Bewaarbeleid medewerkergegevens
Verwijder automatisch de gegevens van medewerkers die uw organisatie al lang geleden hebben verlaten, zodat u persoonsgegevens alleen bewaart zolang dat nodig is.
Overzicht
Met het bewaarbeleid stelt u een eenvoudige regel in: verwijder de gegevens van een medewerker een bepaald aantal jaren nadat zij de organisatie hebben verlaten. Zodra dit is geconfigureerd, zorgt mTime voor de rest — er hoeft niets handmatig te worden uitgevoerd. Dit helpt u te voldoen aan de GDPR-dataminimalisatievereisten en uw eigen bewaarverplichtingen, zonder dat u oude gegevens handmatig hoeft op te ruimen.
De regel is van toepassing op medewerkers die volledig uit dienst zijn gegaan (hun laatste dienstverband is beëindigd) of die zijn aangemaakt maar nooit in dienst zijn geweest. Medewerkers met een lopend of toekomstig dienstverband worden nooit beïnvloed.
De bewaartermijn instellen
- Ga naar
- Zoek de instelling Bewaarbeleid medewerkergegevens (jaren)
- Voer het aantal jaren in dat medewerkergegevens bewaard blijven nadat zij de organisatie hebben verlaten
- Klik op Opslaan
De standaardwaarde is 5 jaar. Stel de waarde in op 0 om medewerkergegevens onbeperkt te bewaren (geen automatische verwijdering).
Hoe automatisch verwijderen werkt
Verwijdering verloopt in twee fasen, zodat er altijd tijd is om een vergissing ongedaan te maken.
Fase 1 — Verplaatst naar de prullenbak
Wanneer een medewerker langer dan de bewaartermijn uit dienst is, verplaatst mTime deze naar de prullenbak, precies zoals wanneer een beheerder de medewerker handmatig zou verwijderen. De medewerker blijft daar 30 dagen staan, gedurende welke tijd u deze indien nodig kunt herstellen.
De datum waarvan wordt uitgegaan is:
- de einddatum van het laatste dienstverband, voor medewerkers die uit dienst zijn gegaan, of
- de aanmaakdatum, voor medewerkers die nooit in dienst zijn geweest.
Fase 2 — Definitief verwijderd
Na 30 dagen in de prullenbak wordt de medewerker definitief verwijderd. Hierbij worden het dossier, de tijdregistraties, saldi en de geschiedenis verwijderd. Het gekoppelde gebruikersaccount wordt geanonimiseerd zodat het niet langer te identificeren is.
Beveiligingen
mTime verwijdert een medewerker nooit automatisch als:
- deze een lopend of toekomstig dienstverband heeft, of
- deze nog is ingesteld als manager van iemand (om te voorkomen dat een team zonder managerkoppeling komt te staan).
Als u een dergelijke medewerker wilt verwijderen, wijs dan eerst hun rapportages opnieuw toe of beëindig het dienstverband.
Werkruimte-exports
Gegevensexports van de werkruimte zijn volledige momentopnamen die persoonsgegevens kunnen bevatten. Exportbestanden die ouder zijn dan de bewaartermijn worden automatisch uit de opslag verwijderd, terwijl het exportitem zelf bewaard blijft en als Verlopen wordt gemarkeerd, zodat er een vastlegging blijft dat de export ooit heeft bestaan.
Gerelateerde documentatie
- Gegevensverwerkingsbeleid — volledige bewaartermijnen en verwijderingstijdlijnen
- Werkruimte verwijderen — een volledige werkruimte verwijderen
- Gegevensexport — gegevens exporteren voordat ze worden verwijderd