Adviezen

Adviezen versturen automatische e-mails wanneer een voorwaarde geldt voor medewerkers — ad-hoc HR-monitoring die niet aan een specifieke mTime-workflow is gekoppeld.

Overzicht

Een advies combineert vier onderdelen:

Een trigger — de voorwaarde die het advies activeert, dagelijks gecontroleerd
Medewerkers — op welke medewerkers het advies van toepassing is, per land, organisatie-eenheid of arbeidsvoorwaarden
Ontvangers — wie de e-mail ontvangt: de medewerker, diens manager en/of externe adressen (bijvoorbeeld een gedeelde HR-inbox)
Een bericht — het onderwerp en de tekst van de e-mail, met tijdelijke aanduidingen die per medewerker worden ingevuld

Adviezen worden alleen per e-mail verstuurd; ze verschijnen niet als meldingen in mTime. Wanneer een trigger meerdere medewerkers raakt, levert elke medewerker een eigen e-mail op — een manager met vijf betrokken teamleden ontvangt vijf aparte berichten.

Een advies aanmaken

Ga naar Instellingen › Adviezen
Klik op Advies toevoegen
Voer een Naam en een optionele Beschrijving in
Selecteer onder Trigger de voorwaarde en vul de instellingen in
Kies onder Medewerkers op wie het advies van toepassing is — Overal dekt alle medewerkers, of beperk per land, organisatie-eenheid of arbeidsvoorwaarden, met optionele uitzonderingen
Zet onder Ontvangers Medewerker en/of Manager aan en voeg eventuele externe e-mailadressen toe
Schrijf onder Bericht het onderwerp en de tekst — klik op een variabele zoals {employee_name} om deze in te voegen
Klik op Opslaan

Een nieuw advies geldt voor niemand totdat u de sectie Medewerkers hebt geconfigureerd — het kan dus niet per ongeluk uw hele werkruimte e-mailen.

Triggers

Elk advies heeft precies één trigger. De trigger bepaalt ook hoe vaak het advies opnieuw kan worden verzonden: elke activering heeft een natuurlijke identiteit (voor een vaste datum: de datum zelf; voor ziekteverzuimmonitoring: het verzuim) en elke medewerker ontvangt maximaal één e-mail per activering — controles op latere dagen herhalen de e-mail niet.

Trigger	Wordt geactiveerd
Vaste datum	Voor elke medewerker in de doelgroep, op een gekozen dag van het jaar (bijvoorbeeld elke 1 maart)
Aaneengesloten ziektedagen	Zolang een medewerker nog ziek is en het verzuim een aantal kalenderdagen duurt
Ziektedagen in periode	Wanneer de ziektedagen binnen een voortschrijdend venster of het kalenderjaar oplopen tot een aantal
Geplande saldocontrole	Op een gekozen datum, voor medewerkers van wie het saldo op een rekening boven of onder een drempel ligt
Vervallend saldo	Een gekozen aantal dagen voordat een deel van een saldo vervalt, als er echt iets verloren gaat
Ontbrekende tijdregistratie	Wanneer een medewerker werkdagen zonder geregistreerde tijd heeft in de urenstaatperiode die nog open is
Verzuimactiviteit gebruikt	Wanneer verlof op een van de geselecteerde verlofactiviteiten begint

Aaneengesloten ziektedagen

Een lopend langdurig verzuim bereikt een aantal kalenderdagen

Ziektedagen in periode

Herhaald kort verzuim telt op binnen een venster

Geplande saldocontrole

Een saldo ligt boven of onder een drempel op een gekozen datum

Vervallend saldo

Een deel van een saldo gaat bijna verloren

Ontbrekende tijdregistratie

Werkdagen zonder enige geregistreerde tijd

Verzuimactiviteit gebruikt

Een van de geselecteerde verlofactiviteiten wordt gebruikt

Ontvangers en bericht

Het onderwerp en de tekst zijn platte tekst met tijdelijke aanduidingen tussen accolades. {employee_name}, {workspace_name} en {date} zijn altijd beschikbaar; de geselecteerde trigger kan er meer toevoegen. Onbekende aanduidingen worden bij het opslaan geweigerd, zodat een typefout nooit iemands inbox bereikt.

De schakelaar Het standaardbericht van de trigger gebruiken bepaalt wat er wordt verstuurd. Staat hij aan, dan stuurt mTime het bericht van de trigger en vertaalt het voor elke ontvanger; de pagina van elke trigger laat zien wat dat bericht zegt. Zet hem uit om zelf te schrijven — de velden beginnen met de standaardtekst, zodat u bewerkt in plaats van vanaf niets te starten.

Een bericht dat u zelf schrijft, wordt precies zo verstuurd, in die ene taal waarin u het schreef — mTime kan het niet vertalen. In een werkruimte waar mensen in verschillende talen werken, is dat de prijs van eigen tekst: iedereen krijgt uw tekst, welke taal ze ook gebruiken.

Externe adressen ontvangen de e-mail in de standaardtaal van de werkruimte. Bij een medewerker zonder manager wordt de manager-e-mail simpelweg overgeslagen.

Activering

De datums Actief vanaf / Actief tot in de sectie Algemeen bepalen wanneer het advies draait — er is geen aparte aan/uit-schakelaar:

Geen datums: het advies is altijd actief
Een startdatum in de toekomst: het advies staat op In afwachting en start op die datum
Een einddatum in het verleden: het advies is Beëindigd en draait niet meer

Om een advies te pauzeren of uit te faseren stelt u de einddatum in. De statuskolom in de lijst toont altijd de actuele status, en de lijst filtert standaard op Actieve en In afwachting zijnde adviezen.

Voorbeeld

De sectie Voorbeeld beantwoordt de vraag waarop u anders pas de volgende ochtend antwoord krijgt: wie zou dit advies mailen, en wat zouden zij precies ontvangen? Kies een periode en voer het uit — er wordt niets verzonden en niets vastgelegd.

Het belangrijkste is het aantal: hoeveel medewerkers zouden een e-mail krijgen, en om hoeveel e-mails het gaat. Details bekijken opent het overzicht — elke e-mail die verstuurd zou worden, met de betrokken medewerker, diens arbeidsvoorwaarden, de ontvanger en de datum, en bovenaan het bericht zelf, met de tijdelijke aanduidingen al ingevuld met de waarden van die medewerker.

Bij elke ontvanger staat wat er zou gebeuren:

Aanduiding	Betekenis
Zou worden verzonden	De e-mail zou worden verstuurd
Al verzonden	Deze activering is al naar dit adres gestuurd, dus er volgt niets meer
Geen adres	De medewerker heeft geen e-mailadres
Geen manager	De medewerker heeft geen manager, of de manager heeft geen e-mailadres
Niet bezorgbaar	Het adres is gemarkeerd na een bounce of een spammelding

Ontvangers die nergens uitkomen worden bewust getoond: een e-mail aan de manager waarvan u dacht dat die was ingesteld maar die stilletjes nergens heen gaat, is precies wat het voorbeeld zichtbaar moet maken.

Een voorbeeld van een toekomstige periode gebruikt de gegevens van vandaag. Saldi, ziekte en ontbrekende registraties worden gelezen zoals ze nu zijn, dus het laat zien wie op weg is een e-mail te krijgen — niet wie hem zeker krijgt. Wie morgen de ontbrekende dagen registreert, valt af.

Het voorbeeld draait op wat er op het scherm staat, opgeslagen of niet, zodat u een andere trigger, doelgroep of ander bericht kunt proberen en opnieuw kunt uitvoeren voordat u iets vastlegt. Een periode beslaat maximaal drie maanden en alleen het deel binnen het activeringsvenster wordt geëvalueerd — is het resultaat korter dan de gekozen periode, dan meldt het voorbeeld dat.

Vindt het voorbeeld niemand, dan geeft het aan welke stap de oorzaak is: de trigger die in die periode niet optreedt, de doelgroep die iedereen uitsluit voor wie hij optreedt, of niemand met een bereikbaar adres.

Probleemoplossing

Begin met het rapport Adviserings-e-mails: het toont elke verzonden adviserings-e-mail en, voor de niet-verzonden, de reden.

Probleem	Oplossing
Er worden geen e-mails verstuurd	Voer het Voorbeeld uit over een periode die de activering bevat — het geeft aan of de trigger, de doelgroep of de ontvangers de oorzaak zijn
Een medewerker ontving geen e-mail	Controleer of de medewerker een e-mailadres heeft en of er niet al een e-mail voor dezelfde activering is verzonden
De manager kreeg geen e-mail	De medewerker heeft mogelijk geen manager, of de manager heeft geen e-mailadres
E-mails komen niet aan in een testwerkruimte	Testwerkruimtes versturen nooit echte e-mails — dat is bewust