Fraværsregelverk

Fraværsregelverk definerer hvordan ferie og andre fraværsgoder opptjenes, brukes og forvaltes for dine ansatte.

Oversikt

Et fraværsregelverk samler reglene for én type fravær. Det peker normalt på en timebankkonto, som holder saldoen, men kontoen er valgfri (se nedenfor). Reglene dekker:

• Opptjening — Hvordan ansatte opptjener fravær over tid
• Bruk — Regler for hvordan tiden kan brukes
• Overføring — Hva som skjer med ubrukt tid ved årsslutt
• Utløp — Når opptjent tid utløper

Kom i gang

For å opprette et fraværsregelverk:

1. Gå til Innstillinger › Regelverk
2. Klikk på Legg til regelverk
3. Gi det et navn og velg en timebankkonto — eller la det være uten konto
4. Legg til opptjeningsplugins for å definere hvordan tid opptjenes
5. Legg eventuelt til regler for bruk, overføring og utløp
6. Klikk på Lagre

Fravær uten en timebankkonto

Noen typer fravær har ingen fast rettighet — det er ikke et antall dager å holde styr på. Det typiske eksempelet er fri etter avtale: et legebesøk, et bryllup, en flyttedag. Den ansatte må fortsatt søke, og en leder må fortsatt godkjenne, men ingen saldo telles.

La timebankkontoen stå tom for disse. Regelverket virker fortsatt der det betyr noe:

• Ansatte kan søke om det, og det vises i søknadsskjemaet som alle andre typer
• Godkjenningsregler gjelder — legg til Krever godkjenning som vanlig
• Fraværet vises i teamkalenderen og på timelisten

Hva det ikke får, fordi det ikke er noen saldo å holde styr på:

• Ingen regler for opptjening, overføring eller utløp
• Ingen rad i den ansattes årsoversikt

Du kan opprette så mange regelverk uten konto som du trenger — hvert enkelt er sin egen type fravær.

En saldo det aldri søkes om

Det motsatte av tilfellet over: en konto med en reell saldo og en reell bunngrense som ingen er ment å ta fridager av. En flekssaldo er det typiske eksempelet. Den vokser og synker etter hvert som en ansatt jobber mer eller mindre enn normen sin, og den avregnes ved slutten av hver periode — å bruke den på en fridag er ikke det den er til.

Slå av Kan søkes som fravær på regelverket. Saldoen fortsetter nøyaktig som før: den vises på dashbordet, på periodekortet i timelisten og i saldooversiktene, og bunngrensen gjelder fortsatt. Det som stopper, er søknaden:

• Den tilbys ikke i søknadsskjemaet, og forhåndsvelges aldri der
• Den tilbys ikke på timelisten, verken i fraværsraden eller i listen over aktiviteter som kan legges til
• Den vises ikke på fraværssiden eller i årsoversikten
• Den inngår aldri i en automatisk fordeling på flere kontoer
• En søknad mot den avvises

Fravær som allerede er søkt på typen før du slo av bryteren, er upåvirket — det kan fortsatt endres og kanselleres. Å slå av bryteren stopper nye søknader; det angrer ikke de gamle.

Når én konto ikke strekker til

En søknad kan trekke på flere kontoer — for eksempel de siste dagene av årets ferie og deretter avspasering. mTime foreslår selv fordelingen og tar kontoene i denne rekkefølgen:

1. Høyeste Forslagsprioritet først — 0 er den laveste
2. Deretter kontoen der saldoen utløper først, så ingenting går tapt
3. Deretter navnet

La alle prioriteter stå på 0, så avgjør utløpsdatoen. Slå på Foreslå aldri denne typen for å holde en type helt utenfor fordelingen; ansatte kan fortsatt velge den selv. Alle kontoenes faktiske saldo brukes før noen av dem tas i forskudd.

Fordelingen skjer i hele dager: en dag som den aktuelle kontoen ikke kan dekke fullt ut, går i sin helhet til neste konto, og det som er igjen på den første, blir stående ubrukt. Å dele én dag mellom to kontoer støttes ikke ennå. Ansatte kan endre forslaget i søknadsskjemaet.

Seksjoner

Hvordan forbruk av saldo fungerer

Når en godkjent fraværsperiode starter, trekker systemet saldo gradvis i stedet for alt på én gang. Perioden deles opp i mindre biter tilpasset den ansattes godkjenningsperiode for timelisten. Saldo forbrukes for den gjeldende biten, og de gjenstående planlagte dagene forbrukes etter hvert som hver bit kommer.

Saldo forbrukes etter FIFO (først inn, først ut) — de eldste opptjeningene brukes før de nyere. Dette er viktig når ulike opptjeninger har ulike utløpsdatoer.

Avslutte et fravær tidlig

Et fravær som allerede er i gang, blir ikke slettet når det avsluttes tidlig — det blir forkortet, og dagene som allerede er tatt ut, blir stående:

• Fravær med åpen slutt (for eksempel sykefravær) — fraværet avsluttes fra i dag. Se Tillat åpen slutt
• Fravær med fast varighet — de gjenstående dagene avbrytes, og eventuell allerede forbrukt saldo for disse dagene refunderes

Ansatte gjør dette fra fraværswidgeten på Dashbordet: avbryter du et fravær som har begynt, beholdes dagene som allerede er tatt ut, og fraværet avsluttes fra den første avbrutte dagen. En leder kan gjøre det samme på vegne av den ansatte.

Krever regelverket godkjenning, går endringen først til lederen, og fraværet står uendret til det er avgjort. Det når lederen som en avbrytelse i stedet for en annullering, slik at det er tydelig at dagene som allerede er tatt ut, beholdes.