Urenstaat-afsluitingen

Hoe een afgesloten periode wordt vergrendeld, ter goedkeuring aangeboden en opnieuw geopend — inclusief goedkeuringen door meerdere goedkeurders en beheerderoverschrijvingen.

Overzicht

Een afsluiting is één periode van de urenstaat van een medewerker (een week, twee weken of een maand, afhankelijk van de arbeidsvoorwaarden). Wanneer de periode eindigt, doorloopt de afsluiting een korte levenscyclus:

Status	Betekenis
In behandeling	De periode is nog in uitvoering. De medewerker blijft uren registreren zoals gewoonlijk; er is nog niets in te dienen.
Gereed	De periode is voorbij en wacht op indiening. De medewerker kan de invoer nog bewerken.
Te laat	Gereed, maar de deadline is verstreken. Dezelfde acties als Gereed, maar gemarkeerd in oranje.
Wacht op goedkeuring	De medewerker heeft ingediend. De periode is vergrendeld voor bewerking totdat een goedkeurder beslist.
Goedgekeurd	Elke vereiste goedkeurder heeft akkoord gegeven. De periode is afgesloten en eventuele saldi worden verrekend.
Heropend	Een goedkeurder heeft de periode teruggestuurd naar de medewerker voor correctie. De medewerker kan bewerken en opnieuw indienen.

De status bepaalt wat de medewerker ziet op de urenstaat (de periodekaart boven het rooster), wat verschijnt in het Goedkeuringen-postvak en welke acties beschikbaar zijn.

Uw urenstaat indienen

Wanneer de periode eindigt, verschijnt er een periodekaart boven het urenstaatrrooster:

De kaart toont de perioddatums, de status en een Indienen -knop wanneer de periode gereed is.

Indienen:

Open Timesheet en navigeer naar de periode die u wilt indienen.
Klik op Indienen op de periodekaart. Het venster Afsluitingsdetails opent.
(Optioneel) voeg een notitie voor uw goedkeurder toe in het veld Notitie.
Klik op Indienen ter bevestiging.

Na indiening is de periode vergrendeld: cellen worden alleen-lezen totdat de goedkeurder beslist.

U kunt slechts één periode tegelijk indienen, en dit moet in volgorde gebeuren. Als een eerdere periode nog Gereed of Heropend is, is de indienknop van de huidige periode uitgeschakeld met de melding Dien de eerdere periode (…) eerst in.

Opnieuw indienen na heropening

Als een goedkeurder uw periode heeft heropend, toont de periodekaart Heropend en leest de Indienen -knop nu Opnieuw indienen .

Bij opnieuw indienen verschijnt een veld Notitie (verplicht) in het afsluitingsvenster — u moet kort toelichten wat er is gewijzigd sinds de heropening voordat u opnieuw indient. De goedkeurder ziet deze notitie naast de oorspronkelijke reden voor heropening.

Het afsluitingsvenster

Door op de periodekaart te klikken, opent Afsluitingsdetails — hetzelfde venster dat uw goedkeurder ziet in het postvak. Het centraliseert alles over de periode:

Afsluitingsdetailsvenster voor een ingediende urenstaat

Het venster toont:

Periodeoverzicht — gewerkte uren, verwachte uren, werkdagen en het flexblok (gegenereerd in deze periode, verrekening, saldo voor/na).
Vergoedingen (indien van toepassing) — totalen voor eventuele vergoedingsaccounts die in deze periode worden verrekend.
Accountbewegingen — opening, opbouw, verbruik en afsluiting voor elk saldo dat de afsluiting beïnvloedt.
Projectgoedkeuringen — één rij per project waarvoor managersgoedkeuring vereist is (zie Afsluitingen met meerdere goedkeurders hieronder). Alleen zichtbaar wanneer de afsluiting projecten bevat waarvoor Managersgoedkeuring vereist is ingeschakeld.
Geschiedenis — indienings-, goedkeurings- en heropende gebeurtenissen met de naam van de betrokkene en de reden. De meest recente gebeurtenis staat bovenaan zodat de laatste notitie als eerste wordt gelezen.
Indienen / Goedkeuren / Heropenen-knoppen onderaan, afhankelijk van de status en uw rol.

Managersgoedkeuring

Of een manager überhaupt hoeft goed te keuren, hangt af van de arbeidsvoorwaarden:

Geen goedkeuring — ingediende afsluitingen worden automatisch onmiddellijk goedgekeurd. De periode wordt afgesloten en saldi worden verrekend zonder een managerstap.
Alleen medewerker — zelfde als hierboven; de indiening door de medewerker is de laatste stap.
Manager vereist — ingediende afsluitingen wachten op de directe manager van de medewerker. Ze verschijnen in het Goedkeuringen-postvak van de manager.

Zelfs bij arbeidsvoorwaarden zonder managersgoedkeuring kan een afsluiting toch goedkeuringen vereisen wanneer de medewerker tijd heeft geboekt op een project waarvoor goedkeuring vereist is. Zie Afsluitingen met meerdere goedkeurders.

De directe manager keurt goed vanuit het postvak — zie Goedkeuringen voor de postvakworkflow. De manager kan het afsluitingsvenster ook rechtstreeks openen om dezelfde volledige details te zien als de medewerker.

Afsluitingen met meerdere goedkeurders

Wanneer een medewerker tijd boekt op een project waarvan de instellingen Managersgoedkeuring vereist hebben ingeschakeld, moet de manager van dat project de afsluiting ook goedkeuren.

Het resultaat is een afsluiting met meerdere goedkeurders: de directe manager en elke afzonderlijke projectmanager wiens project minuten bevat in de periode, moeten elk goedkeuren voordat de afsluiting wordt afgesloten.

Projectgoedkeuringspaneel

Het afsluitingsvenster toont een paneel Projectgoedkeuringen met per project:

De projectnaam (met een vinkje zodra de goedkeurder van dat project akkoord heeft gegeven).
De naam van de goedkeurder.
Het totale aantal geboekte minuten op dat project voor de periode.

De lijst wordt vastgelegd op het moment van indiening — het later toevoegen of verwijderen van een projectmanager wijzigt niet wie de open afsluiting moet goedkeuren.

Tussentijdse goedkeuringen

Elke projectmanager keurt alleen zijn eigen projecten goed. De afsluiting blijft in Wacht op goedkeuring totdat elke vereiste goedkeurder akkoord heeft gegeven; alleen de laatste goedkeuring zet de afsluiting op Goedgekeurd. De medewerker ontvangt slechts één melding, bij de definitieve goedkeuring.

Als een projectmanager inactief is op het moment van indiening, escaleert het systeem automatisch naar diens eigen manager. Als er helemaal geen actieve goedkeurder gevonden kan worden, wordt het project uit de goedkeuringsset verwijderd zodat de afsluiting niet voor onbepaalde tijd wordt geblokkeerd.

Goedkeuren namens een projectmanager

Werkruimtebeheerders en directe managers kunnen een afsluiting afhandelen, ook als ze zelf niet als benoemde goedkeurder zijn aangewezen. De goedkeurknop in het afsluitingsvenster leest dan Goedkeuren namens .

Wanneer de afsluiting meerdere openstaande goedkeurders heeft, verschijnt er een sectie Goedkeuren namens boven de knop:

Elke nog openstaande goedkeurder is vermeld met hun rol (directe manager of projectmanager). Alle zijn standaard aangevinkt — één klik op Goedkeuren namens rondt de afsluiting af.
Verwijder de selectie van namen om slechts namens een deel goed te keuren. De resterende goedkeurders blijven openstaand en moeten zelf actie ondernemen.

Wanneer er slechts één goedkeurder openstaand is, wordt de sectie weggelaten — klikken op Goedkeuren namens keurt goed namens die ene goedkeurder.

De actie wordt in de geschiedenis geregistreerd als Goedgekeurd door (namens) zodat het auditspoor helder blijft.

Een afsluiting heropenen

Als er iets mis is met een ingediende periode, kan een goedkeurder deze heropenen in plaats van goed te keuren. Heropenen ontgrendelt de periode voor de medewerker zodat deze invoer kan corrigeren en opnieuw kan indienen.

Een ingediende afsluiting heropenen

Elke openstaande goedkeurder kan heropenen. Klik vanuit het afsluitingsvenster op Heropenen . Er verschijnt een dialoogvenster waarin om een reden wordt gevraagd:

Een Reden is verplicht. Deze wordt samen met de heropenmeldinge aan de medewerker bezorgd en bovenaan de geschiedenis van de afsluiting weergegeven.
De afsluiting keert terug naar Gereed (of Te laat als de deadline is verstreken). De set openstaande goedkeurders wordt gewist — wanneer de medewerker opnieuw indient, wordt de goedkeurdersselectie opnieuw bepaald.

Een goedgekeurde afsluiting heropenen

Een werkruimtebeheerder kan ook een reeds goedgekeurde afsluiting heropenen — bijvoorbeeld om achteraf een boekhoudkundige fout te corrigeren. De werkwijze is identiek (verplichte reden) en eventuele saldibewegingen die bij goedkeuring zijn verrekend, worden teruggedraaid.

Periodes moeten in omgekeerde volgorde worden heropend. Als een latere periode al is ingediend of goedgekeurd, moet u deze eerst heropenen voordat u de eerdere periode kunt heropenen. De heropknop legt dit uit via een tooltip.

Beheer: namens een medewerker indienen

Werkruimtebeheerders met de juiste scope kunnen een periode namens een medewerker indienen — handig wanneer de medewerker langdurig verlof heeft, het bedrijf heeft verlaten of het simpelweg vergeten is.

Werkwijze:

Open Timesheet en schakel over naar de urenstaat van de medewerker via de medewerkerskiezer bovenaan de pagina.
Open de periodekaart. Het afsluitingsvenster opent in de modus namens.
De indiennotitie leest nu Reden (verplicht) — u moet toelichten waarom u namens de medewerker indient.
Klik op Namens indienen .

De medewerker ontvangt een melding — heeft uw urenstaat ingediend voor — inclusief de door u opgegeven reden. De geschiedenis toont de gebeurtenis als Ingediend door (namens).

Beheerders kunnen ook een nog openstaande periode indienen (een periode die nog niet voorbij is) via dezelfde werkwijze. De reden is ook dan verplicht.

Meldingen

De meldingen die urenstaat-goedkeuringen genereren:

Gebeurtenis	Ontvanger	Wanneer
Ingediend	Elke openstaande goedkeurder	Wanneer de medewerker indient (één melding per goedkeurder).
Namens ingediend	Medewerker	Wanneer een beheerder een periode namens de medewerker indient.
Goedgekeurd	Medewerker	Alleen bij de definitieve goedkeuring — tussentijdse goedkeuringen door projectmanagers zijn stil.
Heropend	Medewerker	Wanneer een goedkeurder de periode terugstuurt. De reden is inbegrepen.
Gereed	Medewerker	Wanneer de periode de status Gereed krijgt (laatste werkdag). Goedgekeurd verlof aan het eind van de periode haalt dit naar voren, zodat de medewerker vóór vertrek wordt gewaarschuwd.
Te laat	Medewerker	De dag na het einde van de periode, als er nog niet is ingediend — en daarna opnieuw elke werkdag totdat dat gebeurt. Vrije dagen (weekend, feestdag, goedgekeurd verlof) worden overgeslagen, dus een medewerker met verlof wordt op de eerste dag terug herinnerd.
Ontbrekende indiening	Manager	Vanaf de dag na het einde van de periode, in de dagelijkse manager digest, totdat de medewerker indient — of de medewerker nu afwezig is of niet.

Meldingen worden gededupliceerd per (gebeurtenis, afsluiting, ontvanger): herhaalde activiteit op dezelfde afsluiting vult het postvak niet.

De precieze timing van de deadline-, verval- en herinneringsmeldingen staat beschreven in Herinnering urenstaat indienen.

Configuratie

Het goedkeuringsgedrag wordt op twee plaatsen geconfigureerd:

Arbeidsvoorwaarden — bepaalt of managersgoedkeuring überhaupt vereist is en de periodelengte (wekelijks / tweewekelijks / maandelijks). Zie Arbeidsvoorwaarden.
Projecten — bepaalt de goedkeuring per project via de schakelaar Managersgoedkeuring vereist. Zie Projecten.

In-/uitcheck-widget Goedkeuringen