Forhåndsinnstillinger
Lagre en rapports samlede oppsett under et navn, hent den frem igjen med ett klikk, og del den med kolleger.
Oversikt
De fleste rapporter kjøres gang på gang med samme oppsett: samme periode, samme avdelinger, samme gruppering. En forhåndsinnstilling lagrer det oppsettet under et navn, slik at du ikke må bygge det opp på nytt hver gang.
Hver rapport har en Forhåndsinnstillinger -knapp over filtrene. Den viser navnet på forhåndsinnstillingen du ser på nå, eller bare Forhåndsinnstillinger med antallet lagrede forhåndsinnstillinger når ingen er tatt i bruk.
Forhåndsinnstillinger hører til rapporten de ble lagret fra: en forhåndsinnstilling lagret på Registrerte timer vises ikke på Sykefravær , fordi de to rapportene settes opp med ulike ting.
Hva en forhåndsinnstilling husker
En forhåndsinnstilling lagrer hele visningen — alt du kan endre på siden:
- Periode
- De felles filtrene: Avdeling , Leder , Ansettelsesvilkår
- Rapportens egne filtre, for eksempel Aktivitet på Registrerte timer eller kontoene på Kontobevegelser
- Rapportens visningsvalg: Grupper etter , timer/dager-enheten og innstillinger som sykefraværsrapportens Periodeinnstillinger
Perioder lagres slik du valgte dem, ikke som faste datoer. En forhåndsinnstilling lagret med Inneværende måned viser fortsatt inneværende måned neste år, fordi perioden regnes ut fra dagens dato hver gang du tar den i bruk. Bare et selvvalgt Egendefinert intervall beholder de nøyaktige datoene, for der er det ingenting relativt å huske.
Lagre gjeldende visning
- Sett opp rapporten slik du vil ha den — periode, filtre, gruppering, enhet
- Klikk på Forhåndsinnstillinger og velg Lagre gjeldende visning…
- Gi den et navn, for eksempel «Månedlig teamgjennomgang»
- Del den eventuelt med andre roller (se avsnittet «Del en forhåndsinnstilling med kolleger» nedenfor)
- Klikk på Opprett
Listen Lagret i panelet oppsummerer hva du er i ferd med å lagre, slik at du kan kontrollere periode og filtre før du navngir den.
Ta i bruk en forhåndsinnstilling
Åpne menyen Forhåndsinnstillinger og klikk på et navn. Rapporten lastes med det oppsettet, og en hake markerer forhåndsinnstillingen som er i bruk.
Når du tar i bruk en forhåndsinnstilling, endres også sidens adresse, så du kan kopiere lenken fra nettleseren og sende den til en kollega — de ser samme visning, avgrenset til de ansatte de har tilgang til. Excel-eksporten følger også forhåndsinnstillingen som er i bruk.
Endrer du deretter et filter, vises en prikk ved siden av navnet for å vise at visningen ikke lenger stemmer med det som ble lagret. Du kan la det være (ingenting lagres før du sier fra) eller oppdatere forhåndsinnstillingen:
- Åpne menyen Forhåndsinnstillinger og klikk på oppdateringsvalget, som nevner forhåndsinnstillingen i bruk, for å overskrive den med det som er på skjermen
- Eller velg Lagre gjeldende visning… for å beholde begge, som en ny forhåndsinnstilling
Åpne en rapport med en forhåndsinnstilling
Sett en stjerne ved en forhåndsinnstilling for å gjøre den til standardvisningen din for den rapporten:
- Åpne menyen Forhåndsinnstillinger
- Pek på forhåndsinnstillingen og klikk på stjernen (eller åpne Administrer forhåndsinnstillinger… , der stjernene alltid er synlige)
Fra da av tas den stjernemerkede forhåndsinnstillingen i bruk med én gang når du åpner rapporten. Én stjerne per rapport — setter du stjerne ved en annen, erstatter den den forrige. Klikk på stjernen igjen for å gå tilbake til rapportens egne standardvalg.
Stjernen er personlig, også på en delt forhåndsinnstilling: setter du stjerne ved en forhåndsinnstilling administratoren har delt med deg, endrer det bare din egen standardvisning, ingen andres.
En stjernemerket forhåndsinnstilling tas bare i bruk når du åpner rapporten på vanlig måte. Følger du en lenke som selv bærer filtre, eller kommer du tilbake til en rapport du nettopp arbeidet i, er det det du så på som vinner.
Del en forhåndsinnstilling med kolleger
Forhåndsinnstillinger deles med roller i stedet for med enkeltpersoner, slik at en ny leder automatisk får rapportene organisasjonen din kjører.
Velg én eller flere roller under Del med roller i lagre- eller redigeringspanelet. Alle med en av de rollene finner forhåndsinnstillingen i sin egen Forhåndsinnstillinger -meny, blant de delte, merket med et personikon som nevner rollene den er delt med.
Bare roller som faktisk kan åpne rapporter tilbys, så en forhåndsinnstilling deles aldri med noen som ikke ville se den.
Deling er som standard en administratorhandling. Andre roller ser avsnittet Del med roller , men kan ikke bruke det — deres forhåndsinnstillinger forblir personlige. Vil du at ledere også skal kunne dele, legger du tillatelsen report / share til rollen deres under .
En forhåndsinnstilling du ikke deler, er personlig: bare du ser den, og den fjernes sammen med dine andre personopplysninger når de ansattopplysningene dine slettes. Delte forhåndsinnstillinger blir værende, og enhver administrator kan administrere dem — slik forsvinner ikke rapportene organisasjonen er avhengig av med kollegaen som først satte dem opp.
Administrer forhåndsinnstillinger
Velg Administrer forhåndsinnstillinger… i menyen Forhåndsinnstillinger for å se alt som er lagret på denne rapporten, delt i Mine forhåndsinnstillinger og Delt , med rollene hver delte forhåndsinnstilling er delt med.
Hver rad tilbyr:
| Handling | Hva den gjør |
|---|---|
| Stjerne | Åpne denne rapporten med denne forhåndsinnstillingen (din egen standard) |
| Rediger | Gi den nytt navn, eller endre hvilke roller den er delt med |
| Oppdater fra gjeldende visning | Overskriv oppsettet med det som er på skjermen — tilbys for forhåndsinnstillingen du har i bruk |
| Slett | Fjern den |
Du kan alltid administrere dine egne forhåndsinnstillinger. En delt forhåndsinnstilling kan i tillegg administreres av administratorer, som ser rediger- og slett-handlingene; for alle andre er den skrivebeskyttet — den kan tas i bruk og stjernemerkes, men ikke endres.
Sletter du en delt forhåndsinnstilling, fjernes den for alle med rollene den var delt med, og det står i bekreftelsen. Forhåndsinnstillinger er likevel enkle å lage på nytt: ingenting i tidsdataene dine avhenger av dem.