Ontbrekende tijdregistratie
Wordt geactiveerd wanneer een medewerker werkdagen zonder tijdregistratie heeft laten staan in de urenstaatperiode die nog open is.
Alles wat deze e-mail zegt, staat al op de urenstaat van de medewerker zelf, en mTime rappelleert al een niet-ingediende urenstaat zodra de periode voorbij is. Wat deze trigger toevoegt, is tijdigheid: een vergeten maandag komt naar boven terwijl de medewerker nog weet wat hij die dag deed, in plaats van vijf weken later wanneer de periode te laat is.
Wanneer te gebruiken
Gebruik het waar tijdregistratie de basis is voor loon of facturatie en een gat dat pas aan het eind van de maand wordt ontdekt duur is om te reconstrueren. Stuur het naar de medewerker — die kan het oplossen.
Naar managers of HR sturen werkt ook, maar elke betrokken medewerker levert een afzonderlijke e-mail op, en in tegenstelling tot de ziekteverzuimmonitors kan deze trigger voor veel mensen op dezelfde ochtend afgaan.
Parameters
| Parameter | Beschrijving | Standaard |
|---|---|---|
| Minimum aantal ontbrekende dagen | Hoeveel werkdagen zonder tijdregistratie zich in de periode moeten opbouwen voordat de e-mail wordt verzonden. | 1 |
| Respijtdagen | Hoeveel extra dagen wachten voordat een dag als ontbrekend telt. Een dag kan pas worden beoordeeld als hij voorbij is, dus 0 betekent al “gemeld de ochtend na de dag zelf” — elke dag extra geeft de medewerker zoveel langer om bij te werken. | 1 |
Hoe het werkt
Elke nacht bekijkt mTime de werkdagen in de open urenstaatperiode van elke medewerker, tot aan de respijtgrens, en telt de dagen zonder geregistreerde tijd. Wanneer het aantal de drempel bereikt, wordt het advies verzonden.
Het wordt eenmaal per periode verzonden. Hoeveel dagen daarna ook ontbreken, er volgt geen tweede e-mail — en de volgende periode kan opnieuw verzenden.
Een dag wordt niet meegeteld wanneer:
- het een feestdag is, of de medewerker die dag geen normuren heeft
- verlof de dag dekt, of dat goedgekeurd, gepland of geregistreerd is
- het geldende werktijdbeleid ontbrekende registraties bewust toestaat
- de dag in een periode valt die de medewerker al heeft ingediend, waar toch niets meer kan worden gewijzigd
Of alleen een incheck een dag verantwoordt, bepaalt het werktijdbeleid en niet deze trigger: onder de standaardregel is een incheck voldoende, terwijl beleid met de voorwaarde Verplichte tijdregistratie de dag meldt ook als de medewerker heeft ingeklokt.
Bericht
Als je onderwerp en tekst leeg laat, wordt verzonden:
{employee_name} heeft {missing_days} dag(en) zonder tijdregistratie
{employee_name} heeft {missing_days} werkdag(en) zonder tijdregistratie in {period}: {missing_dates}.
Beschikbare variabelen: {employee_name}, {workspace_name}, {date}, {missing_days} (het aantal), {missing_dates} (de datums zelf) en {period}.
Voorbeelden
Herinneren aan elke vergeten dag
- Voeg een advies toe en selecteer de trigger Ontbrekende tijdregistratie
- Laat Minimum aantal ontbrekende dagen op 1 staan
- Zet Medewerker aan als ontvanger
Alleen wie echt achterloopt aanspreken
- Zet Minimum aantal ontbrekende dagen op 3
- Zet Medewerker aan, en ook Manager als iemand moet opvolgen
Probleemoplossing
| Probleem | Oplossing |
|---|---|
| Er wordt nooit iets verzonden | Controleer of de medewerkers een open urenstaatperiode hebben die de betreffende dagen dekt — over een al ingediende of goedgekeurde periode wordt nooit gemeld. |
| Een dag met incheck maar zonder registratie wordt niet gemeld | Onder de standaardregel verantwoordt een incheck de dag. Voeg de voorwaarde Verplichte tijdregistratie toe aan het werktijdbeleid om een echte registratie te eisen. |
| Dagen die de werkruimte bewust vrijstelt worden gemeld | Controleer of het werktijdbeleid nog de markering bevat die ontbrekende registraties toestaat. |
| Geen tweede e-mail terwijl er meer dagen ontbreken | Verwacht: één e-mail per periode. De volgende periode verzendt opnieuw. |
| Medewerkers worden gewaarschuwd over dagen die automatisch worden gevuld | Verhoog Respijtdagen naar 1 of meer zodat de nachtelijke vulling eerst plaatsvindt. |