Onkostensoorten

Met onkostensoorten registreren medewerkers onkosten bij hun urenstaat. De eerste soort is kilometers (kørsel): ritten die de medewerker in de eigen auto rijdt, geteld in kilometers en uitbetaald via de salarisadministratie.

Overzicht

Een medewerker registreert elke rit op de dag dat die is gereden: de datum, de route, het aantal kilometers, het doel en een bevestiging dat de medewerker in de eigen auto reed. Daarmee moet een kilometervergoeding volgens de Deense belastingdienst worden onderbouwd.

De ritten volgen de urenstaat:

• Ze worden goedgekeurd met de urenstaat. Een rit hoort bij de urenstaatperiode waarin de datum valt. De manager keurt de ritten van de periode samen met de uren goed; er is dus geen aparte goedkeuring.
• Ze worden vergrendeld met de urenstaat. Zodra een periode is ingediend, kunnen de ritten niet meer worden gewijzigd. Wordt de periode heropend, dan komen ze weer vrij.
• Ze worden uitbetaald via de salarisadministratie. Wanneer een periode is goedgekeurd, worden de kilometers naar de salarisadministratie gestuurd. mTime stuurt kilometers, nooit een bedrag: het tarief per km staat op de looncodes in het salarissysteem.

In een werkruimte zonder onkostensoorten verandert er niets.

Voordat u begint

Drie dingen bepalen wie kilometers kan registreren:

1. De medewerker heeft een kenteken. Kilometers worden alleen aangeboden aan medewerkers bij wie in het profiel een Kenteken staat. Een beheerder of HR stelt dit in bij de medewerker, onder Uitgebreide informatie . Medewerkers kunnen het niet zelf invullen. Zonder kenteken zien ze de soort helemaal niet.
2. De medewerker kan de soort zien. De Beschikbaarheid van de soort bepaalt welke medewerkers deze kunnen gebruiken, net als bij activiteiten.
3. Iemand anders keurt de urenstaten van de medewerker goed. Niemand keurt de eigen kilometers goed. Een periode met ritten gaat naar de manager van de medewerker of, als die er niet is, naar wie daarna aan de beurt is (zie Wie keurt goed), ook als de arbeidsvoorwaarden van de medewerker het anders toestaan de eigen urenstaten goed te keuren. Een medewerker die zijn of haar eigen manager is, of voor wie geen andere goedkeurder te vinden is, kan geen kilometers registreren.

Een onkostensoort aanmaken

1. Ga naar Instellingen › Onkostensoorten
2. Klik op Onkostensoort toevoegen
3. Geef de soort onder Algemeen een Naam (bijvoorbeeld Kørsel) en kies bij Aard de optie Kilometers . De aard kan niet meer worden gewijzigd nadat de soort is aangemaakt.
4. Kies onder Beschikbaarheid wie de soort kan registreren. Zolang u dat niet doet, geldt een nieuwe soort voor niemand.
5. Kies onder Vereisten of een rit op een Project wordt geboekt (Nooit , Optioneel of Verplicht ) en om welke dimensies wordt gevraagd.
6. Stel onder Tarieven de Jaargrens voor het hoge tarief in (zie hieronder).
7. Vul onder Integraties de looncodes in waaronder de kilometers worden verstuurd.
8. Klik op Opslaan

Bij het opslaan van een soort voor kilometers worden ook de twee standaardattributen toegevoegd die ervoor nodig zijn, als ze er nog niet zijn: Kenteken op medewerkers en Adres van de werkplek op organisatie-eenheden.

Een onkostensoort waarop medewerkers ritten hebben geregistreerd, kan niet worden verwijderd. Zet in plaats daarvan de Beschikbaarheid op Nergens : de soort neemt dan geen nieuwe ritten meer aan, en de geregistreerde ritten blijven bewaard en kunnen nog worden gecorrigeerd.

Hoog en laag tarief

De Deense kilometervergoeding kent een hoog tarief tot 20.000 km per jaar en een laag tarief daarboven. mTime telt de kilometers van elke medewerker per kalenderjaar en verdeelt ze over twee looncodes:

• Kilometers tot de Jaargrens voor het hoge tarief gaan op de Looncode hoog tarief .
• De rest gaat op de Looncode laag tarief .

De verdeling blijft over het jaar exact, in welke volgorde de periodes ook worden goedgekeurd. Wordt een periode heropend en worden de ritten gecorrigeerd, dan stuurt de volgende goedkeuring het verschil als correctie met plus- of minteken, verschoven tussen de twee codes als de grens nu ergens anders valt. Ritten tellen mee voor het jaar waarin ze zijn gereden.

Stel de grens in op 0, of laat de looncode voor het lage tarief leeg, om alles op de looncode voor het hoge tarief te sturen.

Salarissystemen

Het tarief staat in Intega Løn: elk van de twee looncodes moet de ontvangen eenheden vermenigvuldigen met het eigen bedrag in kr./km.

Adressen bij een rit

Elke tussenstop van een rit is een adres, dat bij het invoeren wordt gecontroleerd. In Denemarken moet de postcode bestaan, en wordt de plaats ingevuld: “Banegårdspladsen 1, 8000” wordt “Banegårdspladsen 1, 8000 Aarhus C”. In de meeste andere Europese landen wordt de opmaak van de postcode gecontroleerd.

Om medewerkers typwerk te besparen, biedt elke tussenstop adressen aan die met één klik kunnen worden gekozen:

• Thuis: het eigen adres van de medewerker, uit het profiel. Dit wordt alleen aan de medewerker zelf aangeboden, niet aan iemand die namens de medewerker registreert.
• Werkplek: het Adres van de werkplek van de organisatie-eenheid van de medewerker, of van de dichtstbijzijnde bovenliggende eenheid die er een heeft.
• Recente tussenstops: de adressen van eerdere ritten van de medewerker. Een recente tussenstop op het werkplekadres van een eenheid wordt als die eenheid getoond.
• Andere eenheden: het werkplekadres van elke andere organisatie-eenheid die de medewerker kan zien, de dichtstbijzijnde in het organigram eerst.

Vul daarom het Adres van de werkplek van uw vestigingen en kantoren in: open onder Instellingen › Eenheden een eenheid en vul het in bij de attributen. Onderliggende eenheden nemen het over.

Problemen oplossen