Varsler

Varsler sender automatiske e-poster når en betingelse gjelder for ansatte — ad hoc HR-oppfølging som ikke er knyttet til en bestemt mTime-flyt.

Oversikt

Et varsel kombinerer fire ting:

• En utløser — betingelsen som utløser varselet, sjekkes én gang daglig
• Ansatte — hvilke ansatte varselet gjelder for, etter land, organisasjonsenhet eller ansettelsesvilkår
• Mottakere — hvem som mottar e-posten: den ansatte, lederen deres og/eller eksterne adresser (f.eks. en delt HR-innboks)
• En melding — e-postens emne og tekst, med plassholdere som fylles ut per ansatt

Varsler sendes kun som e-post; de vises ikke som varslinger i mTime. Når en utløser treffer flere ansatte, gir hver ansatt sin egen e-post — en leder med fem berørte medarbeidere mottar fem separate meldinger.

Opprett et varsel

1. Gå til Innstillinger › Varsler
2. Klikk på Legg til varsel
3. Angi et Navn og en valgfri Beskrivelse
4. Under Utløser velger du betingelsen og fyller ut innstillingene dens
5. Under Ansatte velger du hvem varselet gjelder for — Overalt dekker alle ansatte, eller avgrens etter land, organisasjonsenhet eller ansettelsesvilkår, med valgfrie unntak
6. Under Mottakere slår du på Ansatt og/eller Leder , og legger til eventuelle eksterne e-postadresser
7. Under Melding skriver du emne og tekst — klikk på en variabel som {employee_name} for å sette den inn
8. Klikk på Lagre

Et nytt varsel gjelder ingen før du har konfigurert delen Ansatte — det kan derfor ikke ved et uhell sende e-post til hele arbeidsområdet ditt.

Utløsere

Hvert varsel har nøyaktig én utløser. Utløseren bestemmer også hvor ofte varselet kan sendes på nytt: hver utløsning har en naturlig identitet (for en fast dato er det selve datoen, for en sykefraværsoppfølging er det fraværet), og hver ansatt får maks én e-post per utløsning — senere sjekker gjentar ikke e-posten.

Mottakere og melding

Emne og tekst er ren tekst med plassholdere i krøllparenteser. {employee_name}, {workspace_name} og {date} er alltid tilgjengelige; den valgte utløseren kan legge til flere. Ukjente plassholdere avvises når du lagrer, så en skrivefeil når aldri noens innboks.

Bryteren Bruk utløserens standardmelding avgjør hva som sendes. Er den på, sender mTime utløserens egen melding og oversetter den for hver mottaker; hver utløsers side viser hva den meldingen sier. Slå den av for å skrive din egen — feltene starter med standardteksten, så du redigerer i stedet for å begynne på nytt.

Eksterne adresser mottar e-posten på arbeidsområdets standardspråk. En ansatt uten leder hopper ganske enkelt over leder-e-posten.

Aktivering

Datoene Aktiv fra / Aktiv til i delen Generelt styrer når varselet kjører — det finnes ingen separat av/på-bryter:

• Ingen datoer: varselet er alltid aktivt
• En startdato i fremtiden: varselet Venter og begynner å kjøre på den datoen
• En sluttdato i fortiden: varselet er Avsluttet og kjører ikke lenger

For å pause eller avvikle et varsel setter du sluttdatoen. Statuskolonnen i listen viser alltid gjeldende tilstand, og listen filtrerer som standard på Aktive og Ventende varsler.

Forhåndsvisning

Delen Forhåndsvisning svarer på spørsmålet du ellers først får svar på neste morgen: hvem ville dette varselet sende e-post til, og hva ville de få? Velg en periode og kjør — ingenting sendes, og ingenting registreres.

Overskriften er antallet: hvor mange ansatte ville få en e-post, og hvor mange e-poster det blir. Se detaljer åpner oversikten — hver e-post som ville blitt sendt, med den ansatte det gjelder, ansettelsesvilkårene, mottakeren og datoen, og med selve meldingen øverst, der plassholderne allerede er fylt ut med den ansattes egne verdier.

Hver mottaker er merket med hva som ville skjedd:

Mottakere som ikke kan nås vises med vilje: en leder-e-post du trodde var satt opp, men som stille går ingen steder, er nettopp det forhåndsvisningen finnes for å avsløre.

Forhåndsvisningen kjører mot det som står på skjermen, lagret eller ikke, så du kan prøve en annen utløser, målgruppe eller melding og kjøre på nytt før du binder deg. En periode kan spenne over høyst tre måneder, og bare den delen som ligger innenfor aktiveringsvinduet evalueres — er resultatet kortere enn perioden du valgte, sier forhåndsvisningen fra.

Finner forhåndsvisningen ingen, forteller den hvilket trinn som er årsaken: at utløseren ikke utløses i perioden, at målgruppen utelukker alle den utløses for, eller at ingen har en adresse som kan nås.

Feilsøking

Start med rapporten Varslings-e-poster: den viser alle varslings-e-poster som er sendt, og for dem som ikke ble sendt, årsaken.