Terugdateren beperken

De beperking Terugdateren beperken legt vast hoever terug, in werkdagen van de medewerker, in-/uitchecks en tijdregistraties mogen worden toegevoegd of gewijzigd. Zonder deze beperking kunnen medewerkers registreren op elke dag in het verleden die niet in een vergrendelde periode valt.

Wanneer gebruiken

Gebruik deze beperking wanneer:

• Registraties kort na het werk moeten gebeuren, bijvoorbeeld voor een nauwkeurige projectkostprijs
• Medewerkers een vergeten incheck nog een paar dagen mogen toevoegen, maar oudere aanwezigheid niet meer mag veranderen
• Correcties op oudere dagen via een manager moeten lopen

Parameters

Alle drie de dageninstellingen staan standaard op 0. Voegt u de beperking toe zonder ze te wijzigen, dan is alles beperkt tot vandaag.

Deze beperking kan alleen onder Blokkerende beperkingen worden toegevoegd. Ze wordt gecontroleerd op het moment dat de wijziging wordt opgeslagen, dus er is geen versie die alleen waarschuwt.

Hoe het werkt

Wanneer een in-/uitcheck of tijdregistratie wordt opgeslagen, doet mTime het volgende:

1. Het bepaalt welke grens geldt: een ontbrekende in-/uitcheck, een bewerking van een in-/uitcheck of een tijdregistratie
2. Het telt zoveel werkdagen van de medewerker terug vanaf vandaag, op basis van het werkrooster. Weekenden en vrije dagen worden overgeslagen
3. Het weigert de wijziging als de datum vóór die dag ligt

Alleen het verleden wordt begrensd. Wilt u registreren na vandaag toestaan, zie dan Toekomstige registratie toestaan.

Ontbrekende tegenover bewerkte in-/uitchecks

Met de twee instellingen voor in-/uitchecken kunt u soepel zijn bij vergeten inchecks en tegelijk de al vastgelegde aanwezigheid beschermen:

• Ontbrekend: de medewerker voegt een in-/uitcheck toe op een dag zonder enige in-/uitcheck
• Bewerken: de medewerker wijzigt of verwijdert een bestaande in-/uitcheck, of voegt een tweede toe aan een dag die er al een heeft

Correctiemarge voor nieuwe invoer

Een in-/uitcheck die in de afgelopen twee uur is vastgelegd, kan nog worden gecorrigeerd, ook als de dag buiten de bewerkingsgrens valt. Een medewerker die een vergeten incheck van vorige week toevoegt en daarna een tikfout ziet, kan die meteen herstellen.

Managers en beheerders

De grenzen gelden voor iedereen (medewerkers, managers en beheerders), tenzij Manager kan overschrijven is ingeschakeld. Dan is iedereen die namens een andere medewerker registreert niet begrensd. Medewerkers die hun eigen urenstaat bewerken, zijn dat altijd wel.

Wat de medewerker ziet

Een wijziging voorbij de grens wordt bij het opslaan geweigerd, met een melding zoals Check-in/out cannot be added more than 5 working days back of Time registrations can only be edited for today.

Andere grenzen die blijven gelden

• Vergrendelde perioden. Een ingediende of goedgekeurde urenstaatperiode kan niet worden gewijzigd, hoe ruim deze beperking ook is ingesteld.
• Startdatum van de werkruimte. Vóór de startdatum van de werkruimte, als die is ingesteld, kan niets worden geregistreerd.

Voorbeelden

Een week voor vergeten inchecks, twee dagen voor registraties

1. Open het werktijdbeleid
2. Klik onder Blokkerende beperkingen op Plugin toevoegen en kies Terugdateren beperken
3. Stel Dagen terug voor ontbrekende in-/uitcheck in op 5
4. Stel Dagen terug voor bewerken in-/uitcheck in op 1
5. Stel Dagen terug voor registraties in op 2
6. Schakel Manager kan overschrijven in
7. Klik op Opslaan

Voor een medewerker die van maandag tot en met vrijdag werkt, geldt op een woensdag:

• Hij kan een incheck toevoegen aan elke dag tot en met de woensdag ervoor, als die dag er nog geen heeft
• Hij kan een bestaande incheck van dinsdag wijzigen, maar niet een van maandag
• Hij kan tijd registreren tot en met maandag
• Zijn manager kan dit allemaal nog namens hem corrigeren, zolang de periode niet is vergrendeld

Problemen oplossen