Projecten

Projecten zijn categorieën voor werkregistratie waarop medewerkers uren kunnen boeken. Ze worden gekoppeld aan urenstaatregels en kunnen een aparte goedkeuring van de projectmanager vereisen wanneer medewerkers hierop registreren.

Overzicht

Projecten verschijnen in de urenstaat als eigen rijen, met daaronder de taken die erop zijn geboekt. Een project bepaalt welke activiteiten erop geboekt kunnen worden (zie Activiteiten hieronder); een activiteit die een project vereist, is een projecttaak, en tijd erop moet altijd een project noemen.

Elk project bevat:

• Naam en omschrijving
• Start- en einddatum — de periode waarin op het project geboekt kan worden
• Status — Gepland, Actief, In de wacht of Gesloten
• Projectmanager (optioneel) — de medewerker die verantwoordelijk is voor het project
• Goedkeuring manager vereisen (optioneel) — wanneer ingeschakeld, moeten urenstaatoverzichten waarop minuten op dit project zijn geboekt worden goedgekeurd door de projectmanager

Projecten beheren

1. Ga naar Instellingen › Projecten
2. Gebruik Project toevoegen om een nieuw project aan te maken
3. Klik op een rij om de projecteditor te openen

Een project configureren

De projecteditor groepeert instellingen in secties.

Basisinformatie

• Naam — wat medewerkers zien in de projectkiezer van de urenstaat
• Omschrijving — optionele details
• Startdatum / Einddatum — optionele grenzen. Buiten dit venster verschijnt het project niet in de kiezer.

Goedkeuring

Twee instellingen bepalen of een project een extra goedkeuringsstap activeert in de urenstaatoverzichten van medewerkers:

• Projectmanager — zoek en selecteer een medewerker. Dit is de persoon die wordt gevraagd urenstaatoverzichten goed te keuren waarop tijd op dit project is geboekt.
• Goedkeuring manager vereisen — wanneer ingeschakeld, moet elk urenstaatoverzicht dat minuten op dit project bevat worden goedgekeurd door de projectmanager, naast de directe leidinggevende van de medewerker.

De schakelaar is pas beschikbaar zodra een projectmanager is ingesteld. Het verwijderen van de projectmanager schakelt de schakelaar automatisch uit.

Zie Urenstaatoverzichten voor de volledige workflow met meerdere goedkeurders.

Activiteiten

Dit gedeelte bepaalt wat er op het project geboekt kan worden.

• Laat de lijst leeg en het project is open: het neemt de standaard projecttaken van de werkruimte over, dat wil zeggen elke projecttaak, tenzij een beheerder ze heeft beperkt. Stel die standaard in met Standaard projecttaken boven de projectenlijst — handig wanneer de werkruimte meerdere herbruikbare sets projecttaken bijhoudt en een project er één van moet overnemen in plaats van allemaal.
• Vermeld activiteiten en het project neemt alleen die aan. U kunt één activiteit vermelden, een hele groep (elke activiteit eronder, inclusief later toegevoegde) of meerdere van beide. Een groep vermelden is de manier om een project met honderd taken in één keer te configureren.

Gebruik het zoekveld om een activiteit te vinden op naam of op waar deze thuishoort; er wordt niets getoond totdat u typt. Als de activiteit nog niet bestaat, opent Activiteit aanmaken aan het einde van de resultaten het activiteitenformulier en vermeldt de nieuwe activiteit op het project wanneer u opslaat.

Een activiteit vermelden markeert deze als activiteit die een project vereist (zie Activiteiten). Deze van het project verwijderen haalt die markering niet weg: de taak wordt dan boekbaar op elk open project. Om er weer een gewone activiteit van te maken, schakelt u de instelling uit op de activiteit zelf.

Wat een project vermeldt bepaalt ook waar het op een urenstaat verschijnt: het staat bij het werk dat het omvat — onder de eigen rij van een taak als het er één omvat, binnen de groep als het meerdere taken van die groep omvat, en naast een groep die alleen projectwerk bevat.

Aangepaste attributen

Als uw werkruimte aangepaste projectattributen heeft gedefinieerd, worden deze weergegeven in een eigen sectie onderaan de editor. Zie Aangepaste attributen.