Excel-import

Flytt ansatte og saldoene deres inn i mTime med en helt vanlig Excel-arbeidsbok — formatet du skal bruke når dataene kommer fra et lønns- eller tidssystem dere er på vei bort fra.

Oversikt

Formatet Enkel Excel er én .xlsx-arbeidsbok med to ark:

Du kan åpne, lese og redigere den i Excel, Numbers eller Google Sheets. Det er hele poenget: dette er formatet for å opprette en bedrifts ansatte i bulk, for masseendringer og for migrering fra et annet system.

Det er ikke det samme som den fullstendige sikkerhetskopien av arbeidsområdet:

Slik får du en arbeidsbok å starte fra

Du har to utgangspunkt, og begge er bedre enn å bygge filen fra bunnen av — de inneholder allerede de nøyaktige kolonneoverskriftene og de faktiske kontonavnene i arbeidsområdet ditt.

En tom mal. Gå til Admin › Dataimport og klikk på Last ned mal . Du får import-template.xlsx med begge ark, alle overskrifter, én grå eksempelrad som skal overskrives, og én kolonne per tidskonto som er satt opp i arbeidsområdet ditt.

En utfylt eksport. Gå til Admin › Dataeksport, velg formatet Enkel Excel og klikk på Eksporter . Du får den samme arbeidsboken med dagens ansatte og saldoer allerede fylt inn. Rediger den og importer den tilbake — turen rundt er trygg, fordi eksporten skriver nøyaktig de identifikatorene og navnene importen forventer.

Eksporten har tre valg:

• Kun ansatte — hopp over arket Accounts
• Anonymiser persondata — erstatt navn, e-poster og kontaktopplysninger med plassholdere
• Omfang for ansattdata — eksporter én ansatt, én organisasjonsenhet eller alle

Slik leser mTime arbeidsboken

Noen få regler gjelder for hele filen. De er verdt å lese én gang, for de fleste mislykkede importene skyldes disse og ikke selve dataene.

• Arkene må hete Employees og Accounts. Alle andre ark i arbeidsboken ignoreres. En arbeidsbok med bare ett av de to arkene fungerer fint.
• Arknavnene og kolonneoverskriftene er alltid på engelsk, uansett hvilket språk du bruker mTime på. Malen og eksporten skriver dem for deg; bygger du filen selv, må du kopiere dem nøyaktig slik de står på denne siden.
• Rad 1 er overskriftsraden. Alle radene under er data.
• Kolonner gjenkjennes på overskriften, ikke på plasseringen. Du kan omorganisere kolonnene fritt. Mellomrom foran og bak i overskrifter ignoreres.
• Helt tomme rader hoppes over, så tomme rader nederst i et ark gjør ingen skade.
• Ekstra kolonner i arket Employees ignoreres — praktisk hvis du vil ha med en merknad eller saksnummeret fra det gamle systemet. I arket Accounts er det motsatt: alle kolonner som ikke heter Employee ID, Full Name eller Import Date, leses som en tidskonto, så en tilfeldig kolonne der gir en feil.
• Datoer må skrives som YYYY-MM-DD — for eksempel 2024-01-01. mTime leser hver celle nøyaktig slik den vises i arket, så en celle som viser 01.05.1990, avvises selv om Excel oppfatter den som en dato. Det sikreste er å formatere datokolonnene som Tekst og skrive datoene på ISO-form, som er nøyaktig det malen og eksporten gjør.
• Tall bruker punktum som desimalskilletegn (7.4, ikke 7,4), uten tusenskilletegn. Skriv tall som tall, så ordner Excel dette for deg; risikoen ligger i verdier som limes inn som tekst.

Arket Employees

Kolonnen Employee ID

Denne ene kolonnen avgjør om en rad oppretter en ny person eller oppdaterer en eksisterende, og det er den som binder de to arkene sammen. Den godtar tre typer verdier:

Det midterste alternativet er det som betyr noe ved en migrering. Fordi EMP-4711 alltid peker på den samme personen i det samme arbeidsområdet, kan du:

• vise til den samme personen fra både arket Employees og arket Accounts,
• kjøre en rettet fil på nytt slik at den oppdaterer personene i stedet for å lage duplikater,
• beholde ansattnummeret fra det gamle systemet som bindeledd mellom de to systemene.

Kolonneoversikt

Org Unit, Manager og Terms gjenkjennes på navn, uten hensyn til store og små bokstaver. Navnet må være entydig: heter to organisasjonsenheter «Support», avvises raden, og du må gi den ene et nytt navn først. Disse kolonnene viser til eksisterende oppføringer — en Excel-import oppretter aldri en organisasjonsenhet, en leder eller et sett ansettelsesvilkår.

Hva en oppdatering endrer

Når en rad samsvarer med en eksisterende ansatt, skriver mTime alle personkolonnene fra den raden: navn, kallenavn, e-post, fødselsdato, telefon, mobil og adressen.

Arbeidsforholdet er unntaket, og det virker motsatt: Org Unit, Manager, Terms, Employment Start, Employment End, Weekly Norm og dagskolonnene brukes bare når raden oppretter en ny ansatt. På en eksisterende ansatt ignoreres de, og arbeidsforholdet røres ikke. Vil du endre et arbeidsforhold i etterkant, bruk siden til den ansatte eller en masseendring.

Arbeidsforhold og ukenorm

En ansatt får bare et arbeidsforhold når Employment Start er fylt ut. Lar du den stå tom, får du en person i arbeidsområdet uten arbeidsforhold — av og til nyttig, men sjelden det du vil.

Arbeidstidsnormen kan angis på to måter, og du kan kombinere dem:

• Weekly Norm alene — de avtalte timene per uke, f.eks. 37.5. Ingen fordeling per dag lagres.
• Mon … Sun alene — normen er summen av dagene, fordelt slik du har skrevet den.
• Begge — de må stemme overens. Weekly Norm 37.5 med 7.5 mandag til fredag godtas; 37.5 med 8 på fem dager avvises.

Timer er desimaltimer, ikke timer og minutter: sju og en halv time er 7.5, ikke 7.30. Verdier rundes av til nærmeste minutt. Normen må være større enn null, og den beskriver én uke — gjentakende mønstre over flere uker kan ikke importeres og må settes opp på den ansatte.

Arket Accounts

Dette arket setter gjeldende saldo på hver tidskonto — feriedager, fleksitimer og de andre saldoene folk tar med seg.

Kolonneoversikt

Kontokolonnene

Alle øvrige kolonner er en tidskonto, navngitt etter kontoen med enheten i parentes:

Employee ID | Full Name  | Import Date | Vacation (days) | Flex (minutes)
EMP-4711    | Jane Doe   | 2026-01-01  | 12.5            | 450

• Delen foran parentesen må samsvare med navnet på en tidskonto i arbeidsområdet ditt, uten hensyn til store og små bokstaver.
• Enheten i parentes er valgfri, men er den der, må den stemme med kontoen. Det er en sikring: den hindrer at en kolonne med feriedager havner stille på en timekonto.
• Dagbaserte kontoer angis i desimaldager — 12.5 betyr tolv og en halv dag.
• Timebaserte kontoer angis i minutter — 450 betyr 7 timer og 30 minutter. Her går mange i baret; gang timene dine med 60.
• Negative saldoer er tillatt, for eksempel en fleksikonto i minus.

Både malen og eksporten fyller inn disse overskriftene fra arbeidsområdet ditt, og det er den enkleste måten å få dem riktige på.

Slik brukes en saldo

Hver utfylte celle setter saldoen til den verdien på Import Date. Den legges ikke oppå det som allerede er der. Posteringen dukker opp i kontoens historikk med begrunnelsen «Excel import».

Fordi verdien er et mål og ikke en bevegelse, dobler man ikke noens ferie ved å importere den samme filen to ganger. Det betyr samtidig at en uforsiktig import kan viske ut saldoer som var riktige — trinnet Gjennomgang forteller deg hvor mange saldoendringer som er på vei, så sjekk det tallet før du bekrefter.

Sett Import Date til overgangsdatoen deres: dagen saldoene var riktige i det gamle systemet. Alt mTime registrerer etter den datoen, legges oppå.

Slik kjører du importen

Veiviseren er den samme som beskrevet under Dataimport, med to forskjeller: mTime kjenner igjen en Excel-fil på filtypen .xlsx, og valget mellom Slå sammen og Gjenopprett er erstattet av et valg av ark.

1. Gå til Admin › Dataimport og klikk på Importer .

2. Fil — velg .xlsx-filen din. Maksimal størrelse er 100 MB.

3. Parametere — velg hvilket ark som skal brukes, og klikk på Valider :

   Valg	Hva som importeres
   Alt	Begge ark. Ansatte brukes først, så en rad i Accounts kan vise til en person som opprettes i den samme importen
   Ansatte	Bare arket Employees
   Kontoer	Bare arket Accounts

4. Gjennomgang — valideringen kjører på serveren uten å endre noe. Du får et antall ansatte som opprettes og oppdateres, et antall saldoceller som brukes, og en melding per avvist rad. Rett filen og prøv igjen, eller klikk på Kjør import .

5. Resultat — utfallet per ark, med en detaljert rapport du kan laste ned.

Viser valideringen at du har valgt feil ark, gå Tilbake og valider på nytt — filen blir liggende på serveren og trenger ikke lastes opp igjen.

Import fra et annet system

Det er dette formatet er bygget for: å hente ansatte og saldoer ut av et lønns- eller tidsregistreringssystem og inn i mTime. Rekkefølgen under holder de risikable delene små og mulige å gå tilbake fra.

1. Bygg konfigurasjonen i mTime først

Excel-importen viser til konfigurasjon ved navn og oppretter den aldri. Før du importerer noe som helst, sett opp:

• Organisasjonsenheter — med navnene du skal bruke i kolonnen Org Unit
• Ansettelsesvilkår — kontraktstypene de ansatte har
• Tidskontoer — hver saldo dere skal ta med, med riktig enhet
• Helligdagskalendere og fraværsregler, slik at saldoene oppfører seg riktig etterpå

Sørg for at navnene er entydige. To organisasjonsenheter med samme navn avviser hver eneste rad som peker på dem.

2. Velg nøkkelen deres

Skriv ansatt- eller lønnsnummeret fra det gamle systemet i kolonnen Employee ID, i begge ark. Dette er den enkeltbeslutningen som betyr mest i hele migreringen:

• den kobler hver saldorad til riktig person,
• den gjør importen gjentakbar, så en rettet fil oppdaterer i stedet for å duplisere,
• den blir værende som et lesbart bindeledd tilbake til det gamle systemet hvis dere må avstemme senere.

3. Kartlegg de gamle feltene

Eksporter kildedataene og kartlegg dem mot kolonnene. En typisk kartlegging:

Ledere er ansatte som alle andre, så de kommer inn via arket Employees — men de må være i mTime før raden som peker på dem, importeres. En leder som opprettes av den samme arbeidsboken, kan ikke vises til i den samme importen. Enten importerer dere ledersjiktet først i sin egen runde, eller så lar dere kolonnen Manager stå tom i første runde og fyller den ut etterpå på sidene til de ansatte.

4. Rydd opp i datoer og tall

Før den første importen, gå gjennom filen én gang:

• Datokolonnene viser YYYY-MM-DD. Å formatere dem som Tekst og skrive ISO-datoen er den trygge veien.
• Desimaler bruker punktum, ikke komma.
• Ingen tusenskilletegn, ingen enheter, ingen løse tegn — 450, aldri 450 min eller 7,5 t.
• Timebaserte saldoer omregnet til minutter.

5. Importer i to bølger

Ikke gjør alt på én gang første gangen.

Første bølge — personene. Importer med arket Ansatte valgt. Sjekk en håndfull ansatte i appen: sitter de i riktig organisasjonsenhet, på riktige vilkår, med riktig ukenorm?

Andre bølge — saldoene. Importer den samme arbeidsboken på nytt med arket Kontoer valgt og Import Date satt til overgangsdatoen deres. Sjekk saldoene til de samme personene.

Å dele migreringen opp slik betyr at en feil i saldokolonnene ikke kan ødelegge de ansattdataene dere nettopp har kontrollert — og omvendt.

Når dere har gjort en migrering eller to og stoler på filen, tar Alt begge ark i én runde — ansatte brukes alltid før saldoer, så personer som opprettes i den importen, kan få saldoene sine med en gang.

6. Kontroller resultatet

Eksporter arbeidsområdet på nytt i formatet Enkel Excel og sammenlign med kildefilen. Alt som ikke kom med, viser seg som en forskjell, og eksporten er samtidig god dokumentasjon på hvordan arbeidsområdet så ut ved oppstart.

Ny kjøring og rettelser

En Excel-import er trygg å gjenta så lenge verdiene i Employee ID er de samme. Rett kildefilen og importer den på nytt:

• ansatte oppdateres, det lages ikke duplikater,
• saldoer settes til den rettede verdien i stedet for å legges oppå,
• ansatte dere har fjernet fra filen, røres ikke — importen sletter aldri.

Det ene en ny kjøring ikke kan gjøre, er å endre et arbeidsforhold. Kolonnene for arbeidsforholdet brukes bare når den ansatte opprettes, så har dere fått feil organisasjonsenhet eller ukenorm, må det rettes på siden til den ansatte eller med en masseendring.

På veikartet

Arbeidsboken bærer i dag ansatte og saldoene deres. To andre deler av en migrering er planlagt, men støttes ikke ennå:

• Fravær — verken registrert fraværshistorikk eller planlagt fremtidig fravær kan importeres fra arbeidsboken.
• Organisasjonsenheter — kolonnen Org Unit peker på en organisasjonsenhet som allerede finnes; å bygge organisasjonsstrukturen ut fra filen er ennå ikke mulig.

Trenger migreringen deres noe av dette, eller har dere data som ikke passer inn i arbeidsboken, ta kontakt med support via hjelpefunksjonen i produktet før dere setter i gang. Fortell oss hva dere skal flytte, så finner vi den beste veien for det.

Valideringsmeldinger

Valideringen kjører før noe skrives, og angir ark og rad for hvert problem. Radene er nummerert som i Excel, så «Employees row 2» er den første raden under overskriftene. Meldingene kommer fra serveren og er på engelsk.

Begrensninger

Rettigheter

Nedlasting av malen, opplasting og kjøring av en Excel-import krever alle rettigheten import. Å produsere en Enkel Excel-arbeidsbok fra arbeidsområdet krever rettigheten export.