag, så dagarna efter räknas fortfarande som arbetsdagar och deadline ligger kvar på periodens verkliga sista arbetsdag.

Jobbet använder “>=” i stället för “==” för varje tröskel, så en avstämning som missade sin exakta dag (jobbavbrott, period som föregår funktionen) kommer ikapp vid nästa körning. Händelserna har deterministiska ID:n, så omkörningar skapar inga dubblettaviseringar.

Exempel: frånvaro över periodens slut

En månadsperiod som omfattar 1–31 augusti, med godkänd frånvaro från 24 augusti till 7 september:

När jobbet körs

Jobbet körs automatiskt och startar bara när det finns minst en väntande, redo eller försenad avstämning i arbetsytan.

Parametrar

Det här jobbet har inga parametrar.

Jobbresultat

Vem som aviseras

• Medarbetaren får deadlineaviseringen när perioden blir redo, därefter en förseningspåminnelse per arbetsdag tills de skickar in. De påminns aldrig på en ledig dag.
• Chefen ser den uteblivna inskickningen i Godkännanden från dagen efter att perioden tog slut, och i sitt dagliga Chefssammandrag. Detta styrs inte av någons kalender — en chef ser (och får e-post om) en saknad tidrapport för en medarbetare som fortfarande är på semester, och fortsätter se den tills medarbetaren är tillbaka och skickar in.
• En chef som är borta bör lägga upp en godkännandedelegering: sammandraget hålls tillbaka medan delegeringen är aktiv, ställföreträdarna får det i stället, och ett uppsamlande sammandrag kommer på chefens första arbetsdag tillbaka.

Livscykelhändelserna har också medarbetarens närmaste chef som mottagare — det är så chefens godkännandeinkorg fylls på vid en återuppbyggnad.

Felsökning