Urenstaat-afsluitingen

Hoe een afgesloten periode wordt vergrendeld, ter goedkeuring aangeboden en opnieuw geopend — inclusief goedkeuringen door meerdere goedkeurders en beheerderoverschrijvingen.

Overzicht

Een afsluiting is één periode van de urenstaat van een medewerker (een week, twee weken of een maand, afhankelijk van de arbeidsvoorwaarden). Wanneer de periode eindigt, doorloopt de afsluiting een korte levenscyclus:

De status bepaalt wat de medewerker ziet op de urenstaat (de periodechip in de werkbalk), wat verschijnt in het Goedkeuringen-postvak en welke acties beschikbaar zijn.

Overzichten en de startdatum van de werkruimte

Als uw werkruimte een startdatum heeft (Admin › Instellingen), is er nooit een overzicht vereist voor tijd vóór die datum, en een periode die over de startdatum heen loopt, begint op die datum. Bestaan er overzichten van vóór het instellen van de startdatum — bijvoorbeeld terwijl de werkruimte nog werd geconfigureerd — neem dan contact op met support om ze te laten verwijderen, samen met hun herinneringen. Overzichten die al zijn ingediend of goedgekeurd, worden nooit verwijderd.

Uw urenstaat indienen

Elke periode die u nog moet indienen heeft een chip in de werkbalk van de urenstaat, oudste eerst — de eerstvolgende die u indient is dus de meest linkse:

De chip toont de periode, de status, het saldo dat ervoor telt en een Indienen -knop wanneer de periode gereed is. Beweeg de muis over de chip (of bereik hem met het toetsenbord) om de volledige kaart te zien: alle saldorekeningen, eventuele waarschuwingen op de dagen van de periode en de indienactie.

De periode zelf is gemarkeerd in de kalenderkop, zodat u altijd ziet welke kolommen erbij horen: een hele maand is getint over de maandregel, een weekperiode over het weeknummer, eindigend in een stip die de status draagt. Perioden die u al hebt ingediend hebben geen chip meer — klik op hun balk in de kop om ze te openen.

Indienen:

1. Open Timesheet en navigeer naar de periode die u wilt indienen.
2. Klik op de chip van de periode in de werkbalk. Het venster Afsluitingsdetails opent.
3. (Optioneel) voeg een notitie voor uw goedkeurder toe in het veld Notitie.
4. Klik op Indienen ter bevestiging.

Na indiening is de periode vergrendeld: cellen worden alleen-lezen totdat de goedkeurder beslist.

Uitbetaling aanvragen

Als je overeenkomst toestaat dat je een deel van een tijdbank laat uitbetalen, verschijnt de kaart Uitbetaling aanvragen in het afsluitpaneel, boven het notitieveld. Die toont elke rekening waarvan je kunt opnemen en het maximum dat je mag aanvragen.

Voer een bedrag in als uren en minuten — 7:30, 7,5 en 730 betekenen alle drie zeveneneenhalf uur. Vraag je meer dan de rekening toestaat, dan noemt het veld het maximum en behoudt het je laatste waarde; er wordt niets stiekem afgekapt.

Onder elke rekening vermeldt de kaart wat de periode hoe dan ook afwikkelt, want dat bepaalt wat aanvragen je werkelijk oplevert:

• "… wordt aan het einde van de periode hoe dan ook uitbetaald" — je overeenkomst begrenst de rekening op je weeknorm en betaalt het overschot toch uit. Vraag je minder dan dat overschot, dan verplaatsen dezelfde uren zich en verandert alleen de benaming; vraag meer om daarboven op te nemen.
• "… vervalt aan het einde van de periode" — het overschot vervalt in plaats van te worden uitbetaald. Door het aan te vragen ontvang je het als loon.

Totaal van deze rekening toont altijd het werkelijke bedrag voor wat je hebt ingevuld.

De aanvraag wordt afgewikkeld zodra de afsluiting is goedgekeurd, en je fiatteur ziet het bedrag bij de periode.

Opnieuw indienen na heropening

Als een goedkeurder uw periode heeft heropend, draagt de chip een waarschuwingspictogram en leest de Indienen -knop nu Opnieuw indienen — beweeg de muis over de chip om de reden van heropening te lezen.

Bij opnieuw indienen verschijnt een veld Notitie (verplicht) in het afsluitingsvenster — u moet kort toelichten wat er is gewijzigd sinds de heropening voordat u opnieuw indient. De goedkeurder ziet deze notitie naast de oorspronkelijke reden voor heropening.

Het afsluitingsvenster

Door op de chip van de periode — of op de balk van de periode in de kalenderkop — te klikken, opent Afsluitingsdetails — hetzelfde venster dat uw goedkeurder ziet in het postvak. Het centraliseert alles over de periode:

Het venster toont:

• Periodeoverzicht — twee tempo’s per werkdag. Gewerkt is je gemiddelde over de werkdagen die tot nu toe zijn verstreken; Verwacht is het tempo dat de hele periode van je vraagt en blijft gelijk naarmate de periode vordert. Naast elkaar gelezen zie je of je voor- of achterloopt. Daaronder staat het flexblok (gegenereerd in deze periode, verrekening, saldo voor/na).
• Vergoedingen (indien van toepassing) — totalen voor eventuele vergoedingsaccounts die in deze periode worden verrekend.
• Accountbewegingen — opening, opbouw, verbruik en afsluiting voor elk saldo dat de afsluiting beïnvloedt.
• Projectgoedkeuringen — één rij per project waarvoor managersgoedkeuring vereist is (zie Afsluitingen met meerdere goedkeurders hieronder). Alleen zichtbaar wanneer de afsluiting projecten bevat waarvoor Managersgoedkeuring vereist is ingeschakeld.
• Geschiedenis — indienings-, goedkeurings- en heropende gebeurtenissen met de naam van de betrokkene en de reden. De meest recente gebeurtenis staat bovenaan zodat de laatste notitie als eerste wordt gelezen.
• Indienen / Goedkeuren / Heropenen-knoppen onderaan, afhankelijk van de status en uw rol.

Managersgoedkeuring

Of een manager überhaupt hoeft goed te keuren, hangt af van de arbeidsvoorwaarden:

• Geen goedkeuring — ingediende afsluitingen worden automatisch onmiddellijk goedgekeurd. De periode wordt afgesloten en saldi worden verrekend zonder een managerstap.
• Alleen medewerker — zelfde als hierboven; de indiening door de medewerker is de laatste stap.
• Manager vereist — ingediende afsluitingen wachten op de directe manager van de medewerker. Ze verschijnen in het Goedkeuringen-postvak van de manager.

De directe manager keurt goed vanuit het postvak — zie Goedkeuringen voor de postvakworkflow. De manager kan het afsluitingsvenster ook rechtstreeks openen om dezelfde volledige details te zien als de medewerker.

Afsluitingen met meerdere goedkeurders

Wanneer een medewerker tijd boekt op een project waarvan de instellingen Managersgoedkeuring vereist hebben ingeschakeld, moet de manager van dat project de afsluiting ook goedkeuren.

Het resultaat is een afsluiting met meerdere goedkeurders: de directe manager en elke afzonderlijke projectmanager wiens project minuten bevat in de periode, moeten elk goedkeuren voordat de afsluiting wordt afgesloten.

Projectgoedkeuringspaneel

Het afsluitingsvenster toont een paneel Projectgoedkeuringen met per project:

• De projectnaam (met een vinkje zodra de goedkeurder van dat project akkoord heeft gegeven).
• De naam van de goedkeurder.
• Het totale aantal geboekte minuten op dat project voor de periode.

De lijst wordt vastgelegd op het moment van indiening — het later toevoegen of verwijderen van een projectmanager wijzigt niet wie de open afsluiting moet goedkeuren.

Tussentijdse goedkeuringen

Elke projectmanager keurt alleen zijn eigen projecten goed. De afsluiting blijft in Wacht op goedkeuring totdat elke vereiste goedkeurder akkoord heeft gegeven; alleen de laatste goedkeuring zet de afsluiting op Goedgekeurd. De medewerker ontvangt slechts één melding, bij de definitieve goedkeuring.

Als een projectmanager inactief is op het moment van indiening, escaleert het systeem automatisch naar diens eigen manager. Als er helemaal geen actieve goedkeurder gevonden kan worden, wordt het project uit de goedkeuringsset verwijderd zodat de afsluiting niet voor onbepaalde tijd wordt geblokkeerd.

Goedkeuren namens een projectmanager

Werkruimtebeheerders en directe managers kunnen een afsluiting afhandelen, ook als ze zelf niet als benoemde goedkeurder zijn aangewezen. De goedkeurknop in het afsluitingsvenster leest dan Goedkeuren namens .

Wanneer de afsluiting meerdere openstaande goedkeurders heeft, verschijnt er een sectie Goedkeuren namens boven de knop:

• Elke nog openstaande goedkeurder is vermeld met hun rol (directe manager of projectmanager). Alle zijn standaard aangevinkt — één klik op Goedkeuren namens rondt de afsluiting af.
• Verwijder de selectie van namen om slechts namens een deel goed te keuren. De resterende goedkeurders blijven openstaand en moeten zelf actie ondernemen.

Wanneer er slechts één goedkeurder openstaand is, wordt de sectie weggelaten — klikken op Goedkeuren namens keurt goed namens die ene goedkeurder.

De actie wordt in de geschiedenis geregistreerd als Goedgekeurd door (namens) zodat het auditspoor helder blijft.

Een afsluiting heropenen

Als er iets mis is met een ingediende periode, kan een goedkeurder deze heropenen in plaats van goed te keuren. Heropenen ontgrendelt de periode voor de medewerker zodat deze invoer kan corrigeren en opnieuw kan indienen.

Een ingediende afsluiting heropenen

Elke openstaande goedkeurder kan heropenen. Klik vanuit het afsluitingsvenster op Heropenen . Er verschijnt een dialoogvenster waarin om een reden wordt gevraagd:

• Een Reden is verplicht. Deze wordt samen met de heropenmeldinge aan de medewerker bezorgd en bovenaan de geschiedenis van de afsluiting weergegeven.
• De afsluiting keert terug naar Gereed (of Te laat als de deadline is verstreken). De set openstaande goedkeurders wordt gewist — wanneer de medewerker opnieuw indient, wordt de goedkeurdersselectie opnieuw bepaald.

Een goedgekeurde afsluiting heropenen

Een werkruimtebeheerder kan ook een reeds goedgekeurde afsluiting heropenen — bijvoorbeeld om achteraf een boekhoudkundige fout te corrigeren. De werkwijze is identiek (verplichte reden) en eventuele saldibewegingen die bij goedkeuring zijn verrekend, worden teruggedraaid.

Beheer: namens een medewerker indienen

Werkruimtebeheerders met de juiste scope kunnen een periode namens een medewerker indienen — handig wanneer de medewerker langdurig verlof heeft, het bedrijf heeft verlaten of het simpelweg vergeten is.

Werkwijze:

1. Open Timesheet en schakel over naar de urenstaat van de medewerker via de medewerkerskiezer bovenaan de pagina.
2. Open de chip van de periode in de werkbalk. Het afsluitingsvenster opent in de modus namens.
3. De indiennotitie leest nu Reden (verplicht) — u moet toelichten waarom u namens de medewerker indient.
4. Klik op Namens indienen .

De medewerker ontvangt een melding — heeft uw urenstaat ingediend voor — inclusief de door u opgegeven reden. De geschiedenis toont de gebeurtenis als Ingediend door (namens).

Beheerders kunnen ook een nog openstaande periode indienen (een periode die nog niet voorbij is) via dezelfde werkwijze. De reden is ook dan verplicht.

Perioden die voor u worden gesloten

Een periode waarin elke werkdag goedgekeurd verlof was — een lange vakantie, langdurige ziekte, ouderschapsverlof — wordt ’s nachts voor u gesloten. Er valt niets in te vullen en niets te beoordelen, dus dient mTIME de periode namens u in.

Heeft een manager dat verlof goedgekeurd, dan wordt de periode meteen mee goedgekeurd: die heeft de inhoud al getekend. Werd het verlof automatisch door het beleid goedgekeurd, dan wordt de periode alleen ingediend en keurt uw manager haar zoals gewoonlijk goed.

De historie van de verantwoording toont dit als uitgevoerd door het systeem, met de vermelding dat de hele periode goedgekeurd verlof was. U krijgt hierover geen melding — te horen krijgen dat uw maand is goedgekeurd terwijl u met ouderschapsverlof bent, helpt niemand.

Perioden worden één voor één en op volgorde gesloten, dus een lang verlof wordt over meerdere nachten afgesloten in plaats van in één keer.

Meldingen

De meldingen die urenstaat-goedkeuringen genereren:

Meldingen worden gededupliceerd per (gebeurtenis, afsluiting, ontvanger): herhaalde activiteit op dezelfde afsluiting vult het postvak niet.

De precieze timing van de deadline-, verval- en herinneringsmeldingen staat beschreven in Herinnering urenstaat indienen.

Configuratie

Het goedkeuringsgedrag wordt op twee plaatsen geconfigureerd:

• Arbeidsvoorwaarden — bepaalt of managersgoedkeuring überhaupt vereist is en de vorm van de periode — de loonperiode (maandelijks vanaf een gekozen startdag, of tweewekelijks) en de goedkeuringsfrequentie daarbinnen. Zie Arbeidsvoorwaarden.
• Projecten — bepaalt de goedkeuring per project via de schakelaar Managersgoedkeuring vereist. Zie Projecten.