Aanwezigheid komt overeen met registraties
De beperking Aanwezigheid komt overeen met registraties vereist dat de tijd die een medewerker op een dag registreert gelijk is aan de tijd dat hij was ingecheckt. Zelfs een verschil van één minuut wordt gemarkeerd.
Wanneer gebruiken
Gebruik deze beperking wanneer:
- Medewerkers in- en uitchecken en elke minuut op locatie op een activiteit moet worden verantwoord
- U vergeten registraties en vergeten uitchecks wilt opvangen voordat de urenstaat wordt ingediend
Parameters
Deze beperking heeft geen instellingen. Voeg haar toe onder Blokkerende beperkingen om het indienen van de urenstaat tegen te houden zolang de totalen verschillen, of onder Niet-blokkerende beperkingen om alleen een waarschuwing te tonen.
Hoe het werkt
Voor elke dag tot en met vandaag vergelijkt de beperking twee totalen:
- Aanwezigheid: de tijd tussen incheck en uitcheck, opgeteld over alle inchecks van de dag
- Geregistreerd: alle tijdregistraties op de dag, inclusief de registraties die plug-ins voor automatische registratie toevoegen, min de tijd die niet op locatie wordt doorgebracht:
- verlof dat als registratie is opgenomen (bijvoorbeeld een halve dag flex of verlof)
- toeslagen per uur op vergoedingsactiviteiten
Verschillen de twee totalen, dan wordt de dag gemarkeerd.
De dag wordt overgeslagen wanneer:
- hij in de toekomst ligt
- er geen incheck met een uitcheck is (er is niets om mee te vergelijken)
- er nog een incheck openstaat: de dag is nog niet afgelopen
Elke dag met aanwezigheid wordt gecontroleerd
De controle hangt niet af van het werkrooster. Een zaterdag of feestdag waarop de medewerker heeft ingecheckt, wordt net als elke andere dag gecontroleerd, want een incheck zonder bijbehorende registraties is precies de vergeten registratie die deze beperking moet opvangen.
Wat de medewerker ziet
De dag toont een melding zoals Tijdregistraties (420 min) en aanwezigheid via incheck (450 min) wijken 30 min van elkaar af. Bij een blokkerende beperking kan de urenstaat pas worden ingediend als de twee totalen overeenkomen.
Verwante beperkingen en plug-ins
- Verplicht inchecken: deze beperking negeert dagen zonder incheck. Voeg Verplicht inchecken toe om ook die te markeren.
- Verplichte tijdregistratie: vereist alleen één registratie; deze beperking vereist dat de hoeveelheid klopt.
- In-/uitchecken wordt niet gebruikt: zonder inchecks valt er niets te vergelijken, dus deze beperking slaat nooit aan.
- Opvul-plug-ins: Standaardactiviteit opvullen en Procentuele verdeling opvullen registreren het verschil tussen aanwezigheid en geregistreerde tijd automatisch, zodat medewerkers alleen registreren wat afwijkt.
Voorbeelden
Werkplaats met projectregistratie
Medewerkers checken in bij een kiosk en registreren hun uren op projecten:
- Open het werktijdbeleid
- Klik onder Blokkerende beperkingen op Plugin toevoegen en kies Aanwezigheid komt overeen met registraties
- Klik op Opslaan
Op dinsdag checkt een medewerker om 07:30 in en om 15:00 uit (7 u 30 min), maar registreert slechts 7 uur op projecten. Dinsdag wordt gemarkeerd met een verschil van 30 minuten, en de urenstaat kan pas worden ingediend als het ontbrekende halfuur is geregistreerd of de uitcheck is gecorrigeerd.
Halve dag verlof
De medewerker is ingecheckt van 08:00 tot 12:00, registreert 4 uur op een project en neemt de middag op als flextijd. De flextijd telt niet mee aan de geregistreerde kant, dus de totalen komen overeen (4 u tegenover 4 u) en de dag wordt niet gemarkeerd.
Problemen oplossen
| Probleem | Oplossing |
|---|---|
| Een weekenddag wordt gemarkeerd | De medewerker heeft die dag ingecheckt. Registreer de tijd, of verwijder de incheck als die een vergissing was |
| Vandaag wordt niet gemarkeerd terwijl de totalen verschillen | De medewerker is nog ingecheckt. De dag wordt gecontroleerd zodra hij uitcheckt |
| Een paar minuten verschil | De vergelijking is exact. Vergelijk de in- en uitchecktijden met de registraties, en vergeet niet dat een automatische lunchaftrek ook een registratie is: wie de volledige aanwezigheid op een project registreert en de lunchaftrek laat staan, telt de lunch dubbel |