Fraværsaktivitet brukt

Utløses når en ansatt registrerer fravær på en av fraværsaktivitetene dere har valgt.

Der de andre sykefraværsutløserne følger med på alt sykefravær og utløses på hvor mye det er, følger denne med på noen få utvalgte fraværsaktiviteter og utløses på at en av dem i det hele tatt ble brukt. Det gjør den til utløseren for de spesielle aktivitetene en arbeidsplass holder for seg selv — omsorgsdager, yrkesskade, en aktivitet for langtidssykdom — der selve den første registreringen er det HR trenger å vite.

Når du bør bruke den

Bruk den når en bestemt fraværsaktivitet utløser en plikt i det øyeblikket den brukes: en melding som skal sendes, en sak som skal opprettes, en refusjon som skal kreves, en henvisning til bedriftshelsetjenesten. Send den til en felles HR-adresse, til lederen eller begge deler.

For “dette fraværet har nå vart i 30 dager”, bruk Sammenhengende sykedager. For “denne personen har gjentatte korte fravær”, bruk Sykedager i periode.

Parametere

Listen viser fraværsaktivitetene deres — de et fravær kan registreres på, som settes opp under Innstillinger › Aktiviteter. En rådgivning uten valgte aktiviteter sender ingenting; den faller aldri tilbake til å rapportere alt fravær.

Slik virker den

Hver natt ser mTime etter fravær på de valgte aktivitetene som begynte de siste dagene, og sender én melding per fravær.

Noen få regler avgjør hva som teller:

• Fraværet rapporteres når det begynner, ikke mens det pågår. Et fravær på én dag rapporteres natten etter, når den ansatte allerede er tilbake — og det er nettopp poenget, for enkeltdager er det meste av det disse aktivitetene registrerer.
• Helger, helligdager og andre ikke-arbeidsdager bryter ikke et fravær. Borte fredag og igjen mandag er ett fravær som begynner fredag, ikke to.
• En arbeidsdag tilbake på jobb starter et nytt fravær. Borte mandag, på jobb tirsdag, borte igjen onsdag er to fravær og sender to meldinger.
• Hver valgt aktivitet følges for seg. Bytter et pågående fravær til en valgt aktivitet underveis, begynner et nytt fravær den dagen byttet skjer — og det gjør et bytte fra én valgt aktivitet til en annen også: vanlig sykdom som blir langtidssykdom på torsdagen, rapporteres på torsdagen, selv om personen ikke var tilbake på jobb imellom. Det er som regel den viktigste meldingen.
• Fravær som begynte for mer enn noen få dager siden, rapporteres ikke. Et fravær som tilbakedateres langt, utløser ikke rådgivningen.

Hvert fravær gir én e-post, uansett hvor lenge det så varer.

Fravær ført rett på timelisten teller akkurat som et forespurt fravær, og et fravær som fortsatt venter på godkjenning teller også — den ansatte er borte uansett.

Hvem den når

Det finnes ingen egen innstilling for “bare visse ansatte”. Fraværsaktiviteter styrer allerede hvem som får bruke dem, under Innstillinger › Aktiviteter — så å følge med på en aktivitet er å følge med på nøyaktig de personene som har tilgang til den. Rådgivningens egen Ansatte-seksjon kan fortsatt brukes hvis dere vil snevre inn ytterligere.

Melding

Lar dere emne og tekst stå tomme, sendes:

{employee_name} har registrert {activity_name}

{employee_name} registrerte fravær på {activity_name}, med start {start_date}.

Tilgjengelige variabler: {employee_name}, {workspace_name}, {date}, {activity_name} (fraværsaktiviteten som ble brukt) og {start_date} (fraværets første dag).

Følger dere med på flere aktiviteter, navngir {activity_name} den fraværet begynte på, så én rådgivning kan dekke en hel familie av dem og likevel si hvilken som ble brukt.

Aktiviteten navngis på arbeidsområdets språk, likt for alle mottakere — så en melding til en ansatt, lederen deres og en felles HR-adresse leses likt.

Eksempler

Yrkesskade oppretter en sak

1. Legg til en rådgivning og velg utløseren Fraværsaktivitet brukt
2. Under Fraværsaktiviteter velger dere yrkesskadeaktiviteten
3. Under Mottakere legger dere til HR-adressen

HR hører om hvert yrkesskadefravær morgenen etter at det registreres, én gang hver.

Omsorgsdager til lederen

1. Legg til en rådgivning med samme utløser
2. Velg omsorgsaktivitetene under Fraværsaktiviteter
3. Slå på Leder som mottaker

Feilsøking