Teamkalender

Bekijk in één oogopslag het verlofoverzicht van uw team en keur openstaande aanvragen goed.

Overzicht

De Teamkalender biedt managers en beheerders een visueel overzicht van het verlof van medewerkers. Geplande en openstaande verlofperioden worden weergegeven op een tijdlijn, zodat u:

• kunt zien wanneer teamleden afwezig zijn
• planningsconflicten kunt signaleren
• openstaande verlofaanvragen kunt goedkeuren

De kalender openen

Navigeer naar Team Calendar in de zijbalk.

Wat u ziet

De kalender toont medewerkers als rijen, waarbij hun verlofperioden als gekleurde balken op de tijdlijn worden weergegeven:

Wanneer u over een balk beweegt, worden het type verlof (bijv. “Vakantie”, “Ziekteverlof”) en de duur weergegeven.

De weergave filteren

Gebruik de filters boven de kalender om de weergave te verfijnen:

• Search — Zoek medewerkers op naam
• Organization Unit — Toon alleen medewerkers van specifieke afdelingen
• Manager — Toon alleen medewerkers die rapporteren aan specifieke managers
• Time-off Status — Toon alleen gepland verlof, verlof in behandeling, of beide

Klik op Reset om alle filters te wissen.

Volg de eenheden die u belangrijk vindt

Klik op de ster naast een Organization Unit om die te volgen. Eenheden met een ster worden uw standaardweergave: ze staan er de volgende keer dat u de kalender opent weer, zowel op computer als op telefoon.

Uw eigen eenheid staat altijd vooraan — zowel in de filterlijst als tussen de rijen van de kalender — zodat uw eigen team bovenaan blijft, hoeveel eenheden u ook volgt.

Navigeren op de tijdlijn

• Gebruik de knoppen ← en → om terug of vooruit te gaan in de tijd
• Klik op Today om naar de huidige week te springen

De kalender past automatisch het aantal weergegeven dagen aan op basis van uw schermformaat.

Verlofaanvragen goedkeuren

Als u toestemming heeft om het verlof van een medewerker goed te keuren, wordt bij openstaande aanvragen een knop Approve weergegeven wanneer u erover beweegt.

1. Beweeg de muisaanwijzer over een oranje (in behandeling) verlofbalk
2. Klik op Approve in de tooltip

Het verlof wordt direct goedgekeurd en de balk wordt blauw.

Verlof aanmaken vanuit de kalender

Managers en beheerders kunnen verlofaanvragen rechtstreeks vanuit de kalender aanmaken:

1. Sleep over dagcellen in de rij van een medewerker om een datumbereik te selecteren
2. Het formulier voor de verlofaanvraag wordt geopend, vooraf ingevuld met de medewerker en de geselecteerde datums
3. Vul de aanvraag in en dien deze in

U kunt ook op Verlof toevoegen in de werkbalk klikken om een aanvraag aan te maken zonder eerst datums te selecteren. Het formulier opent op de maand die de kalender toont, zonder gekozen datums en met uw tegoeden al vermeld — als u de teamkalender naar augustus schuift en klikt, gaat het over augustus en niet over vandaag.

De actie om te slepen en aan te maken verschijnt alleen in rijen waarvoor u toestemming heeft om verlofaanvragen voor die medewerker aan te maken.

De kalender op uw telefoon gebruiken

Op een telefoon vervangt de teamkalender de tijdlijn door drie weergaven die zijn gemaakt voor kleine schermen. Wissel ertussen met de knoppen Dag , Week en Maand bovenaan.

• Week toont elk teamlid met een eigen rij van zeven dagen. Tik op een gekleurde balk om de details te zien en, als de aanvraag op een beslissing wacht, deze goed te keuren of af te wijzen. Tik op een lege dag in iemands rij om verlof voor die persoon te registreren vanaf die dag.
• Dag beantwoordt “wie is er vandaag afwezig?” — het toont wie afwezig is, welke aanvragen op uw beslissing wachten (met Goedkeuren en Afwijzen direct op de kaart) en wie aanwezig is.
• Maand toont de hele maand met gekleurde stippen voor elke persoon die op een dag afwezig is. Tik op een dag om te zien wie afwezig is en om verlof toe te voegen op die datum.

De gekleurde labels boven de kalender tonen welke verloftypes in de weergegeven periode voorkomen, met het aantal personen per type. Tik op een label om alleen dat type te tonen; tik er nogmaals op om weer alles te tonen. Feestdagen in de periode staan onder de kalender.

U navigeert door naar links of rechts te vegen, de pijlknoppen te gebruiken of op het periodelabel te tikken om direct naar een andere maand te springen. De knop Vandaag verschijnt zodra u van de huidige datum bent weggenavigeerd. Gebruik de ronde + -knop in de hoek om verlof voor uzelf aan te vragen.

Zichtbaarheid van verloftypes

Standaard toont de kalender het type verlof (bijvoorbeeld “Vakantie” of “Ziekteverlof”) alleen aan gebruikers met leesrechten voor gevoelig verlof. Reguliere gebruikers zien nog steeds de periodbalk, de duur en de status, maar het label toont een generieke aanduiding “Verlof” in plaats van het specifieke type.

Dit beschermt de privacy van medewerkers en geeft teamleden tegelijkertijd inzicht in de beschikbaarheid.

Wie ziet wat

De Teamkalender respecteert de toegangsregels van uw organisatie:

• Beheerders zien alle medewerkers
• Managers zien medewerkers die aan hen rapporteren (direct of via de organisatiehiërarchie)
• Hoofden van organisatie-eenheden zien medewerkers in hun eenheid en subeenheden

Als u een medewerker niet ziet die u wel zou verwachten, controleer dan of:

• de medewerker een actief dienstverband heeft
• u de juiste rol heeft om die medewerker te bekijken