Timelisteoppgjør

Hvordan en fullført periode låses, sendes til godkjenning og låses opp igjen — inkludert prosjekter med flere godkjennere og administratoroverstyringer.

Oversikt

Et oppgjør er én periode av en ansatts timeliste (en uke, to uker eller en måned, avhengig av ansettelsesvilkåret). Når perioden er over, beveger oppgjøret seg gjennom en liten livssyklus:

Statusen styrer hva den ansatte ser på timelisten (periodekortet over rutenettet), hva som vises i Godkjenninger-innboksen, og hvilke handlinger som er tilgjengelige.

Sende inn timelisten din

Når perioden er over, vises et periodekort over timelisterutenettet:

Kortet viser periodedatoene, statusen og en Send inn -knapp når perioden er klar.

Slik sender du inn:

1. Åpne Timeliste og naviger til perioden du vil sende inn.
2. Klikk Send inn på periodekortet. Oppgjørsdetalj-arket åpnes.
3. (Valgfritt) legg til et notat til godkjenneren din i Notat-feltet.
4. Klikk Send inn for å bekrefte.

Når perioden er sendt inn, er den låst: cellene blir skrivebeskyttet til godkjenneren avgjør.

Sende inn på nytt etter en gjenåpning

Hvis en godkjenner gjenåpnet perioden din, viser periodekortet Gjenåpnet, og Send inn -knappen viser nå Send inn på nytt .

Når du sender inn på nytt, vises et Notat (påkrevd)-felt i oppgjørsarket — du må kort forklare hva som har endret seg siden gjenåpningen før du sender inn på nytt. Godkjenneren ser dette notatet sammen med den opprinnelige gjenåpningsårsaken.

Oppgjørsarket

Når du klikker på periodekortet, åpnes Oppgjørsdetalj, det samme arket som godkjenneren din ser i innboksen. Det samler alt om perioden:

Arket viser:

• Periodesammendrag — arbeidede timer, forventede timer, arbeidsdager og fleksblokken (generert denne perioden, avregning, saldo før / etter).
• Tillegg (når relevant) — totaler for eventuelle tilleggskontoer som avregnes på denne perioden.
• Kontobevegelser — inngående, opptjeninger, forbruk og utgående for hver saldo oppgjøret berører.
• Prosjektgodkjenninger — én rad per prosjekt som krever ledergodkjenning (se Oppgjør med flere godkjennere nedenfor). Bare synlig når oppgjøret har prosjekter med Krev ledergodkjenning slått på.
• Historikk — hendelser for innsending, godkjenning og gjenåpning med aktørens navn og årsak. Den nyeste hendelsen løftes til toppen slik at det siste notatet leses først.
• Knapper for Send inn / Godkjenn / Gjenåpne nederst, avhengig av status og rollen din.

Ledergodkjenning

Om en leder må godkjenne i det hele tatt, avhenger av ansettelsesvilkåret:

• Ingen godkjenning — innsendte oppgjør godkjennes automatisk umiddelbart. Perioden lukkes og saldoer avregnes uten noe lederstrinn.
• Bare ansatt — som ovenfor; den ansattes innsending er det siste trinnet.
• Leder påkrevd — innsendte oppgjør venter på den ansattes personalleder. De vises i lederens Godkjenninger-innboks.

Personallederen godkjenner fra innboksen — se Godkjenninger for innboksflyten. De kan også åpne oppgjørsarket direkte for å se den samme fullstendige detaljen som den ansatte ser.

Oppgjør med flere godkjennere

Når en ansatt fører tid på et prosjekt der innstillingene har Krev ledergodkjenning slått på, må også det prosjektets leder godkjenne oppgjøret.

Resultatet er et oppgjør med flere godkjennere: personallederen og hver enkelt prosjektleder hvis prosjekt har minutter i perioden må alle godkjenne før oppgjøret lukkes.

Panel for prosjektgodkjenninger

Oppgjørsarket viser et Prosjektgodkjenninger-panel som lister, per prosjekt:

• Prosjektnavnet (med et hakemerke når det prosjektets godkjenner har signert).
• Godkjennerens navn.
• Totalt antall minutter ført på det prosjektet for perioden.

Listen er frosset på innsendingstidspunktet — å legge til eller fjerne en prosjektleder senere endrer ikke hvem som må godkjenne det åpne oppgjøret.

Mellomliggende godkjenninger

Hver prosjektleder godkjenner bare sine egne prosjekter. Oppgjøret forblir i Venter på godkjenning til hver nødvendige godkjenner har signert; bare den endelige godkjenningen får det over i Godkjent. Den ansatte varsles bare én gang, ved den endelige godkjenningen.

Hvis en prosjektleder er inaktiv på innsendingstidspunktet, eskalerer systemet automatisk til vedkommendes egen leder. Hvis ingen aktiv godkjenner kan finnes i det hele tatt, fjernes prosjektet fra godkjenningssettet slik at oppgjøret ikke blokkeres på ubestemt tid.

Godkjenne på vegne av en prosjektleder

Administratorer for arbeidsområdet og personalledere kan ferdigstille et oppgjør selv når de ikke selv er en navngitt godkjenner. Godkjenn-knappen i oppgjørsarket viser da Godkjenn på vegne .

Når oppgjøret har flere ventende godkjennere, vises en Godkjenn på vegne av-seksjon over knappen:

• Hver gjenstående godkjenner som fortsatt venter, listes med rollen sin (personalleder eller prosjektleder). Alle er avkrysset som standard — ett klikk på Godkjenn på vegne ferdigstiller oppgjøret.
• Fjern haken på navn for å godkjenne på vegne av bare et utvalg. De gjenstående godkjennerne forblir ventende og må handle selv.

Når bare én godkjenner venter, utelates seksjonen — å klikke Godkjenn på vegne godkjenner på vegne av den ene godkjenneren.

Handlingen registreres i historikken som Godkjent av (på vegne) slik at revisjonssporet forblir tydelig.

Gjenåpne et oppgjør

Hvis noe er galt med en innsendt periode, kan en godkjenner gjenåpne den i stedet for å godkjenne. Gjenåpning låser opp perioden for den ansatte slik at de kan rette oppføringer og sende inn på nytt.

Gjenåpne et innsendt oppgjør

Enhver ventende godkjenner kan gjenåpne. Fra oppgjørsarket klikker du Gjenåpne . En dialog vises som ber om en årsak:

• En Årsak er obligatorisk. Den leveres til den ansatte med gjenåpningsvarselet og vises øverst i oppgjørets historikk.
• Oppgjøret går tilbake til Klar (eller Forfalt hvis fristen har passert). Settet med ventende godkjennere tømmes — når den ansatte sender inn på nytt, beregnes godkjennersettet på nytt.

Gjenåpne et godkjent oppgjør

En administrator for arbeidsområdet kan også gjenåpne et oppgjør som allerede er godkjent — for eksempel for å rette en bokføringsfeil i ettertid. Flyten er identisk (obligatorisk årsak), og eventuelle saldobevegelser som ble avregnet ved godkjenning, reverseres.

Administrator: sende inn på vegne av en ansatt

Administratorer for arbeidsområdet med riktig omfang kan sende inn en periode på vegne av en ansatt — nyttig når den ansatte er på langvarig fravær, har sluttet i selskapet eller rett og slett har glemt det.

Slik fungerer det:

1. Fra Timeliste bytter du til den ansattes timeliste ved hjelp av ansattvelgeren øverst på siden.
2. Åpne periodekortet. Oppgjørsarket åpnes i på vegne-modus.
3. Innsendingsnotatet viser nå Årsak (påkrevd) — du må forklare hvorfor du sender inn på vegne av den ansatte.
4. Klikk Send inn på vegne .

Den ansatte mottar et varsel — sendte inn timelisten din for — inkludert årsaken du oppga. Historikken viser hendelsen som Innsendt av (på vegne).

Administratorer kan også sende inn en fortsatt ventende periode (en der perioden ikke er over ennå) under den samme flyten. Årsaken er fortsatt obligatorisk.

Varsler

Varslene som timelistegodkjenninger genererer:

Varsler avdupliseres per (hendelse, oppgjør, mottaker): gjentatt aktivitet på det samme oppgjøret oversvømmer ikke innboksen.

Konfigurasjon

Godkjenningsatferd konfigureres på to steder:

• Ansettelsesvilkår — styrer om ledergodkjenning kreves i det hele tatt, og periodelengden (ukentlig / annenhver uke / månedlig). Se Ansettelsesvilkår.
• Prosjekter — styrer signatur per prosjekt via bryteren Krev ledergodkjenning. Se Prosjekter.