Verlofbeleid

Verlofbeleid bepaalt hoe vakantie en andere verlofrechten worden opgebouwd, gebruikt en beheerd voor uw medewerkers.

Overzicht

Een verlofbeleid bundelt de regels voor één soort verlof. Het verwijst normaal naar een tijdaccount, dat het saldo bijhoudt, maar het account is optioneel (zie hieronder). De regels gaan over:

• Opbouw — Hoe medewerkers verlof opbouwen in de loop van de tijd
• Gebruik — Regels voor het opnemen van verlof
• Overdracht — Wat er gebeurt met niet-opgenomen verlof aan het einde van het jaar
• Verval — Wanneer opgebouwd verlof vervalt

Aan de slag

Een verlofbeleid aanmaken:

1. Ga naar Instellingen › Beleid
2. Klik op Beleid toevoegen
3. Geef het een naam en selecteer een tijdaccount — of laat het zonder account
4. Voeg opbouwplugins toe om te bepalen hoe verlof wordt opgebouwd
5. Voeg optioneel regels toe voor gebruik, overdracht en verval
6. Klik op Opslaan

Verlof zonder een tijdaccount

Sommige soorten verlof geven geen vast recht — er is geen aantal dagen om bij te houden. Het bekende voorbeeld is verlof in overleg (“Fri efter aftale”): een doktersbezoek, een bruiloft, een verhuisdag. De medewerker moet het nog steeds aanvragen en een manager moet het nog steeds goedkeuren, maar er wordt geen saldo geteld.

Laat het tijdaccount voor deze soorten leeg. Het beleid werkt nog steeds waar het om gaat:

• Medewerkers kunnen het aanvragen en het verschijnt in het aanvraagformulier als elk ander soort
• Goedkeuringsregels gelden — voeg Goedkeuring vereist toe zoals gebruikelijk
• Het verlof verschijnt in de teamagenda en op de urenstaat

Wat het niet krijgt, omdat er geen saldo is om bij te houden:

• Geen regels voor opbouw, overdracht of verval
• Geen rij in het jaaroverzicht van de medewerker

U kunt zoveel beleidsregels zonder account aanmaken als u nodig hebt — elk daarvan is een eigen soort verlof.

Een saldo dat nooit wordt aangevraagd

Het spiegelbeeld van het geval hierboven: een tegoed met een echt saldo, en een echte ondergrens, waar niemand dagen van hoort op te nemen. Een flexsaldo is het gebruikelijke voorbeeld. Het groeit en krimpt naarmate een medewerker meer of minder werkt dan zijn norm, en het wordt aan het eind van elke periode verrekend — het opmaken door een dag vrij te nemen is niet waar het voor is.

Zet Kan als verlof worden aangevraagd uit op het beleid. Het saldo gaat precies door zoals daarvoor: het staat op het dashboard, op de periodekaart van de urenstaat en in de saldo-overzichten, en de ondergrens blijft gelden. Wat stopt, is de aanvraag:

• Het wordt niet aangeboden in het aanvraagformulier en is daar nooit vooraf geselecteerd
• Het wordt niet aangeboden op de urenstaat, niet in de verlofregel en niet in de lijst met toe te voegen activiteiten
• Het staat niet op de verlofpagina of in het jaaroverzicht
• Het doet nooit mee aan een automatische verdeling over meerdere tegoeden
• Een aanvraag erop wordt geweigerd

Verlof dat al op dit type is aangevraagd voordat je de schakelaar uitzette, blijft ongemoeid — het kan nog steeds worden gewijzigd en geannuleerd. De schakelaar uitzetten stopt nieuwe aanvragen; het maakt oude niet ongedaan.

Secties

Hoe verbruik van het saldo werkt

Wanneer een goedgekeurde verlofperiode ingaat, verrekent het systeem het saldo progressief in plaats van in één keer. De periode wordt opgesplitst in kleinere blokken die zijn afgestemd op de goedkeuringsperiode van de urenstaat van de medewerker. Het saldo wordt verbruikt voor het huidige blok, en de resterende geplande dagen worden verbruikt wanneer elk volgend blok aanbreekt.

Het saldo wordt verbruikt op basis van FIFO (first in, first out) — de oudste opbouw wordt als eerste gebruikt. Dit is van belang wanneer verschillende opbouwen verschillende vervaldatums hebben.

Verlof eerder beëindigen

Verlof dat al loopt, wordt niet gewist wanneer het eerder eindigt — het wordt ingekort, en de dagen die al zijn opgenomen blijven geregistreerd:

• Openeindeverlof (zoals ziekteverlof) — het verlof wordt afgesloten vanaf vandaag. Zie Openeindeverlof toestaan
• Verlof met vaste duur — de resterende dagen worden geannuleerd en het al verbruikte saldo voor die dagen wordt teruggestort

Medewerkers doen dit via de verlofwidget op het Dashboard: een verlof annuleren dat al is begonnen, behoudt de al opgenomen dagen en beëindigt het verlof vanaf de eerste geannuleerde dag. Een manager kan hetzelfde doen namens de medewerker.

Vereist het beleid goedkeuring, dan gaat de wijziging eerst naar de manager en blijft het verlof ongewijzigd tot erover is beslist. Bij de manager komt het binnen als onderbreking in plaats van als annulering, zodat duidelijk is dat de al opgenomen dagen behouden blijven.