Excel-import

Flytt organisasjonen, de ansatte og barna deres, saldoene og fraværet inn i mTime med en helt vanlig Excel-arbeidsbok — formatet du skal bruke når dataene kommer fra et lønns- eller tidssystem dere er på vei bort fra.

Oversikt

Formatet Enkel Excel er én .xlsx-arbeidsbok med fem ark:

Du kan åpne, lese og redigere den i Excel, Numbers eller Google Sheets. Det er hele poenget: dette er formatet for å opprette en bedrifts ansatte i bulk, for masseendringer og for migrering fra et annet system.

Det er ikke det samme som den fullstendige sikkerhetskopien av arbeidsområdet:

Slik får du en arbeidsbok å starte fra

Du har to utgangspunkt, og begge er bedre enn å bygge filen fra bunnen av — de inneholder allerede de nøyaktige kolonneoverskriftene, de faktiske kontonavnene i arbeidsområdet ditt og én kolonne for hver attributt dere har definert.

En tom mal. Gå til Admin › Dataimport og klikk på Last ned mal . Du får import-template.xlsx, laget for arbeidsområdet ditt: alle fem ark, et Guide-ark som åpnes først, grå eksempelrader som skal overskrives, én kolonne per tidskonto og én kolonne per attributt.

Malen skrives på arbeidsområdets språk — både fanene og kolonneoverskriftene. Pilen ved siden av knappen tilbyr de seks andre språkene mTime snakker, så en konsulent i et engelskspråklig arbeidsområde kan gi en norsk kollega et norsk ark med fanene Ansatte, Tidskontoer, Barn og så videre.

En utfylt eksport. Gå til Admin › Dataeksport, velg formatet Enkel Excel og klikk på Eksporter . Du får de samme kolonnene — uten arkene Absence og Children, som bare er for import — med dagens ansatte, attributtverdier og saldoer allerede fylt inn. Rediger den og importer den tilbake: turen rundt er trygg, fordi eksporten skriver nøyaktig de identifikatorene og navnene importen forventer.

Eksporten har tre valg:

• Kun ansatte — hopp over arket Accounts
• Anonymiser persondata — erstatt navn, e-poster og kontaktopplysninger med plassholdere, og la attributtkolonnene stå tomme
• Omfang for ansattdata — eksporter én ansatt, én organisasjonsenhet eller alle

Hva malen inneholder

• Guide — arket arbeidsboken åpnes på. Det forteller hva hvert ark er til, hva hver kolonne betyr, og hva fargene på overskriftsraden står for. Det noterer også hvilken versjon av malen dette er, hvilket språk den ble laget på, og hvilket arbeidsområde den kom fra — verdt å ha når en fil har gått i sirkulasjon i fjorten dager før den kommer tilbake til deg.
• De fem datarkene — Org Units, Employees, Accounts, Absence og Children.
• Lists — verdiene bak nedtrekkslistene.

Guide og Lists leses ikke av importen. La dem ligge i filen, eller slett dem — som du vil.

Overskriftsraden er fargekodet, så du ser med det samme hva et ark krever:

De sjelden brukte kolonnene på arket Ansatte — telefon, mobil og postadressen — er samlet helt til høyre og slått sammen. Dagkolonnene Man … Søn er slått sammen i en egen gruppe rett før Ukenorm. Klikk på + over en gruppe for å åpne den. Begge importeres fortsatt når du fyller dem ut — de fleste importer trenger dem aldri. Veiledningsarket forklarer fargene og samler hvert arks obligatoriske kolonner på ett sted.

Flere kolonner har en nedtrekksliste. De advarer i stedet for å blokkere, og det er med vilje: arket Employees kan med god grunn nevne en organisasjonsenhet som arket Org Units oppretter i den samme importen, og en hard sperre ville gjort det umulig å skrive.

Grå eksempelrader viser hvilken form en verdi forventes å ha — initialer i Ansatt-id, en underenhet som nevner sin overordnede. De er plassholdere: overskriv dem, eller slett radene.

Slik leser mTime arbeidsboken

Noen få regler gjelder for hele filen. De er verdt å lese én gang, for de fleste mislykkede importene skyldes disse og ikke selve dataene.

• Arkene må hete Org Units, Employees, Accounts, Absence og Children eller navnet sitt på et av mTimes språk, slik malen skriver dem (Organisasjonsenheter, Ansatte, Tidskontoer, Fravær, Barn). De engelske navnene virker alltid. Alle andre ark i arbeidsboken ignoreres, også malens egne Veiledning- og Lister-ark. En arbeidsbok med bare noen av de fem arkene fungerer fint.
• Kolonneoverskriftene står på et språk, og mTime leser alle sju. En generert arbeidsbok har overskrifter på arbeidsområdets språk, eller på det språket du valgte da du lastet den ned, og mTime kjenner igjen en innebygd kolonne på overskriften på hvilket som helst av de sju. Så en arbeidsbok laget på dansk kan importeres av en administrator som jobber på engelsk, og et ark noen har skrevet halvveis om til et annet språk, fungerer fortsatt. En generert overskrift bærer dessuten et merke regnearket ikke viser, som navngir kolonnen nøyaktig — og det er dette som gjør at en kolonne fortsetter å importeres etter at filen er oversatt eller en attributt har fått nytt navn.
• En overskrift du skriver selv, fungerer også, så lenge du skriver den slik mTime skriver den på ett av de sju språkene. Store og små bokstaver og løse mellomrom spiller ingen rolle; et ord du finner på selv, gjør det. Derfor er den tryggeste filen en mTime har laget: rediger malen eller en eksport i stedet for å bygge en arbeidsbok fra ingenting.
• Rad 1 er overskriftsraden. Alle radene under er data.
• Kolonner gjenkjennes på overskriften, ikke på plasseringen. Du kan omorganisere kolonnene fritt.
• Helt tomme rader hoppes over, så tomme rader nederst i et ark gjør ingen skade.
• En kolonne mTime ikke kjenner igjen, ignoreres — og rapporteres. I arkene Org Units, Employees, Absence og Children står det deg fritt å ha med en merknad ved siden av dataene. Én overskrift er ikke lenger bare en merknad: Eksternt id leses i både arket Org Units og arket Employees, og det er der saksnummeret fra det gamle systemet hører hjemme. Trinnet Gjennomgang lister opp hver kolonne den ignorerte, sitert nøyaktig slik du skrev den, og foreslår kolonnen du sannsynligvis mente der plasseringen røper det. Det er en advarsel, ikke en feil: notatkolonnen din er trygg og importen går, men en feilstavet overskrift fanges opp før importen i stedet for etterpå. I arket Accounts er det fortsatt motsatt: alle kolonner som ikke heter Ansatt-id, Fullt navn eller Importdato, leses som en tidskonto, så en tilfeldig kolonne der gir en feil.
• Datoer kan være ekte datoceller eller tekst skrevet som YYYY-MM-DD. Hvis cellen er en dato for Excel — som den blir når du skriver 01.05.1990 i en vanlig celle eller velger i en datovelger — leser mTime selve datoen, så norsk datoformat går helt fint, og du trenger ikke formatere om noe. Er cellen tekst, må den skrives som YYYY-MM-DD, for eksempel 1990-05-01: tekst bærer ikke noe datoformat, så 03/04/2026 kan bety både 3. april og 4. mars, og mTime gjetter ikke. Malen og eksporten skriver tekst på formen YYYY-MM-DD.
• Tall bruker punktum som desimalskilletegn (7.4, ikke 7,4), uten tusenskilletegn. Skriv tall som tall, så ordner Excel dette for deg; risikoen ligger i verdier som limes inn som tekst.

Attributtkolonner

Ved siden av de innebygde kolonnene bærer arkene Employees og Org Units én kolonne per attributt arbeidsområdet deres har definert — på samme måte som arket Accounts bærer én kolonne per tidskonto. Kostnadssted, adgangskortnummer, lønnsnummer, stillingstittel: det dere lagrer på folkene og teamene deres, blir med. Attributter settes opp under egendefinerte attributter.

Arket Employees bærer to nivåer samtidig: den ansattes egne attributter, og attributtene på arbeidsforholdet — kontrakten — som Tittel og Ansettelsesnummer. Du trenger ikke holde dem fra hverandre selv; hver kolonne vet hvilket av nivåene den hører til.

Hvilke attributter får en kolonne

Raden om sensitive attributter er den som ser inkonsekvent ut, så den fortjener en setning. En eksport lages i bakgrunnen, og mTime kan ikke vite hvem som til slutt åpner filen, så den skriver aldri en sensitiv verdi inn i et regneark. Å lese en inn røper ingenting: den som fyller ut cellen, har allerede verdien foran seg. mTime godtar altså en kolonne den ikke selv ville skrevet for deg.

En attributt som et tilkoblet system styrer, holdes utenfor i begge retninger. Det systemet er fasit for den, og ville overskrevet det dere importerte ved neste synkronisering — derfor avvises en rad som fyller ut en slik kolonne, med en begrunnelse, i stedet for at verdien stilltiende forsvinner.

Slik fyller du ut kolonnene

Hver kolonne har attributtens navn som overskrift. Deler to attributter navn — en på den ansatte og en på ansettelsen, begge kalt «Tittel», for eksempel — får hver av dem nøkkelen sin som overskrift i stedet, så du fortsatt kan skille dem.

• Verdiene må passe til attributtens type: et valg må være ett av alternativene, en dato er en datocelle eller tekst på formen YYYY-MM-DD, en ja/nei-kolonne tar TRUE eller FALSE, og et tall bruker punktum som desimalskilletegn. En celle som ikke passer, blir en radfeil i trinnet Gjennomgang, med navnet på kolonnen og hva som er galt med den.
• En attributt som er merket Unik , kontrolleres mot arbeidsområdet og mot resten av arket. En kollisjon rapporteres på raden og navngir kolonnen — aldri verdien, for det er i disse kolonnene et fødselsnummer kommer inn.
• Attributter på ansettelsen brukes også ved oppdateringer. De skrives til arbeidsforholdet som løper i dag, eller til det siste hvis ingen løper i dag. Det skiller dem fra de andre kolonnene for arbeidsforholdet — Organisasjonsenhet, Nærmeste leder, Ansettelsesvilkår, datoene og normen — som bare brukes når en rad oppretter noen. En rad som fyller ut en ansettelsesattributt for en person helt uten arbeidsforhold, blir en radfeil: det finnes ingen steder å legge verdien.

Legge til en attributt fra arket

Malen har én ekstra kolonne med overskriften Ny attributt helt til høyre i arkene Employees og Org Units, for å vise hvor en ny hører hjemme. Skriv et navn over den, fyll inn verdiene, så oppretter importen attributten på arbeidsområdet som en tekstattributt og lagrer det du skrev, i den. Den dukker opp i innstillingene etterpå, der du kan gi den en beskrivelse, en type eller et sett med alternativer. Trenger dere én til, legger dere til en kolonne ved siden av — det er ikke noe spesielt med den ekstra kolonnen ut over at en tom kolonne ignoreres.

Attributten opprettes bare hvis minst én rad faktisk fyller ut kolonnen, så en ekstra kolonne du lot stå tom, koster ingenting.

To ting arket ikke gjør. Det finner ikke opp en av mTimes egne standardattributter — de har nøkler som begynner med understrek, og du legger til den du vil ha under egendefinerte attributter først, laster ned malen på nytt, og da er kolonnen der. Og det skriver ikke til en attributt som et tilkoblet system styrer.

Arket Org Units

Dette arket bygger organisasjonsstrukturen deres — avdelingene, teamene og regionene som kolonnen Organisasjonsenhet i arket Employees peker på. Det brukes før arket Employees, slik at den samme arbeidsboken kan opprette en avdeling og plassere folk i den.

Hva som identifiserer en organisasjonsenhet

Det finnes ingen ID-kolonne her. En enhet identifiseres på sin Eksternt id når dere fyller ut den kolonnen, og ellers på sitt navn — og navnet er også slik arket Employees viser til en enhet.

Sammenligningen skiller ikke mellom store og små bokstaver, så sales oppdaterer Sales, og ou-7 finner OU-7.

Kolonneoversikt

Slik bygges hierarkiet

Overordnet enhet viser til en annen enhet på navn — en som allerede finnes i mTime, eller en som opprettes av en annen rad i det samme arket. Rekkefølgen på radene spiller ingen rolle: en overordnet enhet som står under underenhetene sine, blir funnet like godt som en som står over dem.

Navn        | Beskrivelse   | Overordnet enhet | Enhetsleder          | Arbeidsland
Sales West  | Vestregionen  | Sales            |                      | NO
Sales       | Salgsavdeling |                  | jane.doe@example.com | NO

En rad avvises hvis dens Overordnet enhet ikke peker på noen enhet, peker på to ulike enheter, eller ville plassere enheten inne i sitt eget undertre — en enhet kan ikke være sin egen overordnede, og A kan ikke ligge under B mens B ligger under A.

Hva en oppdatering endrer — og hva den lar være

En rad skriver Navn, Beskrivelse, Overordnet enhet, Enhetsleder og Arbeidsland, og en tom celle tømmer verdien. To slags kolonner virker annerledes, og en tom celle i en av dem lar den lagrede verdien stå: Eksternt id, så en tom kolonne sletter aldri id-ene deres, og attributtkolonnene, så et halvutfylt ark aldri visker ut et kostnadssted. Alt arket ikke bærer i det hele tatt, står nøyaktig som før.

Enhetsleder må være noen som allerede finnes i mTime. Organisasjonsenheter brukes før arket Employees, så en person den samme arbeidsboken er i ferd med å opprette, kan ennå ikke være leder for en enhet — sett lederen etterpå, på organisasjonsenhetens side.

Arket Employees

Kolonnen Ansatt-id

Denne ene kolonnen avgjør om en rad oppretter en ny person eller oppdaterer en eksisterende, og det er den som binder arkene Employees, Accounts og Absence sammen. Den godtar tre typer verdier:

Det midterste alternativet er det som betyr noe ved en migrering. Fordi EMP-4711 alltid peker på den samme personen i det samme arbeidsområdet, kan du:

• vise til den samme personen fra arkene Employees, Accounts og Absence,
• kjøre en rettet fil på nytt slik at den oppdaterer personene i stedet for å lage duplikater,
• beholde ansattnummeret fra det gamle systemet som bindeledd mellom de to systemene — det lagres på den ansatte som vedkommendes External ID , der du kan se det, og eksporten skriver det ut igjen.

Er cellen tekst, leter mTime etter personen i denne rekkefølgen:

1. identifikatoren teksten peker på — den personen en tidligere import med den samme teksten opprettet;
2. en ansatt som har den teksten som External ID, uansett hvem som satte den: en tidligere import, API-et eller identitetsleverandøren deres;
3. ingen treff, så det opprettes en ny ansatt med den teksten som sin External ID.

Trinn 2 er det som gjør nummeret varig. En ansatt som allerede finnes i mTime med EMP-4711 på posten sin, oppdateres av en rad som nevner EMP-4711 — også om vedkommende aldri kom fra en arbeidsbok. Før opprettet en slik rad stille og rolig en kopi til av dem.

Kolonneoversikt

Organisasjonsenhet, Nærmeste leder og Ansettelsesvilkår gjenkjennes på navn, uten hensyn til store og små bokstaver. Navnet må være entydig: heter to organisasjonsenheter «Support», avvises raden, og du må gi den ene et nytt navn først. Ansettelsesvilkår viser til oppføringer som må finnes fra før — en Excel-import oppretter aldri et sett ansettelsesvilkår. De to andre kan peke på noe som den samme arbeidsboken oppretter: Organisasjonsenhet på en enhet i arket Org Units, og Nærmeste leder på en annen rad i arket Employees, for ledere er ansatte som alle andre.

Hva en oppdatering endrer

Når en rad samsvarer med en eksisterende ansatt, skriver mTime alle personkolonnene fra den raden: navn, e-post, fødselsdato, telefon, mobil og adressen.

Eksternt id er det ene av to unntak fra den regelen: en tom celle — eller ingen kolonne i det hele tatt — tømmer den aldri. En external id er ofte bindeleddet noe annet bygger på, så mTime skriver den bare når du setter en verdi i cellen. Vil du fjerne en, tøm den på siden til den ansatte i mTime.

Attributtkolonnene er det andre unntaket, av mye av den samme grunnen: en tom attributtcelle lar den lagrede verdien stå, og ingen celle i arket kan tømme en attributt i det hele tatt.

To personer kan ikke dele en external id. En rad som ville gitt én person en verdi en annen ansatt allerede har, avvises i prøvekjøringen — og det samme gjelder to rader i samme ark som gir den samme verdien til to ulike personer.

Arbeidsforholdet virker motsatt: Organisasjonsenhet, Nærmeste leder, Ansettelsesvilkår, Ansettelsesstart, Ansettelsesslutt, Ukenorm og dagskolonnene brukes bare når raden oppretter en ny ansatt. På en eksisterende ansatt ignoreres de, og arbeidsforholdet røres ikke. Vil du endre et arbeidsforhold i etterkant, bruk siden til den ansatte eller en masseendring. Attributter på ansettelsen er unntaket fra det: en utfylt attributtcelle skrives til et eksisterende arbeidsforhold like godt som til et nytt.

Arbeidsforhold og ukenorm

En ansatt får bare et arbeidsforhold når Ansettelsesstart er fylt ut. Lar du den stå tom, får du en person i arbeidsområdet uten arbeidsforhold — av og til nyttig, men sjelden det du vil, og en rad som fyller ut en attributt på ansettelsen uten den, avvises.

Arbeidstidsnormen kan angis på to måter, og du kan kombinere dem:

• Ukenorm alene — de avtalte timene per uke, f.eks. 37.5. Ingen fordeling per dag lagres.
• Man … Søn alene — normen er summen av dagene, fordelt slik du har skrevet den.
• Begge — de må stemme overens. Ukenorm 37.5 med 7.5 mandag til fredag godtas; 37.5 med 8 på fem dager avvises.

Timer er desimaltimer, ikke timer og minutter: sju og en halv time er 7.5, ikke 7.30. Verdier rundes av til nærmeste minutt. Normen må være større enn null, og den beskriver én uke — gjentakende mønstre over flere uker kan ikke importeres og må settes opp på den ansatte.

Arket Accounts

Dette arket setter gjeldende saldo på hver tidskonto — feriedager, fleksitimer og de andre saldoene folk tar med seg.

Kolonneoversikt

Dette er det ene arket uten attributtkolonner: regelen her er at alle kolonner som ikke er en av de tre over, er en tidskonto, og en attributtkolonne måtte ha kjempet mot den regelen.

Kontokolonnene

Alle øvrige kolonner er en tidskonto, navngitt etter kontoen med enheten i parentes:

Ansatt-id | Fullt navn | Importdato | Vacation (days) | Flex (minutes)
EMP-4711  | Jane Doe   | 2026-01-01 | 12.5            | 450

• Delen foran parentesen må samsvare med navnet på en tidskonto i arbeidsområdet ditt, uten hensyn til store og små bokstaver.
• Enheten i parentes er valgfri, men er den der, må den stemme med kontoen. Det er en sikring: den hindrer at en kolonne med feriedager havner stille på en timekonto.
• Dagbaserte kontoer angis i desimaldager — 12.5 betyr tolv og en halv dag.
• Timebaserte kontoer angis i minutter — 450 betyr 7 timer og 30 minutter. Her går mange i baret; gang timene dine med 60.
• Negative saldoer er tillatt, for eksempel en fleksikonto i minus.

Både malen og eksporten fyller inn disse overskriftene fra arbeidsområdet ditt, og det er den enkleste måten å få dem riktige på.

Slik brukes en saldo

Hver utfylte celle setter saldoen til den verdien på Importdato. Den legges ikke oppå det som allerede er der. Posteringen dukker opp i kontoens historikk med begrunnelsen «Excel import».

Fordi verdien er et mål og ikke en bevegelse, dobler man ikke noens ferie ved å importere den samme filen to ganger. Det betyr samtidig at en uforsiktig import kan viske ut saldoer som var riktige — trinnet Gjennomgang forteller deg hvor mange saldoendringer som er på vei, så sjekk det tallet før du bekrefter.

Sett Importdato til overgangsdatoen deres: dagen saldoene var riktige i det gamle systemet. Alt mTime registrerer etter den datoen, legges oppå.

Arket Absence

Dette arket registrerer fravær — historikken fra det gamle systemet og fraværet folk allerede hadde planlagt i det — slik at en migrering ikke ender med ukevis av ferie som må tastes inn på nytt. Én rad er ett fravær: hvem, hvilken type, fra når til når.

Kolonneoversikt

Allerede trukket fra — eller ikke ennå?

Saldoene i arket Accounts er saldoene slik de sto på overgangsdatoen deres, så de to typene fravær må behandles ulikt:

• Fravær som allerede var avviklet da, er allerede trukket fra de saldoene. mTime registrerer det fullt ut — det vises i kalenderen, på timelisten og i rapporter — men rører aldri saldoen igjen. Å trekke det fra en gang til ville vært feil.
• Fravær planlagt til etter overgangsdatoen er ikke med i de saldoene ennå. Det brukes som en vanlig registrering og forbruker saldoen når det finner sted, akkurat som om det var forespurt i mTime.

La Allerede trukket fra stå tom, så fyller mTime den ut fra radens Importdato:

Kolonnen ignoreres for fraværstyper som aldri rører en saldo, som sykdom under de fleste regelverk.

Forespurt fravær

En rad med Status satt til Requested lander i godkjenningsinnboksen til den ansattes leder, som en forespørsel laget i mTime. En ansatt uten noen til å godkjenne for seg får fraværet registrert som godkjent i stedet for å vente for alltid.

Ny kjøring, rettelser — og hva arket aldri gjør

En fraværsrad identifiseres på sin ansatt, type og datoer. Importerer du den samme filen på nytt, hoppes rader som allerede er importert, over — ingenting dobles. Arket kan bare legge til fravær: det kan verken endre eller kansellere et. Skal du rette et fravær importert med feil datoer eller feil type, kanseller det i mTime og importer eller registrer det rettede.

To rader for den samme ansatte kan ikke overlappe — en ferie avbrutt av sykdom er to rader for ferien (før og etter) pluss én for sykdommen, ikke overlappende perioder. Overlapp med fravær som allerede finnes i mTime, følger produktets vanlige regler, så unngå å reimportere perioder som er lagt inn for hånd.

I motsetning til de tre første arkene er Absence bare for import: eksporten Enkel Excel inneholder det ikke. Malen har det med, men tomt og klart til utfylling — en eksempelrad som ble stående ved en feil, ville importert oppdiktet fravær på en virkelig person.

Arket Children

Dette arket registrerer de ansattes barn — det barnerelaterte rettigheter, som omsorgsdager, tildeles ut fra. Én rad er ett barn, med de samme opplysningene du kan legge inn under Barn på siden til den ansatte.

Kolonneoversikt

Hver rad trenger Barnets fødselsdato eller Termin — eller begge.

Født eller ventet

Et barn med bare Termin registreres som ventet. Rettigheter som avhenger av en fødsel, blant dem omsorgsdager, starter først når en fødselsdato er registrert — så skriv aldri en forventet dato i Barnets fødselsdato, selv om det bare er dager igjen til fødselen.

Når barnet er født, fyller du ut Barnets fødselsdato på den samme raden, beholder Termin og importerer på nytt. Termindatoen finner barnet du registrerte som ventet, og importen bekrefter fødselen i stedet for å registrere et barn til.

Ny kjøring, rettelser — og hva arket aldri gjør

En rad samsvarer med et barn den ansatte allerede har, når fødselsdatoen eller termindatoen er den samme, og navnet også er det (uten hensyn til store og små bokstaver). Et barn uten navn, eller en rad uten navn, gjenkjennes på datoene alene — så et navn som legges til senere, fylles inn i stedet for at barnet registreres to ganger. En rad med navn ser først etter barnet med det navnet, og faller bare tilbake på et barn uten navn med samme dato når det ikke finnes noe — så tvillinger der bare den ene har fått navn ennå, forblir to barn. En rad som samsvarer, fyller bare inn det barnet mangler — en fødselsdato, en termindato eller en forelderrolle der ingen er oppgitt ennå. En rolle barnet allerede har, endres ikke. En tom celle tømmer aldri noe. En rad som ikke samsvarer med noe barn, registrerer et nytt.

Importerer du den samme filen på nytt, endres altså ingenting. Tvillinger er to rader med samme fødselsdato og ulike navn; to rader med samme navn og samme dato avvises begge, fordi mTime ikke kan vite om det er ett barn eller to.

Som Absence er arket Children bare for import: eksporten Enkel Excel inneholder det ikke, og malen har det med, men tomt.

Slik kjører du importen

Veiviseren er den samme som beskrevet under Dataimport, med to forskjeller: mTime kjenner igjen en Excel-fil på filtypen .xlsx, og valget mellom Slå sammen og Gjenopprett er erstattet av et valg av ark.

1. Gå til Admin › Dataimport og klikk på Importer .

2. Fil — velg .xlsx-filen din. Maksimal størrelse er 100 MB.

3. Parametere — velg hvilket ark som skal brukes, og klikk på Valider :

   Valg	Hva som importeres
   Alt	Alle fem ark, i rekkefølge: først organisasjonsenheter, så ansatte og barna deres, så kontoer, så fravær — slik at hvert ark kan vise til noe det forrige har opprettet
   Organisasjonsenheter	Bare arket Org Units
   Ansatte	Arkene Employees og Children
   Kontoer	Bare arket Accounts
   Fravær	Bare arket Absence

4. Gjennomgang — valideringen kjører på serveren uten å endre noe. Du får et antall per ark — organisasjonsenheter, ansatte, barn, saldoceller, fravær — en melding for hver avvist rad, og en advarsel for alt mTime kommer til å ignorere, for eksempel en kolonne den ikke kjenner igjen. Advarsler stopper ikke importen; feil gjør det. Rett filen og prøv igjen, eller klikk på Kjør import .

5. Resultat — utfallet per ark, med en detaljert rapport du kan laste ned.

Viser valideringen at du har valgt feil ark, gå Tilbake og valider på nytt — filen blir liggende på serveren og trenger ikke lastes opp igjen.

Import fra et annet system

Det er dette formatet er bygget for: å hente ansatte og saldoer ut av et lønns- eller tidsregistreringssystem og inn i mTime. Rekkefølgen under holder de risikable delene små og mulige å gå tilbake fra.

1. Bygg konfigurasjonen i mTime først

Bortsett fra organisasjonsenheter og attributter viser Excel-importen til konfigurasjon ved navn og oppretter den aldri. Før du importerer noe som helst, sett opp:

• Ansettelsesvilkår — kontraktstypene de ansatte har
• Tidskontoer — hver saldo dere skal ta med, med riktig enhet
• Helligdagskalendere og fraværsregler, slik at saldoene oppfører seg riktig etterpå
• Attributter — alt eget dere vil ta med, og standardattributtene som Fødselsnummer eller Lønnsnummer. Last ned malen etter at dere har lagt dem til, så er kolonnene der

Organisasjonsenheter er unntaket: legg dem i arket Org Units, så bygger importen strukturen for dere. Dere trenger bare å opprette dem for hånd hvis dere heller vil ha hierarkiet på plass før den første filen kommer.

Sørg for at navnene er entydige. To organisasjonsenheter med samme navn avviser hver eneste rad som peker på dem.

2. Velg nøkkelen deres

Skriv ansatt- eller lønnsnummeret fra det gamle systemet i kolonnen Ansatt-id, i hvert ark dere bruker. Dette er den enkeltbeslutningen som betyr mest i hele migreringen:

• den kobler hver saldo- og fraværsrad til riktig person,
• den gjør importen gjentakbar, så en rettet fil oppdaterer i stedet for å duplisere,
• den blir værende som et lesbart bindeledd tilbake til det gamle systemet hvis dere må avstemme senere — mTime beholder verdien som den ansattes Eksternt id.

Gjør det samme for organisasjonsenhetene, i kolonnen Eksternt id deres, så kan dere gi en avdeling nytt navn fra arket senere i stedet for for hånd.

3. Kartlegg de gamle feltene

Eksporter kildedataene og kartlegg dem mot kolonnene. En typisk kartlegging:

Ledere er ansatte som alle andre, så de kommer inn via arket Employees — og en rad kan vise til en leder som den samme arbeidsboken er i ferd med å opprette. Hele organisasjonskartet importeres i én runde; ledersjiktet trenger ikke lenger sin egen kjøring. mTime ser først etter navnet eller e-postadressen blant radene i filen, og deretter blant personene som allerede finnes i arbeidsområdet. Det den ikke gjør, er å gjette: har to rader samme navn, eller samsvarer et navn både med en rad i filen og med en annen person som allerede er i mTime, avvises de radene. E-postadressen er måten å være entydig på.

4. Rydd opp i datoer og tall

Før den første importen, gå gjennom filen én gang:

• Datokolonnene inneholder ekte datoer, ikke tekst som bare ser slik ut. En celle Excel høyrejusterer som en dato, leses uansett hvilket format den viser; en tekstcelle må skrives som YYYY-MM-DD.
• Desimaler bruker punktum, ikke komma.
• Ingen tusenskilletegn, ingen enheter, ingen løse tegn — 450, aldri 450 min eller 7,5 t.
• Timebaserte saldoer omregnet til minutter.
• Valgattributter inneholder ett av alternativene dere har definert, skrevet på samme måte.

5. Importer i bølger

Ikke gjør alt på én gang første gangen.

Første bølge — strukturen. Importer med arket Organisasjonsenheter valgt. Se på organisasjonstreet i mTime: ligger alt under riktig overordnet enhet, uten duplikater?

Andre bølge — personene. Importer med arket Ansatte valgt. Sjekk en håndfull ansatte i appen: sitter de i riktig organisasjonsenhet, på riktige vilkår, med riktig ukenorm og med attributtene sine utfylt? Arket Children kommer inn i denne bølgen, så sjekk også barna deres.

Tredje bølge — saldoene. Importer den samme arbeidsboken på nytt med arket Kontoer valgt og Importdato satt til overgangsdatoen deres. Sjekk saldoene til de samme personene.

Fjerde bølge — fraværet. Importer den enda en gang med arket Fravær valgt, med Importdato igjen satt til overgangsdatoen. Åpne kalenderen til én ansatt og sjekk at historikken er der, og at saldoen ikke flyttet seg — historikken er allerede med i saldoene dere nettopp importerte.

Å dele migreringen opp slik betyr at en feil i saldokolonnene ikke kan ødelegge de ansattdataene dere nettopp har kontrollert — og omvendt. Og en struktur dere allerede har kontrollert, er et langt bedre sted å lande personene.

Når dere har gjort en migrering eller to og stoler på filen, tar Alt alle fem ark i én runde, i samme rekkefølge, så enheter og personer som opprettes i den importen, kan vises til med en gang.

6. Kontroller resultatet

Eksporter arbeidsområdet på nytt i formatet Enkel Excel og sammenlign med kildefilen. Alt som ikke kom med, viser seg som en forskjell, og eksporten er samtidig god dokumentasjon på hvordan arbeidsområdet så ut ved oppstart.

Sensitive attributter er det ene dere ikke finner i den eksporten — mTime skriver dem aldri inn i et regneark. Kontroller dem på den ansattes egen side i stedet.

Ny kjøring og rettelser

En Excel-import er trygg å gjenta så lenge verdiene i Ansatt-id er de samme. Rett kildefilen og importer den på nytt:

• ansatte oppdateres, det lages ikke duplikater,
• saldoer settes til den rettede verdien i stedet for å legges oppå,
• fraværsrader som allerede er importert, hoppes over og dobles aldri,
• barn som allerede er registrert, gjenkjennes og fylles bare ut — de registreres aldri to ganger,
• attributtverdier overskrives der dere fylte ut en celle, og står urørt der dere lot være,
• ansatte dere har fjernet fra filen, røres ikke — importen sletter aldri.

Det ene en ny kjøring ikke kan gjøre, er å endre et arbeidsforhold. Kolonnene for arbeidsforholdet brukes bare når den ansatte opprettes, så har dere fått feil organisasjonsenhet eller ukenorm, må det rettes på siden til den ansatte eller med en masseendring. Attributter på ansettelsen er unntaket, og de kan rettes med en ny import.

Noe som ikke passer inn?

Arbeidsboken bærer nå organisasjonsstrukturen, de ansatte, barna deres, attributtene deres, saldoene og fraværet. Har dere data som ikke passer inn i den, ta kontakt med support via hjelpefunksjonen i produktet før dere setter i gang. Fortell oss hva dere skal flytte, så finner vi den beste veien for det.

Valideringsmeldinger

Valideringen kjører før noe skrives, og angir ark og rad for hvert problem. Radene er nummerert som i Excel, så «Employees row 2» er den første raden under overskriftene. Feil må rettes før importen kjører; advarsler er til informasjon og stopper den ikke.

Meldingene kommer fra serveren og er på engelsk, og de navngir en innebygd kolonne med det engelske navnet: Full Name er kolonnen Fullt navn, Employment Start er kolonnen Ansettelsesstart, og så videre.

Advarsler

Feil

Begrensninger

Rettigheter

Nedlasting av malen, opplasting og kjøring av en Excel-import krever alle rettigheten import. Å produsere en Enkel Excel-arbeidsbok fra arbeidsområdet krever rettigheten export.