Beleid voor gegevensverwijdering

Officieel beleid voor gegevensbewaring en -verwijdering in mTime.

Overzicht

Dit beleid bepaalt hoe mTime omgaat met gegevensverwijdering voor zowel de rol van Verwerkingsverantwoordelijke als de rol van Verwerker, conform de van toepassing zijnde privacyregelgeving. Het specificeert bewaartermijnen, triggers voor verwijdering en verantwoordelijkheden voor de verschillende typen gegevens die door het systeem worden beheerd.

Garantie voor gegevensverwijdering

mTime garandeert dat alle klantgegevens permanent worden verwijderd binnen 2 maanden na het verwijderen van de werkruimte.

Deze termijn omvat:

• 30 dagen bewaartermijn voor werkruimtegegevens (ten behoeve van herstel)
• 30 dagen bewaartermijn voor back-ups
• 30 dagen bewaartermijn voor logbestanden

Bewaartermijnen per gegevenstype

Productiegegevens

Back-ups

Systeemgegevens

Triggers voor gegevensverwijdering

Primaire trigger: verwijdering van de werkruimte

Het primaire mechanisme voor gegevensverwijdering is de verwijdering van de werkruimte door de eigenaar van de werkruimte. Wanneer een werkruimte wordt verwijderd:

1. Directe intrekking van toegang voor alle gebruikers
2. Start van de 30-daagse bewaartermijn voor werkruimtegegevens
3. Na 30 dagen worden de gegevens in de wachtrij voor permanente verwijdering geplaatst
4. Volledige verwijdering binnen maximaal 2 maanden

Zie Werkruimte verwijderen voor gedetailleerde instructies.

Automatische triggers

De volgende gegevenstypen worden automatisch verwijderd op doorlopende basis:

• Databaseback-ups: verwijderd na 30 dagen
• Logbestanden: verwijderd na 30 dagen
• Tijdelijke bestanden: verwijderd na voltooiing van de verwerking

Bewaring van medewerkergegevens

Werkruimtes kunnen ook een werkruimtespecifieke bewaartermijn instellen die automatisch de gegevens verwijdert van medewerkers die de organisatie lang geleden hebben verlaten. Zie Bewaring van medewerkergegevens voor informatie over de configuratie en de gefaseerde verwijdering.

Toegewezen verantwoordelijkheden

Verantwoordelijkheden van de klant

• Eigenaar van de werkruimte: verantwoordelijk voor het initiëren van de verwijdering van de werkruimte wanneer deze niet langer nodig is
• Gebruikers: verantwoordelijk voor het exporteren van persoonlijke gegevens vóór verwijdering van de werkruimte, indien gewenst

Verantwoordelijkheden van mTime

• Productteam: onderhoudt en actualiseert dit beleid
• Operationeel team: bewaakt de geautomatiseerde verwijderingsprocessen
• Ondersteuningsteam: helpt klanten bij gegevensexport en verwijderingsverzoeken
• Engineeringteam: implementeert en onderhoudt de verwijderingsmechanismen

Proces voor gegevensverwijdering

Voor klanten

1. Exporteer de gegevens die u wilt bewaren via de gegevensexportfunctie
2. Navigeer naar de verwijdering van de werkruimte in de beheerinstellingen
3. Bevestig de verwijdering van de werkruimte
4. De gegevens worden direct ontoegankelijk
5. De herstelperiode van 30 dagen begint
6. Na 30 dagen start het permanente verwijderingsproces
7. Volledige verwijdering is afgerond binnen 2 maanden

Voor mTime Operations

Alle verwijderingsprocessen zijn volledig geautomatiseerd en worden bewaakt door het operationele team.

Uitzonderingen en bijzondere gevallen

Verzoeken om inzage in persoonsgegevens (DSAR)

Bij expliciete verzoeken om gegevensverwijdering op grond van de AVG of vergelijkbare regelgeving zal mTime:

• De verwijdering versneld uitvoeren buiten de normale bewaartermijnen wanneer dit wettelijk vereist is
• Na voltooiing een bevestiging van verwijdering verstrekken
• Verzoeken verwerken binnen de wettelijk voorgeschreven termijnen

Wettelijke bewaarplicht

Wanneer gegevens onderworpen zijn aan een wettelijke bewaarplicht of een regelgevend onderzoek:

• Kunnen de standaard verwijderingsbeleidsregels worden opgeschort
• Worden gegevens bewaard zolang wettelijk vereist
• Worden klanten geïnformeerd over eventuele verlengingen van de bewaartermijn

Gerelateerde documentatie

• Werkruimte verwijderen - Instructies voor eigenaren van werkruimtes
• Bewaring van medewerkergegevens - Automatisch verwijderen van medewerkergegevens na een instelbare periode
• Gegevensexport - Gegevens exporteren vóór verwijdering
• AVG-informatie - AVG-naleving van TIMEmSYSTEM
• Trust Centre - Vertrouwen en compliance binnen de Visma Groep

Nalevingskader

Dit beleid ondersteunt naleving van:

• Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR)
• Vereisten voor gegevensbescherming van de Visma Groep
• Beste praktijken in de sector op het gebied van gegevenslevenscyclusbeheer

Beleidsupdates

Dit beleid wordt herzien en bijgewerkt:

• Minimaal jaarlijks
• Bij significante productwijzigingen die van invloed zijn op de gegevensverwerking
• Bij wijzigingen in wet- en regelgeving
• Bij updates van het beleid van de Visma Groep

Alle medewerkers worden via interne communicatiekanalen geïnformeerd over beleidsupdates. Klanten worden bij materiële wijzigingen geïnformeerd via productmeldingen en bijgewerkte documentatie.

Contactinformatie

Voor vragen over dit beleid of verzoeken om gegevensverwijdering:

• Raadpleeg eerst deze documentatie
• Neem contact op met de ondersteuning via het in-product helpsysteem
• Voor juridische of compliance-gerelateerde vragen kunt u contact opnemen met uw TIMEmSYSTEM-vertegenwoordiger

Dit beleid wordt bijgehouden door het mTime-team en is voor het laatst bijgewerkt op 23 januari 2026.