Utleggstyper

Med utleggstyper kan de ansatte registrere utlegg sammen med timelisten sin. Den første typen er kjøring (kørsel): turer kjørt med den ansattes egen bil, regnet i kilometer og utbetalt via lønn.

Oversikt

Den ansatte registrerer hver tur på dagen den ble kjørt: dato, rute, kilometer, formål og en bekreftelse på at turen ble kjørt med egen bil. Det er dette den danske skattemyndigheten krever som dokumentasjon for kjøregodtgjørelse.

Turene følger timelisten:

• De godkjennes med timelisten. En tur hører til den timelisteperioden som dekker datoen. Lederen godkjenner periodens turer sammen med timene, så det er ingen egen godkjenning.
• De låses med timelisten. Når en periode er sendt inn, kan turene ikke endres. Gjenåpnes perioden, låses de opp.
• De utbetales via lønn. Når en periode godkjennes, sendes kilometerne til lønn. mTime sender kilometer, aldri et beløp: satsen per km settes på lønnsartene i lønnssystemet.

Et arbeidsområde uten utleggstyper ser ingen endring.

Før du starter

Tre ting avgjør hvem som kan registrere kjøring:

1. Den ansatte har et registreringsnummer. Kjøring tilbys bare ansatte som har Registreringsnummer på profilen sin. En administrator eller HR legger det inn på den ansatte, under Utvidet informasjon . De ansatte kan ikke legge det inn selv. Uten registreringsnummer ser de ikke typen i det hele tatt.
2. Den ansatte kan se typen. Typens Tilgjengelighet avgjør hvilke ansatte som kan bruke den, på samme måte som for aktiviteter.
3. Noen andre godkjenner den ansattes timelister. Ingen godkjenner sin egen kjøring. En periode med turer går til den ansattes leder eller, hvis den ansatte ikke har leder, til den som står for tur (se Hvem godkjenner). Det gjelder også når den ansattes ansettelsesvilkår ellers lar dem godkjenne sine egne timelister. En ansatt som er sin egen leder, eller som ingen andre kan godkjenne for, kan ikke registrere kjøring.

Opprette en utleggstype

1. Gå til Innstillinger › Utleggstyper
2. Klikk Legg til utleggstype
3. Under Generelt gir du typen et Navn (for eksempel Kørsel) og velger Art Kjøring . Arten kan ikke endres når typen er opprettet.
4. Under Tilgjengelighet velger du hvem som kan registrere den. En ny type gjelder ingen før du har gjort dette.
5. Under Krav velger du om en tur føres på et Prosjekt (Aldri , Valgfritt eller Påkrevd ), og hvilke dimensjoner den krever.
6. Under Satser angir du Årlig grense for høy sats (se nedenfor).
7. Under Integrasjoner legger du inn lønnsartene kilometerne sendes på.
8. Klikk Lagre

Når du lagrer en utleggstype for kjøring, legges også de to standardattributtene den trenger til, hvis de ikke finnes fra før: Registreringsnummer på ansatte og Arbeidsstedets adresse på organisasjonsenheter.

En utleggstype som de ansatte har registrert turer på, kan ikke slettes. Sett i stedet Tilgjengelighet til Ingen steder : typen tar da ikke imot nye turer, og de registrerte beholdes og kan fortsatt rettes.

Høy og lav sats

Den danske kjøregodtgjørelsen har en høy sats opp til 20 000 km per år og en lav sats over det. mTime teller hver ansatts kilometer per kalenderår og fordeler dem på to lønnsarter:

• Kilometer opp til Årlig grense for høy sats sendes på Lønnsart for høy sats .
• Resten sendes på Lønnsart for lav sats .

Fordelingen holdes nøyaktig for året, uansett i hvilken rekkefølge periodene godkjennes. Gjenåpnes en periode og turene rettes, sender neste godkjenning differansen som en fortegnsbestemt korreksjon, flyttet mellom de to lønnsartene hvis grensen nå havner et annet sted. Turer teller med i året de ble kjørt.

Sett grensen til 0, eller la lønnsarten for lav sats stå tom, for å sende alt på lønnsarten for høy sats.

Lønnssystemer

Det er Intega Løn som har satsen: hver av de to lønnsartene må gange antallet den mottar med sin sats i kr./km.

Adresser på en tur

Hvert stopp på en tur er en adresse, som kontrolleres når den skrives inn. I Danmark må postnummeret finnes, og stedet fylles ut: «Banegårdspladsen 1, 8000» blir «Banegårdspladsen 1, 8000 Aarhus C». I de fleste andre europeiske land kontrolleres formatet på postnummeret.

For å spare de ansatte for skriving foreslår hvert stopp adresser som kan velges med ett klikk:

• Hjem: den ansattes egen adresse, fra profilen. Den tilbys bare den ansatte selv, ikke den som registrerer på vegne av den ansatte.
• Arbeidssted: Arbeidsstedets adresse for den ansattes organisasjonsenhet, eller for den nærmeste enheten over som har en.
• Nylige stopp: adressene på den ansattes tidligere turer. Et nylig stopp på en enhets arbeidsstedsadresse vises som den enheten.
• Andre enheter: arbeidsstedsadressen til hver av de andre organisasjonsenhetene den ansatte kan se, de nærmeste i organisasjonskartet først.

Fyll derfor inn Arbeidsstedets adresse på lokasjonene og kontorene deres: under Innstillinger › Enheter åpner du en enhet og fyller den inn blant attributtene. Enhetene under arver den.

Feilsøking