Rapporten

Teamoverstijgende rapporten voor opvolging en salarisvoorbereiding, met Excel-export.

Overzicht

De sectie Reports biedt managers en beheerders een reeks kant-en-klare rapporten over hun medewerkers:

Wie ziet wat

Toegang tot rapporten is een eigen recht — report / read — en het bereik ervan bepaalt over wie u rapporteert:

• Beheerders hebben het voor de hele werkruimte en zien dus alle medewerkers
• Managers hebben het voor hun eigen team en zien dus de medewerkers die aan hen rapporteren (direct of via de organisatiehiërarchie)
• Medewerkers hebben het niet en zien de sectie Rapporten helemaal niet

Omdat het een recht is als elk ander, kunt u de toegang tot rapporten bijstellen met aangepaste rollen onder Beheer › Rollen — bijvoorbeeld rapporten weghalen bij managers, of een rol maken die alleen rapporten leest voor iemand die de cijfers van de hele organisatie nodig heeft maar geen individuele urenstaten hoeft te openen.

Wat een rapport toont, blijft altijd beperkt tot de medewerkers waartoe u toegang hebt. Daarom kunnen twee mensen die hetzelfde rapport — of dezelfde preset — openen verschillende cijfers zien.

Algemene filters

Elk rapport deelt dezelfde filterbalk:

• Period — kies een voorinstelling (huidige maand, vorige maand, volgende maand, laatste 7 dagen, laatste 30 dagen, laatste 3 maanden, laatste 12 maanden) of een aangepast datumbereik
• Org unit — beperk tot één of meer organisatie-eenheden
• Manager — beperk tot het team van één manager
• Employment terms — beperk tot medewerkers met specifieke arbeidsvoorwaarden (alleen zichtbaar als u arbeidsvoorwaarden kunt lezen)
• Land — beperk tot medewerkers die in een of meer landen werken (alleen zichtbaar als je werkruimte werklanden gebruikt)

Behalve de periode verschijnt een filter pas wanneer het echt iets filtert: klik op Filter toevoegen om er een op te halen, en het vouwt weer weg zodra u het leegmaakt. Zo blijft de balk kort bij rapporten met een tiental mogelijke filters.

Uw filterkeuzes blijven bewaard terwijl u werkt en maken deel uit van het paginaadres, zodat u een gefilterde weergave als bladwijzer kunt opslaan of de link kunt delen met een collega die dezelfde toegang heeft. Klik op Reset om alle filters te wissen.

Rapporteren per land

Het land komt van het werkland van de medewerker op het dienstverband — ingesteld op het dienstverband zelf of overgenomen van de organisatie-eenheid — niet van het woonadres. Kies welke landen de werkruimte gebruikt onder Admin › Werkruimte; zolang er geen is ingesteld, blijven het landfilter, de groepering Land en de landkolommen verborgen.

Land wordt in de tijd bijgehouden en een wijziging geldt vanaf de datum waarop die wordt gemaakt — niet met terugwerkende kracht. Twee gevolgen om te weten:

• Dagen van vóór het instellen van een land hebben geen land en vallen onder Niet ingesteld
• Wisselt iemand halverwege de periode van land, dan telt elke dag mee voor het land dat die dag gold: de persoon verschijnt dus op de regels van beide landen en het totaal van het rapport klopt nog steeds

Een weergave opslaan

Zodra een rapport is opgezet zoals u het nodig hebt, slaat u het op als preset in plaats van het volgende maand opnieuw op te bouwen. Een preset onthoudt de periode, de filters, de groepering en de eenheid, en beheerders kunnen deze met hele rollen delen. Zie Presets.

Exporteren

Elk rapport heeft een downloadknop rechts op de filterbalk (Export to Excel ) waarmee u de huidige weergave — met dezelfde filters en dezelfde rijen — opslaat als een .xlsx-bestand dat u aan salarisadministratie kunt overhandigen of verder kunt verwerken in een spreadsheet.