Vervallend saldo

Waarschuwt een gekozen aantal dagen voordat een deel van een saldo vervalt — en alleen als er echt iets verloren gaat.

Het klassieke geval is resterend verlof dat bijna vervalt: 30 dagen voordat het verlofjaar eindigt, laat iedereen weten die nog dagen heeft die op het punt staan te verdwijnen.

Wanneer gebruiken

Gebruik hem wanneer een saldo verloren kan gaan door het niet op te nemen: verlof met een vervaldatum, overgedragen dagen, een flexsaldo met een terugkerend plafond.

Telt de datum zwaarder dan het verlies — “op 1 maart, iedereen boven de 40 uur” — gebruik dan Geplande saldocontrole.

Parameters

Parameter	Beschrijving	Standaard
Rekening	De tijdrekening die wordt gevolgd.	—
Dagen vooraf	Hoeveel dagen voor het verlies er wordt gewaarschuwd.	30
Minimumbedrag	Waarschuw alleen als minstens dit verloren gaat, in de eenheid van de rekening. Laat op 0 staan om voor elk bedrag te waarschuwen.	0

Hoe het werkt

Anders dan een geplande controle haalt deze trigger zijn datum uit de gegevens. Elke nacht kijkt mTime het ingestelde aantal dagen vooruit en vraagt wat elke medewerker op die datum dreigt te verliezen.

Twee soorten verlies tellen mee:

een opbouw die zijn vervaldatum bereikt — verlof dat aan het eind van het verlofjaar vervalt, overgedragen dagen die aflopen;
een terugkerend saldoplafond dat het overschot op zijn peildatum afroomt.

Het bedrag is wat werkelijk verloren gaat, niet wat de medewerker heeft. Al ingepland verlof — goedgekeurd of nog in behandeling — wordt er eerst afgetrokken, zodat iemand die zijn vakantie al heeft gepland niet te horen krijgt dat hij die kwijtraakt. Gaat er niets verloren, dan wordt er niets verstuurd.

Een medewerker met twee verschillende vervaldata voor de boeg krijgt één bericht per datum, elk met zijn eigen datum en bedrag, en elk maar één keer verstuurd.

Kon de nachtelijke controle die dag niet draaien, dan waarschuwt hij nog tot drie dagen erna — een waarschuwing die iets te laat komt is veel beter dan geen. Hij waarschuwt nooit eerder dan de termijn die u hebt gekozen.

Bericht

Laat u onderwerp en tekst leeg, dan wordt verstuurd:

{amount} van het {account_name} van {employee_name} vervalt op {expiry_date}
{amount} van het saldo {account_name} van {employee_name} vervalt op {expiry_date} en gaat verloren als het niet daarvoor wordt opgenomen.

Beschikbare variabelen: {employee_name}, {workspace_name}, {date}, {account_name}, {amount} (wat verloren gaat) en {expiry_date}.

Voorbeelden

Resterend verlof dat bijna vervalt

Voeg een advies toe en selecteer de trigger Vervallend saldo
Kies de verlof-Rekening
Laat Dagen vooraf op 30 en Minimumbedrag op 0
Zet Medewerker aan als ontvanger

Iedereen die nog verlof heeft dat dreigt te vervallen, hoort dat een maand van tevoren, met het aantal dagen dat hij dreigt kwijt te raken.

Twee waarschuwingen, een vroege en een laatste

Maak het bovenstaande advies met Dagen vooraf op 60
Maak een tweede met Dagen vooraf op 7 en een dringender bericht

Elk is een eigen advies met een eigen tekst, en een medewerker die de dagen intussen opneemt krijgt het tweede nooit.

Alleen bedragen die ertoe doen

Zet Minimumbedrag op 1 om iedereen over te slaan die minder dan een dag verliest.

Problemen oplossen

Probleem	Oplossing
Er wordt niets verstuurd terwijl saldi duidelijk vervallen	Controleer of het saldo echt vervalt: een rekening zonder vervalregel en zonder plafond verliest niets. Controleer ook of de medewerkers op de vervaldatum nog onbenut saldo hebben.
Een medewerker met een groot saldo werd niet gewaarschuwd	Hij heeft waarschijnlijk verlof ingepland dat het vóór de vervaldatum opmaakt. De waarschuwing telt wat verloren gaat, niet wat er staat.
De waarschuwing kwam een paar dagen te laat	De nachtelijke controle haalt tot drie dagen na een onderbreking in.
Twee e-mails voor dezelfde persoon	Er komen twee verschillende vervaldata aan. Elke e-mail noemt zijn eigen datum en bedrag.
Medewerkers worden gewaarschuwd voor minieme bedragen	Verhoog Minimumbedrag .

Geplande saldocontrole