Oppbevaring av ansattdata
Slett automatisk data for ansatte som forlot organisasjonen for lenge siden, slik at du bare oppbevarer persondata så lenge du trenger dem.
Oversikt
Dataoppbevaring lar deg sette opp en enkel regel: slett en ansatts data et antall år etter at vedkommende har sluttet. Når regelen er konfigurert, tar mTime seg av resten — det er ingenting du må kjøre manuelt. Det hjelper deg med å overholde GDPRs prinsipp om dataminimering og dine egne oppbevaringsplikter, uten å rydde opp i gamle registreringer manuelt.
Regelen gjelder ansatte som helt har sluttet (deres siste ansettelse er avsluttet), eller som er opprettet uten noen gang å ha vært ansatt. Ansatte med en nåværende eller kommende ansettelse berøres aldri.
Konfigurer oppbevaringsperioden
- Gå til
- Finn innstillingen Employee Data Retention (years)
- Skriv inn antall år ansattdata skal oppbevares etter at den ansatte har sluttet
- Klikk på Lagre
Standardverdien er 5 år. Sett den til 0 for å oppbevare ansattdata på ubestemt tid (ingen automatisk sletting).
Slik fungerer automatisk sletting
Sletting skjer i to trinn, slik at det alltid er tid til å angre en feil.
Trinn 1 — Flyttet til papirkurven
Når en ansatt har vært sluttet lenger enn oppbevaringsperioden, flytter mTime vedkommende til papirkurven, akkurat som om en administrator hadde slettet dem. De blir der i 30 dager, hvor du kan gjenopprette dem om nødvendig.
Datoen det regnes fra, er:
- sluttdatoen for deres siste ansettelse, for ansatte som har sluttet, eller
- deres opprettelsesdato, for ansatte som aldri har vært ansatt.
Trinn 2 — Slettet permanent
Etter 30 dager i papirkurven blir den ansatte slettet permanent. Det fjerner kortet deres, tidsregistreringer, saldoer og historikk. Den tilknyttede brukerkontoen anonymiseres slik at den ikke lenger kan identifiseres.
Sikkerhetstiltak
mTime sletter aldri automatisk en ansatt som:
- har en nåværende eller kommende ansettelse, eller
- fortsatt er angitt som leder for noen (for ikke å la et team stå uten ledertilknytning).
Hvis du må fjerne en slik ansatt, må du først flytte de underordnede til en annen leder eller avslutte ansettelsen.
Eksporter fra arbeidsområdet
Dataeksporter fra arbeidsområdet er fullstendige øyeblikksbilder som kan inneholde persondata. Eksportfiler som er eldre enn oppbevaringsperioden, slettes automatisk fra lageret, mens selve eksportoppføringen beholdes og merkes Utløpt, slik at du beholder en oversikt over at eksporten har eksistert.
Relatert dokumentasjon
- Retningslinjer for datasletting — fullstendige frister for oppbevaring og sletting
- Slett arbeidsområde — fjerning av et helt arbeidsområde
- Dataeksport — eksport av data før de slettes