Manglende tidsregistrering
Utløses når en ansatt har arbeidsdager uten tidsregistrering i den timelisteperioden som fortsatt er åpen.
Alt denne e-posten sier, står allerede på den ansattes egen timeliste, og mTime purrer allerede på en timeliste som ikke er sendt inn når perioden er over. Det denne utløseren tilfører, er tidlighet: en glemt mandag kommer fram mens den ansatte fortsatt husker hva de gjorde, i stedet for fem uker senere når perioden er forfalt.
Når den bør brukes
Bruk den der tidsregistrering danner grunnlag for lønn eller fakturering, og der et hull oppdaget ved månedsslutt er dyrt å rekonstruere. Send den til den ansatte — det er de som kan rette det.
Å sende den til ledere eller HR fungerer også, men hver berørt ansatt gir en separat e-post, og i motsetning til sykefraværsovervåkingen kan denne utløseren utløses for mange personer samme morgen.
Parametere
| Parameter | Beskrivelse | Standard |
|---|---|---|
| Minste antall manglende dager | Hvor mange arbeidsdager uten tidsregistrering som må samle seg i perioden før e-posten sendes. | 1 |
| Kulansedager | Hvor mange ekstra dager det ventes før en dag regnes som manglende. En dag kan først vurderes når den er over, så 0 betyr allerede “rapportert morgenen etter dagen selv” — hver ekstra dag gir den ansatte tilsvarende lengre tid til å ta igjen. | 1 |
Slik virker det
Hver natt går mTime gjennom arbeidsdagene i hver ansatts åpne timelisteperiode, fram til kulansegrensen, og teller dem uten registrert tid. Når antallet når grensen, sendes varselet.
Det sendes én gang per periode. Uansett hvor mange dager som mangler etterpå, følger ingen ny e-post — og neste periode kan sende igjen.
En dag telles ikke med når:
- den er en helligdag, eller den ansatte ikke har normtimer den dagen
- fravær dekker den, enten det er godkjent, planlagt eller registrert
- den gjeldende arbeidstidspolicyen bevisst tillater manglende registreringer
- den hører til en periode den ansatte allerede har sendt inn, der ingenting kan endres likevel
Om en innsjekk alene gjør rede for en dag, avgjøres av arbeidstidspolicyen, ikke av denne utløseren: etter standardregelen er en innsjekk nok, mens en policy med begrensningen Obligatorisk tidsregistrering rapporterer dagen selv om den ansatte har sjekket inn.
Melding
Hvis emne og tekst står tomme, sendes:
{employee_name} har {missing_days} dag(er) uten tidsregistrering
{employee_name} har {missing_days} arbeidsdag(er) uten tidsregistrering i {period}: {missing_dates}.
Tilgjengelige variabler: {employee_name}, {workspace_name}, {date}, {missing_days} (antallet), {missing_dates} (selve datoene) og {period}.
Eksempler
Minn folk på enhver glemt dag
- Legg til et varsel og velg utløseren Manglende tidsregistrering
- La Minste antall manglende dager stå på 1
- Slå på Ansatt som mottaker
Purr bare på dem som er reelt bak
- Sett Minste antall manglende dager til 3
- Slå på Ansatt , og Leder hvis noen skal følge opp
Feilsøking
| Problem | Løsning |
|---|---|
| Ingenting sendes noen gang | Sjekk at de ansatte har en åpen timelisteperiode som dekker dagene det gjelder — en periode som allerede er sendt inn eller godkjent, rapporteres aldri. |
| En dag med innsjekk men uten registrering rapporteres ikke | Etter standardregelen gjør en innsjekk rede for dagen. Legg begrensningen Obligatorisk tidsregistrering til arbeidstidspolicyen for å kreve en faktisk registrering. |
| Dager arbeidsområdet bevisst unntar, rapporteres | Sjekk om arbeidstidspolicyen fortsatt har markøren som tillater manglende registreringer. |
| Ingen ny e-post selv om flere dager mangler | Forventet: én e-post per periode. Neste periode sender igjen. |
| Ansatte får beskjed om dager som fylles automatisk | Øk Kulansedager til 1 eller mer slik at den nattlige utfyllingen kommer først. |