Salaris

Stuur goedgekeurde tijd naar uw salarissysteem en zie wat er al is verzonden.

Overzicht

De pagina Salaris is waar een salarisbeheerder goedgekeurde tijd vrijgeeft aan het salarissysteem. Dat is een andere rol dan het goedkeuren van urenstaten: een leidinggevende bepaalt of de uren kloppen, de salarisbeheerder bepaalt wanneer ze worden uitbetaald.

Alles op de pagina is georganiseerd rond een run.

Een run is één salarissysteem, één deadline.

De deadlines komen van het salarissysteem zelf: elke integratie noemt haar eigen schema, en de runs zijn dat schema uitgezet in de tijd. Niets aan de loonperiodes van uw medewerkers bepaalt ze.

Verzendt uw werkruimte naar twee salarissystemen — tijdens een migratie, of omdat verschillende groepen door verschillende systemen worden betaald — dan krijgt elk zijn eigen runs, met eigen deadlines en eigen bestanden. Daarom noemt een run één systeem: één urenstaatperiode kan tegelijk met twee ervan te maken hebben en zou daarvoor geen gezamenlijke deadline kunnen noemen.

Een run is geen eenmalige verzending. Hij neemt meerdere leveringen aan tot aan de deadline, zodat u kunt vrijgeven wat nu goedgekeurd is en later kunt aanvullen.

Twee manieren om een salarissysteem te voeden

Sommige salarisintegraties leveren zelf, zodra elke urenstaat is goedgekeurd. Andere houden vast wat ze hebben tot een salarisbeheerder het vrijgeeft. Beide staan op deze pagina, en het verschil is één instelling op de integratie — Require payroll approval:

Een automatische run hoort er toch op te staan: het is de enige plek die zegt wat dat salarissysteem heeft gekregen, en voor welke periodes. Er staat met opzet geen Verzenden-knop op, want een periode vergrendelen waarvoor het salarissysteem al betaald heeft, zou die twee keer betalen.

In een automatische run zegt elke urenstaat wat ermee gebeurd is: Geleverd, of Nog niet geleverd met de reden — een levering die mislukte, of een bron zonder salariscode voor dat systeem. Zodra de sluitingsdatum voorbij is, worden de urenstaten van de run verzegeld precies zoals die van een verzonden run, of het salarissysteem ze nu ontvangen heeft of niet, zodat een niet-geleverde urenstaat gemarkeerd blijft waar je erop kunt handelen.

Wat er eerst moet staan

Salaris verschijnt pas in het menu zodra een integratie die salarisgegevens ontvangt is ingeschakeld. De runs verschijnen vervolgens zodra twee dingen zijn ingesteld:

1. Een salarisintegratie is ingeschakeld — zie Integraties. De ingebouwde Salaris-CSV-export heeft geen inloggegevens nodig, alleen een ingebruiknamedatum.
2. Die integratie heeft een deadlineschema — Payroll cut cadence op maandelijks (met een dag van de maand) of tweewekelijks (met één ankerdatum waarvandaan de rest wordt uitgezet). Dit is wat de runs maakt. Een integratie zonder deadlineschema heeft er geen enkele, en de pagina blijft er leeg voor.

Zet u Require payroll approval aan zonder deadlineschema, dan weigert mTime de wijziging in plaats van die te accepteren. Zonder schema zouden er geen runs zijn, dus zou niets de vastgehouden invoer ooit vrijgeven, en de urenstaten zouden simpelweg ophouden bij salaris aan te komen zonder dat iets op het scherm uitlegt waarom.

Om bedragen te zien moeten de activiteiten en tijdrekeningen die u wilt uitbetalen ook de salariscode van die integratie dragen. Een bron zonder code voor een salarissysteem wordt daar nooit heen gestuurd — en juist dat maakt het mogelijk dat twee systemen naast elkaar draaien en elk alleen ontvangt waarvoor het gecodeerd is.

Vergoedingen in de tijdbank gaan niet als vergoeding

Een vergoeding die een verrekeningsbeleid als invoer leest, gaat naar de bank: ze wordt tegen de factor van het beleid op de tijdrekening van dat beleid bijgeschreven en bereikt salaris — als dat al gebeurt — als een uitbetaling uit die rekening. Zo’n vergoeding wordt nooit als vergoeding op zich naar salaris gestuurd, welke code ze ook draagt. Het urenstaatoverzicht zegt wat wat is: de tabel Vergoedingen toont waar elke vergoeding heen gaat, de rekeningregel toont de berekening (Overwerk 2u00 × 1,5 = 3u00) en het blok Salaris somt precies op wat de periode naar salaris stuurt.

De pagina openen

Open Payroll in de zijbalk. De pagina heeft twee delen:

• Open runs — wat klaarstaat om verzonden te worden, elk met een deadline.
• Verzonden runs — gesloten runs, als vastlegging van wat er is verzonden.

Het periodefilter bovenaan begrenst hoe ver terug de pagina kijkt.

Een open run lezen

Elke open run is een kaart. De kop noemt het salarissysteem en de deadline — het gaat om die deadline, dus een deadline vandaag of binnen de week wordt in kleur uitgelicht.

De voortgangsbalk

De toestand van een run is een verhouding, niet één status: een deel kan verzonden zijn terwijl de rest nog open staat. De balk valt uiteen in drieën:

De drie getallen

Elke run vermeldt wat hij uitbetaalt, in de drie categorieën die een salarisbeheerder controleert:

Het fte-getal deelt de uitbetaalde uren door de voltijdweek van elke medewerker — de eigen referentieweek van zijn dienstverband waar een werktijdbeleid er een vastlegt, en anders de Standard Weekly Hours van uw werkruimte (zie Arbeidsvoorwaarden). Zo betekent het hier hetzelfde als overal elders in mTime. Elke urenstaat telt mee voor de eigen periode, zodat een late urenstaat de run die hem toevallig uitbetaalt niet opblaast.

Zien wie een run ophoudt

Druk op Details bekijken bij een run (of klik op de naam) om de pagina ervan te openen. De pagina begint met de kaart van de run — dezelfde als op de salarispagina, met de sluitingsdatum, Naar salaris verzenden, de voortgangsbalk, de drie bedragen en de al verzonden bestanden — zodat je alles wat je met een run kunt doen, van hieruit kunt doen. Daaronder toont de pagina één regel per urenstaat, niet per medewerker — dezelfde persoon kan er twee keer in staan, bijvoorbeeld met een late urenstaat uit een eerdere periode naast de huidige.

De regels zijn gegroepeerd naar wat ermee moet gebeuren:

Klik op een regel om de gebruikelijke urenstaatweergave in een paneel over de pagina van de run te openen: zo bekijkt u de uren, keurt u goed of vraagt u wijzigingen zonder uw plek kwijt te raken.

Naar salaris verzenden

Klik op Naar salaris verzenden (of Nog N verzenden, zodra de run al eens geleverd heeft). De bevestiging vermeldt:

• de hoeveelste levering dit is, en dat eerdere leveringen er niet door worden geraakt;
• wat hij bevat in elk van de drie categorieën;
• hoeveel ervan te laat is — gewerkt in een eerdere periode en nu uitbetaald;
• hoeveel urenstaten niet zijn goedgekeurd en er dus buiten blijven.

Het verzenden draait als achtergrondtaak. De pagina werkt bij zodra die klaar is; in een grote werkruimte duurt dat even.

Wat er gebeurt met werk dat een run mist

Er gaat niets verloren. Zodra een run zijn deadline voorbij is neemt hij geen levering meer aan, en alles wat nog niet verzonden is wordt opgepikt door de volgende run voor dat salarissysteem — daar getoond als te laat, met de periode waarin het werkelijk is gewerkt.

Daarom werkt het goedkeuren van een urenstaat ná de deadline nog steeds, en is het nog steeds zinvol: de uren worden één run later uitbetaald in plaats van helemaal niet.

Verzonden runs, en wat “geleverd” werkelijk betekent

De tabel met verzonden runs toont gesloten runs met wat elk heeft uitbetaald, hoeveel daarvan te laat was en hoe het is geleverd. De kolom Geleverd is bewust nauwkeurig over wat mTime daadwerkelijk kan weten:

Voor een bestandsexport bestaat er geen derde feit: mTime kan melden dat het document is aangemaakt en dat het is opgehaald, maar nooit dat het salarissysteem het heeft geaccepteerd. De waarschuwing niet gedownload is degene waarop u moet handelen — zonder die waarschuwing zou een run die niemand ooit ophaalde er precies zo uitzien als een geslaagde.

Eén run kan meerdere bestanden opleveren, één per levering, genummerd in de bestandsnaam. Een later bestand komt bovenop de eerdere; het vervangt ze niet.

Een bestand opnieuw opbouwen

Ging een bestand uit met een ontbrekende of verkeerde salariscode, corrigeer dan de code op de activiteit of tijdrekening en druk op Bestand opnieuw opbouwen bij die levering. mTime maakt een nieuw bestand over precies de urenstaten die die levering bevatte, en markeert het oude als vervangen in plaats van het te verwijderen — een salarisaudittrail moet kunnen laten zien wat er de eerste keer uitging.

Opnieuw opbouwen wordt alleen aangeboden waar mTime een vastlegging heeft van wat het bestand bevatte. Voor een bestand dat is geleverd voordat mTime die vastlegging bijhield, zegt de knop dat en verwijst het u naar het verzenden van een nieuw bestand voor wat nog betaald moet worden.

De details controleren

Het salarisrapport toont de uit te betalen bedragen per medewerker en bron, elk terug te voeren op de urenstaat waaruit het komt, met de vermelding of die urenstaat is verzonden. Omdat de verzonden-status een filter is en geen vast afgebakend geheel, beantwoordt hetzelfde rapport zowel “wat sta ik op het punt te verzenden?” vóór een run als “wat heb ik verzonden?” erna. Het datumbereik selecteert salarisruns op hun deadline — de run die een bedrag verzond, of de volgende open run voor een nog niet verzonden bedrag — niet urenstaatperiodes, zodat een late mei-urenstaat die in de julirun is uitbetaald in het julirapport staat. Het exporteert naar Excel net als elk ander rapport.

Rechten

Een periode uitbetalen is een ander recht dan urenstaten goedkeuren, dus u kunt het toekennen zonder tegelijk de mogelijkheid te geven om iemands uren te bewerken of goed te keuren.