Ansettelsesvilkår

Ansettelsesvilkår grupperer regelverket og standardverdiene som gjelder for ansatte: fraværsregelverk, tilleggsregelverk, arbeidstidsregelverk, helligdagskalender og arbeidstidsnorm.

Oversikt

Når du tildeler en ansatt til et ansettelsesvilkår, arver vedkommende alt regelverk og alle standardverdier konfigurert på det vilkåret. Dette lar deg administrere regler for grupper av ansatte ett sted i stedet for å konfigurere hver ansatt individuelt.

Et ansettelsesvilkår styrer:

• Fraværsregelverk — hvilke fraværstyper som er tilgjengelige, og hvordan saldoer opptjenes, brukes og utløper
• Tilleggsregelverk — rettigheter til tillegg
• Arbeidstidsregelverk — begrensninger på arbeidstid, automatiske registreringer og avregning av fleksitidssaldo
• Helligdagskalender — hvilke helligdager som gjelder
• Arbeidstidsnorm — forventet ukentlig arbeidstid

Administrere ansettelsesvilkår

1. Gå til Innstillinger › Ansettelsesvilkår
2. Bruk Legg til ansettelsesvilkår for å opprette et nytt vilkår
3. Bruk radhandlinger for å Rediger , Kopier , vise historikk eller Slett et eksisterende vilkår

Konfigurere et ansettelsesvilkår

Klikk Legg til ansettelsesvilkår eller Rediger på en eksisterende rad for å åpne vilkårsredigereren.

Grunnleggende informasjon

• Navn — identifiser vilkåret (for eksempel «Heltid» eller «Deltid 30t»)
• Beskrivelse — valgfrie detaljer om vilkåret

Arbeidstid

• Arbeidstidsnorm — standard forventet ukentlig arbeidstid for ansatte på dette vilkåret
• Helligdagskalender — kalenderen som brukes for ansatte som ikke har en angitt på ansettelsesnivå

Regelverk

Bruk regelverksseksjonene til å tildele regelverk til vilkåret:

Klikk Lagre når du er ferdig.

Flekskonto

Innstillingen Flekskonto navngir tidskontoen som holder en ansatts flekssaldo — den løpende differansen mellom arbeidet og forventet tid. Det er det entydige svaret på «hvilken konto er denne ansattes flekssaldo», uavhengig av hvordan den kontoen mates.

• Velg en hvilken som helst tidskonto målt i timer.
• Når den er satt, vises flekssaldoen på den ansattes periodekort på timelisten og på dashbordet, og i rapporten over kontobevegelser.
• Med bare en flekskonto og ingen avregningsregelverk overføres hver periodes fleks automatisk videre. Legg bare til et avregningsregelverk når du trenger tillegg, tak eller utbetalinger.

Timelønnsaktivitet

Innstillingen Timelønnsaktivitet er for timelønnede ansatte: den angir tilleggsaktiviteten som representerer deres betalbare arbeidstid.

• Velg en hvilken som helst aktivitet av typen tillegg (opprett først en under Innstillinger › Aktiviteter, f.eks. “Timearbeid”).
• Å velge den her tilsvarer nøyaktig å opprette en tilleggspolicy med telleren Arbeidede timer rettet mot aktiviteten — én logikk, to måter å slå den på. Dagens arbeidstimer (fravær unntatt) vises på aktivitetens rad i timelisten, på det åpne oppgjørets tillegg og på dashbordet.
• Ved godkjenning av oppgjøret fastfryses aktivitetens total på den godkjente perioden og rapporteres — når aktiviteten har en lønnsintegrasjons lønnskode — som den ansattes lønn. Regodkjenning av en endret periode rapporterer bare den fortegnsbestemte differansen; gjenåpning alene rapporterer ingenting.
• Ikke rett også en manuell Arbeidede timer-policy mot samme aktivitet: policyer legges sammen, så timene ville blitt telt dobbelt. Redigereren viser en advarsel når det skjer.

Godkjenning av timeliste

Konfigurer om ansatte må sende inn timelisten sin for godkjenning ved slutten av hver periode.

1. I vilkårsredigereren finner du seksjonen Godkjenning av timeliste
2. Velg en godkjenningsmodus:
   • Ingen — ingen godkjenningsflyt
   • Bare ansatt — den ansatte sender inn, og perioden godkjennes automatisk
   • Leder påkrevd — den ansatte sender inn, deretter må en leder godkjenne eller avvise
3. Velg godkjenningsperiode: ukentlig, hver fjortende dag eller månedlig
4. Klikk Lagre

Se Timelistesammendrag for hele arbeidsflyten (sende inn, gjenåpne, prosjekter med flere godkjennere, administratoroverstyringer) og Godkjenninger for lederens innboks.

Arbeidstidsnorm

Arbeidstidsnormen bestemmer hvor mange timer per uke en ansatt forventes å arbeide, og hvordan disse timene fordeles over ukedagene. Du kan også definere normer som strekker seg over flere uker, for eksempel for å håndtere vekslende turnuser. Systemet løser normen ved hjelp av tre lag, som sjekkes i denne rekkefølgen:

1. Ansettelsesoverstyring — en verdi satt direkte på en individuell ansettelse (høyest prioritet)
2. Standard for ansettelsesvilkår — verdien konfigurert på vilkåret tildelt ansettelsen
3. Standard ukentlig arbeidstid for arbeidsområdet — den organisasjonsomfattende grunnlinjen

Systemet bruker den første verdien det finner. Dette betyr at de fleste ansatte bruker standarden for vilkåret, og du setter bare en ansettelsesoverstyring for unntak som deltidskontrakter.

Angi normverdier

Du kan skrive inn ukeverdien som desimaltimer (for eksempel 20 eller 29,6) eller som timer og minutter (for eksempel 20:00 eller 29h36), i samsvar med din tidsformatinnstilling — det andre formatet vises grått ved siden av, og på uke- og totallinjene.

Kontraktstimer lagres alltid på minuttet, og derfor viser dag-for-dag-cellene bare timer og minutter: en desimal per dag er som regel en avrundet visning av de lagrede minuttene, så en dag på 7h40 ville stå som 7,67 selv om den egentlig er 7,666… timer. Se Timer & minutter kontra desimaltimer for hvorfor vi anbefaler å definere normer i hele minutter.

Sette standard ukentlig arbeidstid for arbeidsområdet

Dette er heltidsgrunnlinjen for organisasjonen din og brukes til FTE-beregninger.

1. Gå til Admin › Arbeidsområde
2. I seksjonen Generelt finner du Standard ukentlig arbeidstid
3. Skriv inn ukentlig arbeidstid for heltid (for eksempel 37:00)

Sette standardnorm for vilkår

1. Gå til Innstillinger › Ansettelsesvilkår
2. Åpne et eksisterende vilkår eller opprett et nytt
3. I Arbeidstid velger du Tilpasset under Arbeidstidsnorm, og skriver deretter inn ukentlig arbeidstid under Timer per uke
4. For å variere arbeidstiden per dag slår du på Fordel på dager . Den ukentlige totalsummen fordeles jevnt over arbeidsdagene. Derfra kan du:
   • Klikke på et dagnavn for å inkludere eller ekskludere det — totalsummen fordeles på nytt over de gjenværende arbeidsdagene (ekskluderte dager vises overstrøket)
   • Skrive direkte inn i en dag for å sette ulik arbeidstid
   • Bruke Fordel jevnt for å tilbakestille til en jevn fordeling
5. Klikk Lagre

Alle ansatte tildelt dette vilkåret vil bruke denne verdien med mindre de har en overstyring på ansettelsesnivå.

Overstyre normen på en individuell ansettelse

Bruk dette bare når en ansatts ukentlige arbeidstid avviker fra standarden for vilkåret.

1. Gå til Organisasjon › Ansatte
2. Åpne ansattprofilen
3. I Ansettelser redigerer du den relevante ansettelsen
4. Velg riktig Ansettelsesvilkår
5. Under Arbeidstidsnorm velger du Tilpasset (i stedet for Standard norm , som beholder den arvede standarden) og skriver inn overstyringsverdien. Slå på Fordel på dager hvis arbeidstiden varierer per dag.
6. Klikk Ferdig , deretter Lagre på ansattprofilen

Feilsøking