Werktijdbeleid

Werktijdbeleid legt arbeidstijdregels en -beperkingen vast voor uw medewerkers, zoals het maximale aantal dagelijkse uren en verplichte pauzes.

Overzicht

Een werktijdbeleid combineert twee soorten regels:

• Beperkingen — Valideren tijdregistraties aan de hand van arbeidstijdgrenzen (bijvoorbeeld maximale uren per dag of week, verplichte pauzes)
• Automatische registraties — Passen gewerkte tijd automatisch aan (bijvoorbeeld het aftrekken van onbetaalde lunchpauzes)

Elk werktijdbeleid geeft onder Beschikbaarheid aan voor welke medewerkers het geldt — op basis van werkland, organisatie-eenheid en arbeidsvoorwaarden.

Aan de slag

Een werktijdbeleid aanmaken:

1. Ga naar Instellingen › Beleid
2. Klik op Beleid toevoegen en selecteer Werktijdbeleid
3. Voer een naam en optionele omschrijving in
4. Voeg beperkings-plugins toe om arbeidstijdregels te handhaven
5. Kies onder Beschikbaarheid voor wie het beleid geldt
6. Klik op Opslaan

In-/uitchecken uitschakelen

Sommige organisaties registreren werktijd door uren in te voeren en gebruiken in-/uitchecken helemaal niet. Voeg de beperking In-/uitchecken wordt niet gebruikt toe aan een werktijdbeleid, en voor iedereen waarop het van toepassing is:

• verdwijnt de rij In-/uitchecken van het urenblad
• verdwijnen de incheckknoppen en de lopende klok van het dashboard en de bovenbalk
• worden nieuwe incheckregistraties geweigerd

Bestaande registraties blijven behouden. Ze blijven zichtbaar in het rapport in-/uitchecken, en een beheerder kan ze nog steeds corrigeren of verwijderen.

Wie is ingecheckt op het moment dat u de beperking toevoegt, kan nog steeds uitchecken — de sessie blijft niet openstaan.

Schakel het uit voor één klant zonder de andere te raken

Werktijdbeleid stapelt: elk beleid dat op een medewerker van toepassing is, draagt zijn regels bij. De nettste manier om in-/uitchecken voor één groep uit te schakelen is daarom een eigen beleid, in plaats van een beleid te bewerken dat anderen delen:

1. Ga naar Instellingen › Beleid, klik op Beleid toevoegen en kies Werktijdbeleid
2. Noem het bijvoorbeeld Geen in-/uitchecken en laat de werktijdnorm, de overige beperkingen en de automatische registraties leeg
3. Klik onder Blokkerende beperkingen op Plugin toevoegen en kies In-/uitchecken wordt niet gebruikt
4. Kies onder Beschikbaarheid de organisatie-eenheden of arbeidsvoorwaarden waarvoor het geldt
5. Klik op Opslaan

Zo’n beleid doet niets anders dan in-/uitchecken uitschakelen — het heeft geen eigen norm en concurreert dus nooit met de norm die de medewerker al heeft, en het voegt geen andere regels toe.

Combineer het niet met de beperking Verplicht inchecken: die regel vereist elke werkdag een incheck, wat niemand met dit beleid kan doen.

Beperkings-plugins

Beperkings-plugins valideren tijdregistraties en geven waarschuwingen of fouten wanneer limieten worden overschreden.

Geen werk boven de norm tijdens verlof

Deze regel verandert ook wat medewerkers zien wanneer ze inchecken op een dag met verlof.

Inchecken tijdens verlof vraagt de medewerker altijd om een bevestiging. Met deze regel aan en een hele verlofdag waarschuwt het venster bovendien dat de dag op de urenstaat wordt gemeld. Het verhindert niet dat het werk wordt geregistreerd — de overschrijding wordt gemeld waar overschrijdingen thuishoren, op de urenstaat, in plaats van iemand aan het werk te laten zonder manier om dat vast te leggen. Een gedeeltelijke dag blijft ongemoeid: de rest van de dag is nog werktijd en alleen de minuten daarboven worden gemeld.

Het venster biedt nooit aan om vakantie te beëindigen, met of zonder deze regel; alleen ziekteverzuim kan daar beëindigd worden. Al het andere wijzigt de medewerker op de eigen verlofpagina.

Zoals bij elke restrictie hangt het ervan af of je hem als blokkerende of niet-blokkerende restrictie toevoegt of een overschrijding het indienen van de urenstaat blokkeert of alleen waarschuwt.

Plugins voor automatische registratie

Plugins voor automatische registratie passen de gewerkte tijd automatisch aan op basis van vooraf gedefinieerde regels. Een dergelijke plugin kan bijvoorbeeld automatisch een onbetaalde lunchpauze aftrekken van de gewerkte uren.

Zie Automatische registraties voor de volledige lijst en hoe elke plug-in werkt.

De lunchaftrek-plugin kan op twee manieren worden geactiveerd:

• Beslaat een tijdvenster — de aftrek geldt wanneer een inklokregistratie een ingesteld venster beslaat (bijvoorbeeld ingeklokt gedurende het hele venster van 10:30–14:00). Dit is de standaard.
• Minimale registratieduur — de aftrek geldt wanneer één inklokregistratie ten minste een ingesteld aantal minuten duurt, ongeacht wanneer deze plaatsvindt. Een pauze waarvoor de medewerker daadwerkelijk heeft uitgeklokt, leidt niet tot een extra aftrek.

U kunt ook per reden beperken welke inklokregistraties meetellen voor de trigger: kies een reeks redenen en bepaal of deze uitgesloten zijn (die redenen activeren de aftrek nooit) of vereist (alleen die redenen activeren de aftrek). Als u de lijst met redenen leeg laat, wordt de aftrek toegepast ongeacht de reden.

Verrekening

Wat er aan het einde van een periode met het flexsaldo gebeurt — het bijschrijven van het verschil, toeslagen, saldolimieten en uitbetalingen — wordt geconfigureerd in een afzonderlijk verrekeningsbeleid, dat voor dezelfde medewerkers geldt. Het flexsaldoplafond dat voorheen als Saldolimiet-beperking hier werd ingesteld, is nu een limietstap in het verrekeningsbeleid.

Een flexrekening zonder verrekeningsbeleid draagt het saldo automatisch over, zodat eenvoudige flexopstellingen helemaal geen verrekeningsbeleid nodig hebben.

Problemen oplossen