Sykefravær

Følg sykefraværet med nøkkeltallene HR rapporterer på: fraværsprosent, hvor ofte ansatte er syke, hvor lenge periodene varer, og Bradford-faktoren.

Sykdom er helseopplysninger, så rapporten krever også tilgang til sensitive fraværsopplysninger: ledere ser den for sine egne medarbeidere og administratorer for alle. En rolle som kan lese rapporter, men ikke sensitive fraværsdata, for eksempel Skrivebeskyttet, kan ikke åpne den.

Oversikt

Sykefraværsrapporten besvarer spørsmålene som dukker opp i sykefraværsoppfølgingen:

• Hvor mye arbeidstid mister vi til sykdom, per avdeling og per ansatt?
• Hvem har et uvanlig mønster med hyppige korte fravær?
• Hvem er ofte syk rett før eller etter en helg?
• Hvor mye av sykefraværet vårt er korttids-, og hvor mye er langtidsfravær?
• Hvordan er én måned sammenlignet med en annen?

Naviger til Rapporter › Sykefravær i sidemenyen.

Perioden er som standard Siste 12 måneder — vinduet sykefraværstall, og særlig Bradford-faktoren, vanligvis leses over. Du kan endre den som på alle andre rapporter.

Hva som teller som sykdom

Rapporten teller tid registrert på fraværsaktiviteter der Kategori er Sykdom . Kategorien settes per aktivitet under Innstillinger › Aktiviteter, så hvis en aktivitet mangler i denne rapporten, sjekk kategorien først. Ferie og annet fravær påvirker aldri disse tallene.

Sykdom teller bare på dager den ansatte var planlagt å jobbe. Sykefravær registrert i en helg, på en helligdag eller på en deltidsansatts fridag ses det bort fra — ingen arbeidstid gikk tapt.

Filtrering

I tillegg til fellesfiltrene (periode, avdeling, leder, ansettelsesvilkår) kan du avgrense etter:

• Aktiviteter — én eller flere spesifikke sykdomsaktiviteter (tom = alle). Bare aktiviteter med kategorien sykdom tilbys; velger du en overordnet aktivitet, tas de underliggende med.

Sykefraværsperioder

En periode (eller episode) er ett sammenhengende sykefravær, uansett hvor mange dager det dekker. Perioder er det som gjør hyppighet sammenlignbar: fem separate fravær på to dager er et helt annet bilde enn ett fravær på ti dager, selv om begge koster ti dager.

mTime bygger perioder ut fra den ansattes egen arbeidskalender. To sykedager hører til samme periode når de eneste dagene mellom dem er dager den ansatte likevel ikke skulle jobbe. En dag tilbake på jobb avslutter alltid perioden, og et langt opphold starter alltid en ny.

To innstillinger bak knappen Periodeinnstillinger lar deg matche din egen praksis:

• Korttids (dager) — perioder med dette antallet sykedager eller mindre teller som korttidsfravær, lengre som langtidsfravær. Standard 5.
• Bro (dager) — hvor mange av den ansattes egne fridager én periode kan strekke seg over. Standard 3, som bygger bro over en helg pluss én tilstøtende helligdag, men ikke en hel arbeidsuke.

Et eksempel med standardverdiene: en som er syk fredag og påfølgende mandag har én periode på to sykedager, fordi bare helgen ligger mellom. Hadde personen jobbet mandagen og vært syk igjen tirsdagen, er det to perioder.

Gruppere resultatene

Kontrollen Grupper etter bestemmer hva hver rad representerer. Velg en vilkårlig kombinasjon av:

• Org.-enhet
• Ansatt (legger også til en kolonne med ansettelsesvilkår)
• Land (vises bare hvis arbeidsplassen din bruker arbeidsland)
• Måned

Hver rad er én kombinasjon av de valgte grupperingene — grupper etter Ansatt (standard) for en oversikt per person, etter Org.-enhet for å sammenligne avdelinger, eller etter Org.-enhet og Måned sammen for å følge en avdeling over tid. Fjern alle grupperinger for å få én samlet linje.

Det går ikke an å gruppere etter dag: perioder og Bradford-faktoren beskriver en rekke dager og sier ingenting om én enkelt dato. Vil du se sykefraværet per dag eller per ukedag, bruker du Fraværsoversikt med kategorifilteret satt til sykdom.

Rader vises bare der det var minst én sykedag, så tabellen holdes kort. Ansatte uten sykefravær teller likevel med i fraværsprosenten for avdelingen eller måneden sin — en avdelings prosent er tapt tid av den planlagte tiden til alle i den, ikke bare til dem som var syke.

Radene sorteres etter Bradford-faktor, høyest først, slik at de mest markante mønstrene ligger øverst. Klikk på en kolonneoverskrift for å sortere annerledes.

Slik leses kolonnene

Sykedager og Tapte dager besvarer to ulike spørsmål, og halve dager er der de skilles. En halv sykedag er én sykedag — personen var syk den dagen, og det er det hyppighet, gjennomsnittlig varighet og Bradford-faktoren handler om — men bare en halv dag tapt, og det er det fraværsprosenten handler om. En enkelt dag teller aldri som mer enn en hel dag tapt, uansett hvor mye som registreres på den.

Bradford-faktoren

Bradford-faktoren er det klassiske HR-tallet for å oppdage forstyrrende fraværsmønstre. Den multipliserer antallet perioder, kvadrert, med det totale antallet sykedager:

Bradford = perioder × perioder × sykedager

Kvadreringen av antallet perioder er hele poenget: hyppige korte fravær får en langt høyere verdi enn ett langt fravær av samme totale lengde.

Over ansattnivå — på en rad for en avdeling eller måned — er tallet gjennomsnittet av verdiene til de ansatte i gruppen som hadde sykefravær, slik at en stor avdeling ikke straffes for størrelsen sin. En periode teller med i måneden den første sykedagen faller i.

Fordi verdien vokser med lengden på vinduet, bør du bare sammenligne Bradford-tall lest over samme periode. Se på en høy verdi som en grunn til en samtale, ikke som en konklusjon.

Sykefravær inntil helg

Kolonnen Inntil helg hjelper deg med et spørsmål som ofte dukker opp i sykefraværsoppfølgingen: er noen jevnlig syk på en fredag eller en mandag, slik at helgen blir en langhelg?

Tallet vises som x av y:

• y er antallet enkeltstående sykedager — perioder på bare én sykedag. En sykedag på fredag og en på påfølgende mandag teller også med, samlet som én gang, fordi det er det tydeligste eksempelet på mønsteret.
• x er hvor mange av dem som lå rett før eller etter den ansattes helg.

Lengre perioder holdes utenfor, slik at en lang sykdom ikke skjuler mønsteret.

Helgen følger den ansattes egen arbeidsplan. For de fleste er dagene inntil helgen fredag og mandag, men for en som aldri jobber på fredager, er det torsdag, og for en som aldri jobber på mandager, er det tirsdag. En helg som blir forlenget av helligdager, teller også — en sykedag onsdag før påske ligger inntil en helg, fordi skjærtorsdag og langfredag er helligdager.

Les tallet med forsiktighet. Selv når sykdom rammer helt tilfeldig, ligger omtrent 2 av 5 enkeltstående sykedager for en heltidsansatt inntil en helg, rett og slett fordi to av de fem arbeidsdagene grenser til den. 3 av 7 er derfor helt normalt, mens 7 av 8 skiller seg ut. Små tall varierer mye — 1 av 1 sier ingenting — og det kan være gode grunner bak et mønster, for eksempel gjentatt behandling. Bruk tallet som et utgangspunkt for en samtale, aldri som bevis i seg selv.

Et eksempel: de siste 12 månedene har en ansatt hatt sju enkeltstående sykedager. Tre var fredager, to mandager og to onsdager. Kolonnen viser 5 av 7.

Dager eller timer

Bruk enhetsvelgeren for å bytte mellom Dager og Timer . I timevisning blir Tapte dager og Planlagte dager til Syketimer og Planlagte timer .

Fravær % er det samme tallet uansett — det er alltid tapt arbeidstid av planlagt arbeidstid, så deltidsansatte og varierende normer vektes riktig.

Totalt fravær

Over tabellen viser Totalt fravær den samlede fraværsprosenten for alle i utvalget, inkludert de ansatte uten noe sykefravær i det hele tatt. Det er tallet du oppgir som «sykefraværsprosenten vår» for valgt periode og valgte filtre.

Eksport

Klikk på nedlastingsknappen til høyre på filterlinjen (Eksporter til Excel ) for å laste ned den gjeldende visningen som en .xlsx-fil. Eksporten bruker de samme filtrene, grupperingene, periodeinnstillingene og enheten som tabellen på skjermen, og legger til antallet korttids- og langtidssykedager ved siden av antallet perioder. Tallet i Inntil helg eksporteres som to kolonner — de enkeltstående sykedagene og hvor mange av dem som lå inntil en helg — slik at du kan regne videre på tallene selv.