Lønn

Send godkjent tid til lønnssystemet deres, og se hva som allerede er sendt.

Oversikt

Lønnssiden er der en lønnsadministrator frigir godkjent tid til lønnssystemet. Det er en annen jobb enn å godkjenne timelister: en leder avgjør om timene er riktige, og lønnsadministratoren avgjør når de utbetales.

Alt på siden er organisert rundt en kjøring.

En kjøring er ett lønnssystem, én frist.

Fristene kommer fra lønnssystemet selv: hver integrasjon oppgir sin egen plan, og kjøringene er den planen lagt ut over tiden. Ingenting ved de ansattes lønnsperioder avgjør dem.

Hvis arbeidsområdet deres sender til to lønnssystemer — under en migrering, eller fordi ulike grupper lønnes av ulike systemer — får hvert sitt eget sett kjøringer, med sine egne frister og sine egne filer. Det er derfor en kjøring nevner ett system: en timelisteperiode kan møte to av dem samtidig og kunne ikke oppgi én frist for begge.

En kjøring er ikke én enkelt sending. Den tar imot flere leveranser fram til fristen, så dere kan frigi det som er godkjent nå og supplere etter hvert som resten kommer inn.

To måter å forsyne et lønnssystem

Noen lønnsintegrasjoner leverer selv, i takt med at hver timeliste godkjennes. Andre holder på det de har til en lønnsadministrator frigir det. Begge vises på denne siden, og forskjellen er én innstilling på integrasjonen — Require payroll approval:

En automatisk kjøring er likevel verdt å ha på siden: det er det eneste stedet som oppgir hva det lønnssystemet har fått, og for hvilke perioder. Det er med vilje ingen Send-knapp på den, for å låse en periode lønnssystemet alt har betalt for, ville betale den to ganger.

I en automatisk kjøring sier hver timeliste hva som skjedde med den: Levert eller Ennå ikke levert med årsaken — en levering som mislyktes, eller en kilde uten lønnskode for det systemet. Når skjæringsdatoen er passert, forsegles kjøringens timelister akkurat som i en sendt kjøring, uansett om lønnssystemet mottok dem, slik at en ulevert timeliste forblir markert der du kan handle på den.

Dette må være på plass først

Lønn vises først i menyen når en integrasjon som mottar lønn er slått på. Kjøringene vises når to ting er konfigurert:

1. En lønnsintegrasjon er aktivert — se Integrasjoner. Den innebygde Lønns-CSV-eksporten krever ingen påloggingsdetaljer, bare en idriftsettingsdato.
2. Den integrasjonen har en fristplan — Payroll cut cadence satt til månedlig (med en dag i måneden) eller hver 14. dag (med én ankerdato som resten legges ut fra). Det er den som danner kjøringene. En integrasjon uten fristplan har ingen i det hele tatt, og siden er tom for den.

Slår dere på Require payroll approval uten en fristplan, avviser mTime endringen i stedet for å ta imot den. Uten en plan ville det ikke finnes kjøringer, så ingenting ville noen gang frigi det tilbakeholdte grunnlaget, og timelistene ville rett og slett slutte å nå lønn uten noe på skjermen som forklarer hvorfor.

For at beløp skal vises, må også aktivitetene og timekontoene dere vil utbetale ha den aktuelle integrasjonens lønnskode. En kilde uten kode for et lønnssystem sendes aldri dit — og det er nettopp det som gjør at to systemer kan kjøre side om side og hvert bare motta det de er kodet for.

Tillegg i timebank sendes ikke som tillegg

Et tillegg som en avregningspolicy leser som inndata, er satt i banken: det godskrives policyens timekonto med policyens faktor og når lønn — om i det hele tatt — som en utbetaling fra den kontoen. Et slikt tillegg sendes aldri til lønn som et eget tillegg, uansett hvilken kode det har. Timelistens oppgjør viser hva som er hva: tabellen Tillegg viser hvor hvert tillegg går, kontolinjen viser regnestykket (Overtid 2t00 × 1,5 = 3t00), og blokken Lønn lister nøyaktig det perioden sender til lønn.

Åpne siden

Åpne Payroll i sidemenyen. Siden har to deler:

• Åpne kjøringer — det som venter på å bli sendt, hver med en frist.
• Sendte kjøringer — lukkede kjøringer, som dokumentasjon på hva som er sendt.

Periodefilteret øverst avgrenser hvor langt tilbake siden ser.

Lese en åpen kjøring

Hver åpen kjøring er et kort. Overskriften nevner lønnssystemet og fristen — det er fristen som betyr noe, så en frist i dag eller innen uken framheves med farge.

Framdriftslinjen

En kjørings tilstand er en andel, ikke én status: en del av den kan være sendt mens resten fortsatt er åpen. Linjen deles i tre:

De tre tallene

Hver kjøring oppgir hva den utbetaler, i de tre kategoriene en lønnsadministrator kontrollerer:

Årsverkstallet deler de utbetalte timene på hver ansatts fulltidsuke — ansettelsens egen referanseuke der en arbeidstidspolicy angir en, ellers arbeidsområdets Standard Weekly Hours (se Ansettelsesvilkår). Derfor betyr det det samme her som alle andre steder i mTime. Hver timeliste teller mot sin egen periode, så en forsinket timeliste blåser ikke opp kjøringen som tilfeldigvis betaler den.

Se hvem som holder en kjøring igjen

Trykk på Vis detaljer på en kjøring (eller klikk på navnet) for å åpne siden dens. Siden begynner med kjøringens eget kort — det samme som lønnssiden viser, med fristen, Send til lønn, fremdriftslinjen, de tre beløpene og filene som alt er sendt — så alt du kan gjøre med en kjøring, kan du gjøre herfra. Under det viser siden én rad per timeliste, ikke per ansatt — samme person kan forekomme to ganger, for eksempel med en forsinket timeliste fra en tidligere periode ved siden av den gjeldende.

Radene er gruppert etter hva som må gjøres med dem:

Klikk på en rad for å åpne den vanlige timelistevisningen i et panel over kjøringens side, så du kan se timene, godkjenne eller be om endringer uten å miste oversikten.

Send til lønn

Trykk Send til lønn (eller Send N til, når kjøringen allerede har levert én gang). Bekreftelsen oppgir:

• hvilken leveranse det er, og at tidligere leveranser ikke berøres av den;
• hva den inneholder i hver av de tre kategoriene;
• hvor mye av den som er forsinket — arbeidet i en tidligere periode og utbetalt nå;
• hvor mange timelister som ikke er godkjent og derfor holdes utenfor.

Sendingen kjøres som en bakgrunnsjobb. Siden oppdateres når den er ferdig; på et stort arbeidsområde tar det et øyeblikk.

Hva skjer med arbeid som ikke rekker en kjøring

Ingenting går tapt. Når en kjøring har passert fristen, tar den ikke imot flere leveranser, og alt som ennå ikke er sendt plukkes opp av den neste kjøringen for det lønnssystemet — vist der som forsinket, med perioden det faktisk ble arbeidet i.

Derfor virker det fortsatt å godkjenne en timeliste etter fristen, og det er fortsatt verdt å gjøre: timene utbetales én kjøring senere i stedet for ikke i det hele tatt.

Sendte kjøringer, og hva “levert” egentlig betyr

Tabellen over sendte kjøringer viser lukkede kjøringer med hva hver enkelt utbetalte, hvor mye av det som var forsinket, og hvordan det ble levert. Kolonnen Levert er bevisst presis om hva mTime faktisk kan vite:

For en fileksport finnes det ikke et tredje faktum: mTime kan fortelle at dokumentet ble dannet og at det ble hentet, men aldri at lønnssystemet godtok det. Advarselen ikke lastet ned er den som må følges opp — uten den ville en kjøring som ingen noen gang hentet, se akkurat ut som en vellykket.

En kjøring kan danne flere filer, én per leveranse, nummerert i filnavnet. En senere fil kommer i tillegg til de tidligere; den erstatter dem ikke.

Å bygge om en fil

Gikk en fil ut med en manglende eller feil lønnskode: rett koden på aktiviteten eller timekontoen og trykk Bygg om filen på den leveransen. mTime danner en ny fil over nøyaktig de timelistene den leveransen inneholdt, og markerer den gamle som erstattet i stedet for å slette den — et lønnsspor må kunne vise hva som gikk ut første gang.

Ombygging tilbys bare der mTime har en oppføring over hva filen inneholdt. For en fil levert før mTime begynte å føre den oppføringen, sier knappen det og henviser dere til å heller sende en ny fil for det som fortsatt må betales.

Kontroller detaljene

Lønnsrapporten viser de utbetalbare beløpene per ansatt og kilde, hvert sporet tilbake til timelisten det kom fra, og om den timelisten er sendt. Fordi sendt-tilstanden er et filter og ikke et fast utvalg, besvarer samme rapport både “hva er jeg i ferd med å sende?” før en kjøring og “hva sendte jeg?” etterpå. Datointervallet velger lønnskjøringer etter fristen — kjøringen som sendte et beløp, eller neste åpne kjøring for et som ikke er sendt enda — ikke timelisteperioder, så en forsinket mai-timeliste utbetalt i juli-kjøringen står i juli-rapporten. Den eksporteres til Excel som alle andre rapporter.

Rettigheter

Å utbetale en periode er en annen rettighet enn å godkjenne timelister, så dere kan tildele den uten samtidig å gi tilgang til å redigere eller godkjenne noens timer.