Tijdigheid van urenstaten

Zie of urenstaten op tijd worden ingediend en goedgekeurd — wie te laat is, hoeveel, en hoe vaak er een herinnering is gestuurd.

Overzicht

De salarisverwerking draait op goedgekeurde urenstaten, dus een periode die te laat wordt ingediend of blijft liggen in afwachting van goedkeuring, houdt alles op. Dit rapport meet beide stappen voor elke urenstaatperiode in het gekozen bereik en geeft u de cijfers zowel als kerncijfers als in ruwe rijen die u in uw eigen tools verder kunt verwerken.

Ga naar Rapporten › Tijdigheid van urenstaten in het zijmenu.

Focus: leidinggevenden of medewerkers

De keuzelijst Focus bepaalt wiens stiptheid het rapport meet:

• Leidinggevenden (standaard) — de goedkeuring door elke goedkeurder, afgezet tegen de termijn
• Medewerkers — de indiening door elke medewerker, afgezet tegen dezelfde termijn

Heeft een urenstaat meerdere goedkeurders, dan verschijnt hij één keer onder elk van hen en wordt elke goedkeurder op zijn eigen goedkeuring beoordeeld. Zo ziet u welke goedkeurder een periode ophoudt. De periode geldt als volledig goedgekeurd zodra de laatste goedkeurder hem heeft goedgekeurd.

Wanneer iets op tijd is

• Indiening is op tijd als de medewerker de urenstaat voor het eerst indient binnen de termijn — standaard 3 werkdagen na het einde van de periode.
• Goedkeuring is op tijd als de goedkeurder binnen dezelfde termijn na het einde van de periode goedkeurt.

U wijzigt de termijn met de tandwielknop naast de filters. De herinneringen voor te late urenstaten gaan eerder uit, vanaf de eerste dag na de periode, dus een medewerker kan een herinnering hebben gekregen en toch als op tijd tellen.

Als de medewerker te laat heeft ingediend

Een goedkeurder kan alleen goedkeuren wat is ingediend. Dient een medewerker te laat in, dan is de goedkeuring vaak ook te laat — zonder dat de goedkeurder iemand heeft laten wachten. Bij de focus op leidinggevenden splitst het rapport de vertraging daarom in tweeën:

• Totale vertraging (dagen) — van het einde van de periode tot de goedkeuring: hoe lang de salarisverwerking moest wachten. Deze telt van maandag tot en met vrijdag, ongeacht ieders eigen werkdagen, zodat hij voor iedereen op dezelfde manier vergelijkbaar is
• Indieningsvertraging (dagen) — hoe laat de medewerker indiende, in de werkdagen van de medewerker
• Vertraging goedkeurder (dagen) — van de indiening tot de goedkeuring: het eigen aandeel van de goedkeurder

De goedkeuring wordt nog steeds beoordeeld tegen de termijn vanaf het einde van de periode, dus de uitkomst laat zien hoe laat de goedkeuring werkelijk was. Het aantal Te laat ingediend ernaast laat zien hoeveel van die perioden de medewerker al te laat had ingediend.

Werkdagen zijn de eigen geplande werkdagen van de betrokkene — die van de medewerker bij indiening, die van de goedkeurder bij goedkeuring. Feestdagen tellen niet als werkdagen. Verlof wel: de vakantie van een medewerker geeft de leidinggevende niet meer tijd. Voor iemand zonder gepubliceerd werkrooster geldt maandag tot en met vrijdag.

Elke urenstaat krijgt een van vier uitkomsten:

Wordt een urenstaat heropend en opnieuw ingediend, dan gebruikt het rapport toch de eerste indiening en de eerste goedkeuring — dat is het moment waarop medewerker en goedkeurder voor het eerst in actie kwamen. Het aantal heropeningen en de laatste herindiening staan ernaast.

Perioden die hun laatste werkdag nog niet hebben bereikt, vallen buiten het rapport: er is nog niemand iets gevraagd.

Automatische afsluitingen en markeringen

Niet elke afgesloten urenstaat betekent dat iemand op tijd in actie kwam. Het rapport markeert:

• Namens — iemand anders heeft de urenstaat voor de betrokkene ingediend of goedgekeurd
• Automatisch goedgekeurd — de urenstaat hoefde niet te worden goedgekeurd en werd daarom goedgekeurd op het moment van indienen
• Automatisch afgesloten — de periode bevatte alleen goedgekeurd verlof, dus mTime heeft hem zonder de medewerker afgesloten
• Met terugwerkende kracht — de periode is achteraf aangemaakt, dus de geschiedenis ervan zegt niets over stiptheid

Automatisch goedgekeurde en automatisch afgesloten perioden tellen standaard niet mee in de cijfers, zodat een werkruimte die alles automatisch goedkeurt, niet 100% stipt lijkt. Zet Automatische afsluitingen meetellen achter de tandwielknop aan om ze mee te tellen. Perioden die met terugwerkende kracht zijn aangemaakt, tellen nooit mee in de cijfers. Perioden die namens iemand zijn afgehandeld, tellen wel mee, omdat er echt iemand in actie is gekomen.

Overzicht en per urenstaat

Met de schakelaar boven in het rapport kiest u hoe u naar de urenstaten kijkt:

• Overzicht (standaard) — één rij per goedkeurder, of per medewerker bij de focus op medewerkers, met hun totalen. Groeperen op bepaalt wat een rij is: voeg periode toe om elke goedkeurder maand voor maand te zien — het overzicht van de maandelijkse goedkeuring per leidinggevende — of groepeer in plaats daarvan op organisatie-eenheid of land.
• Per urenstaat — één rij per urenstaat, met de uitkomst, wanneer hij is goedgekeurd of ingediend, de vertraging en de markeringen.

Wilt u de urenstaten achter een rij in het overzicht zien, klik dan op de rij, of op Toon N urenstaten aan het einde van de rij. Het rapport schakelt dan over naar Per urenstaat en toont alleen de urenstaten van die rij. De groep verschijnt als label naast de filters; klik erop om weer alle urenstaten te zien.

Klik in Per urenstaat op een urenstaat om hem te openen en te zien wat er is geregistreerd.

De uitkomst laat zien hoeveel werkdagen een urenstaat te laat was, bijvoorbeeld Te laat · 15 d. Beweeg de muis erover om de termijn te zien.

De cijfers en het filter

De cijfers boven de tabel gaan altijd over wat u bekijkt — de hele selectie, of de ene groep die u hebt geopend: het percentage op tijd, de vertraging van degene die de focus meet, en de urenstaten die wachten op goedkeuring. Bij de focus op leidinggevenden tonen ze ook hoeveel perioden de medewerker al te laat had ingediend; bij de focus op medewerkers de nooit ingediende perioden.

Het filter Tijdigheid beperkt alleen de rijen — kies Te laat en Openstaand om alleen de problemen te zien. Het rapport opent zonder dit filter, zodat het percentage op tijd in elke rij over alle perioden gaat.

Instellingen en kolommen

Achter de tandwielknop naast de filters vindt u de instellingen die bepalen wat de cijfers betekenen: het doel en Automatische afsluitingen meetellen .

Daar staan ook de kolommen die u aan de tabel kunt toevoegen. Standaard ziet u alleen het belangrijkste; vink een kolom aan om hem te tonen, bijvoorbeeld de termijn, de totale vertraging, het aantal herinneringen of, bij de focus op leidinggevenden, de indieningsvertraging van de medewerker. Uw keuze wordt onthouden en met voorinstellingen opgeslagen.

Herinneringen

Het rapport telt de herinneringsmails die daadwerkelijk zijn afgeleverd:

• Bij de focus op medewerkers: de herinneringen voor een te late urenstaat die de medewerker voor die periode heeft ontvangen
• Bij de focus op leidinggevenden: de dagelijkse goedkeuringsoverzichten die de goedkeurder heeft ontvangen en waarin de periode stond

Zet in de instellingen de kolom met herinneringen aan om de aantallen te zien. Herinneringen worden geteld vanaf de dag waarop dit rapport is ingevoerd. E-mails die daarvoor zijn verstuurd, zijn niet vastgelegd, dus oudere perioden tonen geen herinneringen.

Filteren

Het rapport gebruikt de gemeenschappelijke filters: periode, organisatie-eenheid, leidinggevende, arbeidsvoorwaarden en land. Leidinggevenden zien de urenstaten van hun eigen medewerkers; beheerders zien iedereen.

Exporteren

Klik op de downloadknop rechts in de filterbalk (Exporteren naar Excel ) om de huidige weergave te downloaden als .xlsx-bestand. In Per urenstaat bevat het bestand de ruwe gegevens van elke urenstaat, met tijdstempels als echte datums en tijden, klaar om verder te verwerken. De export bevat altijd alle kolommen, ongeacht welke de tabel toont.