Timelisteoppgjør-påminnelse

Varsler ansatte når et timelisteoppgjør når innsendingsfristen, og fortsetter å minne dem på det — bare på arbeidsdagene deres — så lenge det er forfalt.

Slik fungerer det

Jobben går gjennom hvert timelisteoppgjør i arbeidsområdet som er ventende, klart eller forfalt, og flytter det ett skritt videre i livssyklusen:

1. Periode kun med fravær → lukket — når perioden er avsluttet og hver eneste av arbeidsdagene var dekket av godkjent heldagsfravær, sendes oppgjøret inn på vegne av den ansatte. Har en leder godkjent fraværet, har vedkommende allerede signert på perioden, og den godkjennes samtidig; er det godkjent automatisk av retningslinjen, overlates godkjenningen til lederen. Vurderes før trinnene nedenfor, slik at en periode jobben lukker aldri først markeres som forfalt
2. Ventende → Klar — når i dag er på eller etter den siste arbeidsdagen i perioden, merkes oppgjøret som klart og den ansatte varsles om at fristen har inntruffet. Denne terskelen følger den ansattes egen timeplan, slik at godkjent heldagsfravær sist i perioden trekker fristen fremover — den ansatte får beskjed før de drar, ikke mens de er borte
3. Klar → Forfalt — kalenderdagen etter at perioden tok slutt, uavhengig av den ansattes timeplan. Fravær rett etter periodeslutt skyver ikke dette: lederens oppføring om manglende innsending avhenger av den, og den må dukke opp på en forutsigbar dag
4. Forfalt → påminnet hver arbeidsdag — så lenge oppgjøret er forfalt, løftes den ansattes påminnelse øverst blant varslene, og det sendes én e-post på hver av arbeidsdagene deres. Helger, helligdager og godkjent heldagsfravær hoppes over, slik at ingen purres mens de er borte. Den første påminnelsen bruker den generelle “timelisten din er forfalt”-formuleringen; alle senere påminnelser navngir lederen som venter på den

Periode utenfor ansettelsen → trukket tilbake. Før alle trinnene over trekkes et oppgjør tilbake hvis ingen dag i perioden ligger innenfor den ansattes ansettelse. Det skjer når en sluttdato legges inn etter at neste periode allerede er åpnet: oppgjøret, lederens oppføring om manglende innsending og den ansattes påminnelser om det forsvinner. Kontrollen leser ansettelsen slik den er nå, så den virker uansett hvilken Gjelder fra-dato sluttdatoen ble lagret med. Et oppgjør som på et tidspunkt er sendt inn, trekkes aldri tilbake, fordi de neste periodenes saldoer bygger på det; det overlates til en administrator.

Perioder behandles eldste først, og en periode lukkes først når alle tidligere perioder er godkjent — hver periodes oppgjør er åpningssaldoen til den neste. Et langt fravær avvikles derfor med én periode per natt i stedet for alle på én gang.

Påminnelsene stopper så snart den ansatte sender inn: den gjentakende påminnelsen fjernes, og lederens oppføring blir en vanlig godkjenning.

Et pågående fravær uten sluttdato — for eksempel en åpen sykeperiode — flytter ikke fristen. Et slikt fravær er bare kjent å dekke dager til og med i dag, så dagene etter teller fortsatt som arbeidsdager, og fristen blir stående på periodens virkelige siste arbeidsdag.

Jobben bruker “>=” i stedet for “==” på hver terskel, slik at et oppgjør som gikk glipp av sin nøyaktige dag (jobbstans, perioden er eldre enn funksjonen) tar igjen ved neste kjøring. Hendelser har deterministiske IDer, så nye kjøringer produserer ikke dupliserte varsler.

Eksempel: fravær på tvers av periodeslutt

En månedsperiode fra 1.–31. august, med godkjent fravær fra 24. august til 7. september:

Når den kjører

Jobben kjører automatisk og utløses bare når det finnes minst ett ventende, klart eller forfalt oppgjør for arbeidsområdet.

Parametere

Denne jobben har ingen parametere.

Jobbresultater

Hvem som blir varslet

• Den ansatte får fristvarselet når perioden blir klar, deretter én forfalt-påminnelse per arbeidsdag til de sender inn. De blir aldri purret på en fridag.
• Lederen ser den manglende innsendingen i Godkjenninger fra dagen etter at perioden tok slutt, og i det daglige Ledersammendraget. Dette styres ikke av noens kalender — en leder vil se (og få e-post om) en manglende timeliste for en ansatt som fortsatt er på ferie, og vil fortsette å se den til den ansatte er tilbake og sender inn.
• En leder som er borte, bør sette opp en godkjenningsdelegering: sammendraget deres holdes tilbake mens delegeringen er aktiv, stedfortrederne mottar det i stedet, og et oppsamlingssammendrag kommer på lederens første arbeidsdag tilbake.

Livssyklushendelsene bærer også den ansattes personalleder som et mål — det er slik lederens godkjenningsinnboks fylles ved oppbygging.

Feilsøking