Dashboard

Uw persoonlijk overzicht van tijdregistratie en aankomend verlof.

Overzicht

Het Dashboard is de eerste pagina die u ziet na het aanmelden. Het geeft een beknopt overzicht van uw werkdag en verlofsaldo.

Navigeer naar Dashboard in de zijbalk.

Widget tijdregistratie

De widget tijdregistratie toont uw huidige status voor vandaag:

• Inchecken / Uitchecken — start en stop uw werktimer
• Vandaag gewerkt — totale tot nu toe geregistreerde tijd
• Verwacht — de verwachte tijd op basis van uw werktijdnorm
• Delta — het verschil tussen gewerkte en verwachte tijd

Vandaag in- en uitchecken corrigeren

De widget toont de in- en uitchecks van vandaag, en je kunt ze corrigeren waar ze staan — de urenstaat heb je alleen nodig voor andere dagen.

• Een tijd wijzigen — selecteer die en typ eroverheen. Tab gaat naar de volgende tijd, Enter slaat op en Esc zet de vorige waarde terug. Elke wijziging wordt afzonderlijk opgeslagen en een vinkje bevestigt dat. Een tijd die niet opgeslagen kan worden, blijft staan met de reden eronder, zodat je die kunt corrigeren in plaats van opnieuw te beginnen.
• Een reden of opmerking toevoegen — selecteer de registratie ergens anders dan op de tijden, of gebruik de pijl rechts. Hetzelfde paneel verwijdert de registratie. Zodra de registratie weer gesloten is, staan reden en opmerking onder de tijden, zodat de dag in één oogopslag te lezen is.
• Een eerder geschreven opmerking hergebruiken — het opmerkingenveld heeft rechts een knop Eerdere opmerkingen die de opmerkingen toont die je onlangs hebt gebruikt, de recentste eerst. Typ iets en de lijst beperkt zich tot de overeenkomende; kies er een om het veld te vullen. Alleen je eigen opmerkingen worden getoond, en alleen die van de afgelopen maanden.
• De automatische pauze — wanneer er een onbetaalde pauze voor je wordt afgetrokken, heeft die een eigen regel onder de registraties, gemarkeerd met Auto . Wijzig daar de lengte, en de begintijd wanneer je werkplek de pauze op een vast tijdstip legt. Zie Urenstaat voor hoe de pauze wordt berekend.

Alleen de registraties van vandaag kun je hier bewerken. Volg voor elke andere dag Openen in urenstaat onder de lijst.

Activiteitentegels

Onder de in- en uitchecks toont de widget een tegel voor elke activiteit die je als favoriet hebt vastgemaakt, plus je standaardactiviteit als je die hebt. Elke tegel toont de tijd die er vandaag op is geregistreerd. Selecteer een tegel en typ een waarde om de tijd van vandaag te registreren of te wijzigen; typ 0 om die te verwijderen. Activiteiten maak je vast en los in Mijn activiteiten — open het met de knop Activiteiten beheren op de widget, of vanuit de urenstaat.

Wanneer een activiteit is vastgemaakt met een project of dimensiewaarden, staan die onder de naam van de activiteit — bijvoorbeeld Klantproject · Factureerbaar — zodat twee tegels van dezelfde activiteit in één oogopslag uit elkaar te houden zijn. Elke combinatie van activiteit, project en waarden is een eigen tegel met eigen tijd: wat je op een tegel typt, komt op die combinatie terecht, precies zoals in de bijbehorende rij van de urenstaat.

Een tegel zonder project of dimensiewaarde, op een activiteit die er een vereist, kun je hier niet bewerken — als je eroverheen beweegt, staat er waarom. Registreer die tijd vanuit de urenstaat, waar je de waarden kunt kiezen, of voeg de activiteit opnieuw toe vanuit Mijn activiteiten met de waarden gekozen en Vastmaken aan dashboard ingeschakeld.

Ontbrekende check-out

Als u vergeet uit te checken, merkt mTime dat op: een sessie die langer dan 16 uur open staat, telt als een vergeten check-out.

De volgende keer dat u het dashboard opent, vraagt een venster wanneer u bent gestopt met werken, vooraf ingevuld met een suggestie op basis van uw werktijden van die dag:

• Check-out opslaan — legt de ingevoerde tijd vast. De check-out komt op de dag van het inchecken (of de dag erna, als de sessie over middernacht heen liep).
• Check-in verwijderen — verwijdert de check-in volledig. Gebruik dit wanneer de check-in zelf een vergissing was.
• Sluit u het venster, dan blijft een waarschuwing op de widget tijdregistratie staan, zodat u het later kunt oplossen.

Checkt u opnieuw in — via het dashboard of de knop in de balk bovenaan — dan wordt u eerst gevraagd de vergeten sessie op te lossen, waarna uw dag normaal begint.

U kunt niet uitchecken uit een sessie die langer dan 16 uur open staat; voer in het venster de werkelijke uitchecktijd in, of corrigeer de dag in de urenstaat. Nachtdiensten worden niet geraakt: een sessie die over middernacht heen loopt maar onder de 16 uur blijft, checkt normaal uit.

Snelkoppelingen

Als uw verlofbeleid is geconfigureerd met dashboard-snelkoppelingen, ziet u onderaan het tijdregistratiegedeelte knoppen voor snelle acties. Bijvoorbeeld:

• Ik ben ziek — start direct een ziekmelding (zonder einddatum)

Deze snelkoppelingen worden door beheerders ingesteld per verlofbeleid.

Inchecken tijdens verlof

Als je incheckt op een dag met verlof, vraagt mTime wat je wilt doen voordat de timer start. De vraag is dezelfde vanwaar je ook incheckt — de knop boven in de widget, de rij Inchecken onder je in-/uitchecklijst, de afspeelknop in de koptekst of het in-/uitcheckpaneel.

Je kunt:

• Toch werk registreren — de timer starten en het verlof precies zo laten. Dit is het gewone antwoord: een uur werk registreren verandert niets aan de dagen die je hebt opgenomen
• Ziekteverzuim beëindigen en inchecken — alleen bij ziekteverzuim — het vanaf vandaag beëindigen en de timer starten. Al opgenomen dagen blijven geregistreerd, en als je leidinggevende het moet goedkeuren, wordt een verzoek verstuurd terwijl je incheck doorgaat

Ziekteverzuim is het enige verlof dat je hier kunt beëindigen, want weer aan het werk zijn is precies wat het beëindigt. Voor vakantie en alle andere soorten verwijst het venster je naar Verlof, waar je de afwezigheid netjes kunt wijzigen of annuleren — een geboekte vakantie beëindig je niet per ongeluk op weg naar het registreren van een uur werk.

Bevat je werktijdbeleid de regel Geen werk boven de norm tijdens verlof en heb je een hele dag verlof, dan waarschuwt het venster ook dat vandaag op je urenstaat wordt gemeld. Je kunt het werk alsnog registreren; de dag wordt gemeld aan je leidinggevende in plaats van geblokkeerd.

Widget huidige periode

Boven de verlofwidget toont een kaart de urenstaatperiode die je nog niet hebt ingediend:

• De periode — klik op de naam om het periodeoverzicht te openen, waar je de hele periode kunt nalopen voordat je hem verstuurt
• Saldoregels — één per tijdbankaccount, met het saldo dat je vandaag hebt: de tijd die al is goedgekeurd op het account, hetzelfde getal als in de verlofwidget en op je saldokaart. Klik op een regel om de saldodetails van het account te openen
• Voor een account dat aan het einde van de periode wordt afgerekend (zoals flex) is het getal ernaast wat deze periode toevoegt zodra die is goedgekeurd, en een tweede regel, met de dag waarop de volgende periode begint, toont: het saldo dat de periodeafsluiting overlaat, en wat die wegneemt — een uitbetaling, of tijd die boven het plafond vervalt. De drie lees je van boven naar beneden: wat je hebt, plus wat eraan komt, min wat de afsluiting wegneemt
• Indienen — verschijnt zodra de periode klaar is om te versturen. Na de deadline staat er Vandaag indienen en wordt de knop benadrukt

Als je alle periodes hebt ingediend, staat er Alle periodes zijn ingediend op de kaart — er wacht niets op je.

Wat de periodeafsluiting weghaalt

Accounts zoals flex worden aan het einde van de periode afgerekend: de afsluiting bankt wat je hebt opgebouwd en kan ook laten vervallen wat boven een limiet uitkomt of een deel ervan uitbetalen. Dat is nog niet gebeurd, dus het saldo op de regel hierboven is wat je nu hebt, vóór dat alles.

Wanneer de afsluiting daadwerkelijk iets weghaalt, verschijnt er een tweede regel eronder:

Lees recht naar beneden: het saldo dat je vandaag hebt en het saldo dat je meeneemt naar volgende maand, daarna de beweging van deze periode en het bedrag dat de afsluiting weghaalt. De datum is de dag na het einde van de periode, omdat het getal antwoord geeft op “wat heb ik volgende maand”.

Het weggehaalde bedrag is rood wanneer het tijd is die vervalt boven een limiet — tijd die je kwijtraakt. Een uitbetaling wordt in gewone tekst getoond: het saldo daalt, maar die tijd wordt geld in plaats van verloren te gaan.

Wanneer de afsluiting niets weghaalt, is er geen tweede regel — die zou alleen het saldo erboven herhalen.

Widget verlof

De widget verlof toont:

• Aankomend verlof — uw geplande verlofperioden in de nabije toekomst, met datum en duur
• Accountsaldi — het beschikbare saldo voor de verlofaccounts die in gebruik zijn: een account wordt getoond als het een saldo heeft, in de afgelopen drie maanden een boeking of correctie had, of als er dagen of uren aankomen — een opbouw of een periodeafrekening. Een account dat u een tijd niet hebt gebruikt en waar niets aankomt, wordt niet getoond, net zomin als een account dat uw beheerder voor medewerkers heeft verborgen

Elke rij heeft een gekleurde rand voor het type verlof. Goedgekeurd verlof is een gevulde rij; verlof dat op goedkeuring wacht, is een lege rij met een gestippelde rand en een zandloper.

Uren die rechtstreeks op een verlofactiviteit in de urenstaat zijn geboekt — bijvoorbeeld ziekteverlof dat u zonder aanvraag hebt geregistreerd — worden ook vermeld, gemarkeerd als Geregistreerd op de urenstaat . Achter zo’n regel zit geen aanvraag, dus deze kan hier niet worden bewerkt of geannuleerd; pas de uren in plaats daarvan aan in de urenstaat. Ziekteverlofactiviteiten verschijnen in de ziekteverlofkaart, alle andere in de verlofkaart.

Acties

Vanuit de widget verlof kunt u:

• Verlof aanvragen — klik op Verlof aanvragen om het aanvraagformulier te openen
• Bewerken van een toekomstige aanvraag — klik op het bewerkingspictogram bij een aankomende periode
• Annuleren van een verlof — klik op het annuleerpictogram bij de periode en kies vervolgens de dagen die u wilt annuleren
• Zien wanneer je het kunt opnemen — klik op een account om jouw verlofjaar te openen, dat toont wat je maand voor maand kunt boeken

Een verlof annuleren

Elk verlof heeft één annuleerpictogram — zowel in de verlofwidget als op de kaart voor ziekteverzuim, en zowel voor verlof dat nog moet beginnen als voor verlof dat al loopt. Er is geen aparte knop om het vroegtijdig te beëindigen.

Klikt u erop, dan verschijnt een bevestiging met de afzonderlijke dagen van het verlof, zodat u alleen de dagen annuleert die u bedoelt. Dat telt het zwaarst bij ziekteverzuim: dagen die één voor één worden gemeld, worden als één verlof opgeslagen, en in deze lijst haalt u ze weer uit elkaar.

• Dagen vanaf vandaag zijn alvast aangevinkt. Die bevestigen is het gewone geval: u bent vanaf vandaag terug, en het verlof wordt simpelweg ingekort tot vóór de eerste dag die u annuleert
• Dagen die al zijn opgenomen staan in de lijst, maar worden nooit alvast aangevinkt. U kunt er een aanvinken als die per ongeluk is geregistreerd
• Verlof zonder einddatum heeft geen dagen om uit te kiezen; de bevestiging vraagt alleen of het per vandaag moet worden beëindigd
• Een aanvraag die nog op goedkeuring wacht, wordt in zijn geheel ingetrokken — er zijn geen dagen te kiezen zolang die niet is goedgekeurd
• Moet uw leidinggevende de wijziging goedkeuren, dan wordt die als aanvraag verstuurd en blijft het verlof ongewijzigd tot de leidinggevende beslist

Wees voorzichtig met een ziektedag die al voorbij is: bij het meeste verlofbeleid voor ziekteverzuim kunt u zich alleen op de dag zelf ziek melden, dus zodra u een verstreken ziektedag annuleert, kunt u die meestal niet zelf terugzetten — alleen uw leidinggevende kan dat.

Overlappende aanvragen

Als een nieuwe aanvraag overlapt met verlof van dezelfde soort op hetzelfde account — hetzelfde saldo, dezelfde notitie — worden de twee samengevoegd tot één verlof, en wordt een dag die door beide wordt gedekt één keer in plaats van twee keer afgeboekt.

Als de dagen die u kiest al voor hetzelfde bedrag worden afgeboekt door bestaand verlof, wordt de aanvraag als duplicaat geweigerd in plaats van samengevoegd — zowel wanneer u nieuw verlof boekt als wanneer u een bestaande periode op de dagen van een andere periode zet. Een periode ter plaatse bewerken wordt nooit als duplicaat van zichzelf gezien. Verlof zonder einddatum, zoals dat wat een snelkoppeling op het dashboard start, valt hier buiten: het wordt niet samengevoegd en niet als duplicaat geweigerd.

Wilt u verlof wijzigen dat u al heeft, open dan de periode en verplaats deze, kort deze in, verwijder losse dagen erbinnen of annuleer deze, in plaats van een tweede aanvraag over dezelfde dagen in te dienen.

Saldodetails

Het detailpaneel hieronder opent vanaf een saldoregel op de widget voor de huidige periode en vanaf het profiel van een medewerker. Medewerkers kunnen hun eigen cijfers ook in het verlofjaar vinden.

Wanneer u op een accountsaldo klikt, wordt een detailvenster geopend met een grafiek van het saldo in de tijd, een samenvatting en een gecombineerde geschiedenis en prognose.

Saldo in de tijd

De grafiek boven in het venster laat zien waar het saldo is geweest en waar de periodeafsluiting het achterlaat:

• De doorgetrokken lijn — wat al is vastgelegd
• De gestippelde lijn — wat vanaf vandaag tot de periodeafsluiting wordt voorspeld
• Nu — wat het account vandaag heeft. Voor een account dat aan het einde van een periode wordt afgerekend, wordt dit eronder gesplitst in wat al gebankt is en wat u deze periode hebt opgebouwd maar nog niet gebankt is
• Verwacht — het saldo dat de afsluiting achterlaat, op de datum waarop die valt

Beweeg de muis over een punt om de datum te lezen, wat er bewoog en het saldo op dat moment.

Maanden en dagen

Voor een account dat aan het einde van een periode wordt afgerekend, legt het grootboek één beweging per periode vast — de lijn tussen twee afsluitingen zou anders vlak zijn en niets zeggen over hoe de maand werkelijk verliep.

Dagen bouwt dezelfde curve dag voor dag op door de open periode heen, op basis van uw geregistreerde en verwachte uren. Maanden keert terug naar de vastgelegde bewegingen. De keuzeknop verschijnt alleen waar de twee weergaven echt verschillen, en alleen waar de cijfers per dag overeenkomen met het saldo boven de grafiek.

Samenvatting

• Nu beschikbaar — het saldo dat u vandaag kunt gebruiken, met het verlof dat u al hebt geboekt er al af
• Beschikbare roodstand — extra tijd die u nu kunt opnemen, gedekt door wat u deze periode opbouwt zodra deze is goedgekeurd (getoond wanneer uw account roodstand toestaat)
• Gepland gebruik — verlof dat u al hebt geboekt

Voor accounts die aan het einde van een periode worden afgerekend (zoals flex) toont de samenvatting ook een groep Verwacht bij periodeafsluiting, opgesteld als een som: Opgebouwd vandaag (het saldo dat al op het account staat) − Gepland gebruik (verlof geboekt vóór de afsluiting) + Openstaande opbouw − Openstaande vervalling (boven de limiet) = Saldo bij afsluiting. Bevat de afsluiting nog iets anders, zoals een uitbetaling of openstaande correcties, dan verschijnt een regel Overige wijzigingen, zodat de regels altijd optellen. Verlof dat na de afsluiting is geboekt, staat onder Gepland na de afsluiting.

Dit verklaart een saldo dat er vandaag laag kan uitzien: van Nu beschikbaar is uw geplande gebruik al afgetrokken, en de huidige periode is nog niet goedgekeurd, dus de opbouw van deze periode maakt pas deel uit van Nu beschikbaar wanneer de periode wordt afgesloten.

Geschiedenis en prognose

• Geschiedenis — eerdere opbouw, verbruik, correcties en verlopen dagen die al hebben plaatsgevonden. Standaard toont dit de huidige periode; gebruik Eerdere geschiedenis tonen om oudere bewegingen te tonen.
• Vandaag — een duidelijke scheiding tussen verleden en toekomst
• Prognose — verwachte toekomstige opbouw, verval en gepland verbruik. Voor per periode afgerekende accounts toont één enkele periodeafsluiting-regel (bijvoorbeeld “Afsluiting juli”) het netto-effect en het resulterende saldo aan het einde van de periode.

Deze opdeling helpt u te zien wat al is vastgelegd versus wat naar verwachting nog gaat gebeuren.

Handmatige correcties

Beheerders kunnen handmatige correcties toevoegen aan het verlofsaldo van een medewerker — bijvoorbeeld om bonusdagen toe te kennen of een fout te herstellen.

Bij het aanmaken van een handmatige correctie kunt u optioneel een vervaldatum instellen. Als dit leeg blijft, bepaalt het systeem een standaardvervaldatum op basis van het actieve verlofbeleid van de medewerker voor dat account. Zo volgen handmatig toegekende dagen dezelfde vervalregels als opgebouwde dagen.

Gerelateerd

• Urenstaat — registreer werktijd in een wekelijks rooster
• Verlofbeleid — hoe beleid en dashboard-snelkoppelingen worden geconfigureerd
• Verlof zonder einddatum toestaan — hoe verlof zonder einddatum werkt