Excel-import

Breng je organisatie, medewerkers, hun kinderen, saldi en afwezigheid in mTime met een gewone Excel-werkmap — het formaat dat je gebruikt wanneer de gegevens uit een salaris- of tijdregistratiesysteem komen dat je achter je laat.

Overzicht

Het formaat Eenvoudige Excel is één .xlsx-werkmap met vijf bladen:

Je kunt hem openen, lezen en bewerken in Excel, Numbers of Google Spreadsheets. Dat is precies de bedoeling: dit is het formaat om de medewerkers van een bedrijf in bulk aan te maken, voor massawijzigingen en voor een migratie vanuit een ander systeem.

Het is niet hetzelfde als de volledige back-up van de werkruimte:

Een werkmap om mee te beginnen

Je hebt twee vertrekpunten, en allebei zijn ze beter dan het bestand vanaf nul opbouwen — ze bevatten al de exacte kolomkoppen, de actuele accountnamen van je werkruimte en een kolom voor elk attribuut dat je hebt ingesteld.

Een lege sjabloon. Ga naar Beheer › Gegevensimport en klik op Sjabloon downloaden . Je krijgt import-template.xlsx, opgebouwd voor jouw werkruimte: alle vijf de bladen, een blad Guide waarop de werkmap opent, grijze voorbeeldrijen om te overschrijven, één kolom per tijdaccount en één kolom per attribuut.

De sjabloon wordt geschreven in de taal van je werkruimte — de tabbladen en de kolomkoppen allebei. De pijl naast de knop biedt de andere zes talen die mTime spreekt, zodat een consultant in een Engelstalige werkruimte een Nederlandse collega een Nederlands blad kan geven, met tabbladen als Medewerkers, Tijdaccounts en Kinderen.

Een gevulde export. Ga naar Beheer › Gegevensexport, kies het formaat Eenvoudige Excel en klik op Exporteren . Je krijgt dezelfde kolommen — zonder de bladen Absence en Children, die alleen voor import zijn — met je huidige medewerkers, attribuutwaarden en saldi er al in. Bewerk hem en importeer hem terug: de rondgang is veilig, omdat de export precies de identificatoren en namen schrijft die de import verwacht.

De export biedt drie opties:

• Alleen medewerkers — het blad Accounts weglaten
• Anonimiseer persoonlijke gegevens — namen, e-mailadressen en contactgegevens vervangen door plaatsaanduidingen, en de attribuutkolommen leeg laten
• Reikwijdte van werknemersgegevens — één medewerker, één organisatie-eenheid of iedereen exporteren

Wat er in de sjabloon zit

• Guide — het blad waarop de werkmap opent. Het vertelt waar elk blad voor is, wat elke kolom betekent en wat de kleuren op de kopregel betekenen. Het legt ook vast welke versie van de sjabloon het is, in welke taal hij is opgebouwd en uit welke werkruimte hij komt — handig wanneer een bestand veertien dagen heeft rondgezworven voordat het bij jou terugkomt.
• De vijf gegevensbladen — Org Units, Employees, Accounts, Absence en Children.
• Lists — de waarden achter de keuzelijsten.

Guide en Lists worden niet door de import gelezen. Laat ze in het bestand staan of verwijder ze, net wat je prettig vindt.

De kopregel heeft kleurcodes, zodat je in één oogopslag ziet waar een blad op staat:

De zelden gebruikte kolommen op het blad Medewerkers — telefoon, mobiel en het postadres — staan samen helemaal rechts en zijn ingeklapt. De dagkolommen Ma … Zo zijn ingeklapt in een eigen groep, vlak voor Weeknorm. Klik op de + boven een groep om die te openen. Beide worden nog steeds geïmporteerd als je ze invult — de meeste imports hebben ze nooit nodig. Het blad Handleiding legt de kleuren uit en zet de verplichte kolommen van elk blad bij elkaar.

Verschillende kolommen bieden een keuzelijst. Die waarschuwt in plaats van te blokkeren, en dat is met opzet: het blad Employees mag met recht een organisatie-eenheid noemen die het blad Org Units in dezelfde import aanmaakt, en een harde blokkade zou dat onmogelijk maken om in te typen.

Grijze voorbeeldrijen laten zien welke vorm een waarde hoort te hebben — initialen in Medewerker-id, een onderliggende eenheid die haar bovenliggende eenheid noemt. Het zijn plaatsaanduidingen: overschrijf ze, of verwijder de rijen.

Hoe mTime de werkmap leest

Een paar regels gelden voor het hele bestand. Ze zijn het waard om één keer te lezen, want de meeste mislukte imports komen hiervandaan en niet uit de gegevens zelf.

• De bladen moeten Org Units, Employees, Accounts, Absence en Children heten, of hun naam in een van de talen van mTime, zoals de sjabloon ze schrijft (Organisatie-eenheden, Medewerkers, Tijdaccounts, Afwezigheid, Kinderen). De Engelse namen werken altijd. Elk ander blad in de werkmap wordt genegeerd, ook de bladen Handleiding en Lijsten van de sjabloon zelf. Een werkmap met slechts een deel van de vijf bladen is prima.
• De kolomkoppen staan in een taal, en mTime leest ze alle zeven. Een opgebouwde werkmap krijgt de koppen in de taal van je werkruimte, of in de taal die je bij het downloaden hebt gekozen, en mTime herkent een vaste kolom aan zijn kop in elk van de zeven talen. Een in het Deens opgebouwde werkmap importeert dus prima voor een beheerder die in het Nederlands werkt, en een blad waarvan iemand de helft in een andere taal heeft overgetypt werkt nog steeds. Een opgebouwde kop draagt bovendien een markering die je spreadsheet niet toont en die de kolom exact benoemt — en dat is wat een kolom laat doorimporteren nadat het bestand is vertaald of een attribuut is hernoemd.
• Een kop die je zelf typt werkt ook, zolang je hem schrijft zoals mTime hem in een van die zeven talen schrijft. Hoofd- en kleine letters en losse spaties maken niet uit; een eigen woord wel. Daarom is het veiligste bestand er een dat mTime heeft opgebouwd: bewerk de sjabloon of een export in plaats van een werkmap vanaf nul te maken.
• Rij 1 is de kopregel. Alle volgende rijen zijn gegevens.
• Kolommen worden herkend aan hun kop, niet aan hun positie. Je mag de kolommen vrij herschikken.
• Volledig lege rijen worden overgeslagen, dus lege rijen onderaan een blad zijn geen probleem.
• Een kolom die mTime niet herkent wordt genegeerd — en gemeld. Op de bladen Org Units, Employees, Absence en Children mag je gerust een notitie naast de gegevens bewaren. Eén kop is niet langer alleen een notitie: Extern id wordt zowel in het blad Org Units als in het blad Employees gelezen, en daar hoort het dossiernummer uit je oude systeem thuis. De stap Controleren somt elke genegeerde kolom op, letterlijk zoals jij hem hebt gespeld, en stelt de kolom voor die je waarschijnlijk bedoelde wanneer de positie dat verraadt. Het is een waarschuwing, geen fout: je eigen notitiekolom is veilig en de import loopt door, maar een verkeerd gespelde kop komt vóór de import aan het licht in plaats van erna. In het blad Accounts is het nog steeds omgekeerd: elke kolom die niet Medewerker-id, Volledige naam of Importdatum heet, wordt als tijdaccount gelezen, dus een losse kolom daar veroorzaakt een fout.
• Datums mogen echte datumcellen zijn, of tekst geschreven als YYYY-MM-DD. Is de cel voor Excel een datum — wat gebeurt zodra je 01-05-1990 in een gewone cel typt of uit een datumkiezer kiest — dan leest mTime de datum zelf, dus de Nederlandse datumnotatie is prima en je hoeft niets om te zetten. Is de cel tekst, dan moet zij YYYY-MM-DD zijn, bijvoorbeeld 1990-05-01: tekst draagt geen datumnotatie, dus 03/04/2026 kan zowel 3 april als 4 maart betekenen, en mTime gokt niet. De sjabloon en de export schrijven tekst in de vorm YYYY-MM-DD.
• Getallen gebruiken een punt als decimaalteken (7.4, niet 7,4), zonder scheidingsteken voor duizendtallen. Typ getallen als getallen, dan regelt Excel dit voor je; het risico zit in waarden die als tekst zijn geplakt.

Attribuutkolommen

Naast hun vaste kolommen dragen de bladen Employees en Org Units één kolom per attribuut dat je werkruimte kent — net zoals het blad Accounts één kolom per tijdaccount draagt. Kostenplaats, badgenummer, loonnummer, functietitel: alles wat jullie over mensen en teams bijhouden, reist mee. Attributen stel je in bij aangepaste attributen.

Het blad Employees draagt twee niveaus tegelijk: de attributen van de medewerker zelf, en die van zijn dienstverband — het contract — zoals Titel en Arbeidsnummer. Je hoeft de twee niet zelf uit elkaar te houden; elke kolom weet bij welk niveau hij hoort.

Welke attributen een kolom krijgen

De regel over gevoelige attributen oogt tegenstrijdig, dus die verdient een zin. Een export wordt op de achtergrond gemaakt en mTime kan niet weten wie het bestand uiteindelijk opent, dus het schrijft een gevoelige waarde nooit in een spreadsheet. Zo’n waarde inlezen onthult niets: wie de cel invult, heeft de waarde al voor zich. Daarom accepteert mTime een kolom die het zelf niet voor je zou schrijven.

Een attribuut dat een gekoppeld systeem beheert, blijft in beide richtingen weg. Dat systeem is er de bron voor en zou bij de volgende synchronisatie overschrijven wat je hebt geïmporteerd, dus een rij die zo’n kolom invult wordt geweigerd met de reden erbij in plaats van stilzwijgend genegeerd.

De kolommen invullen

Elke kolom heeft de naam van het attribuut als kop. Delen twee attributen een naam — een medewerker- en een dienstverbandattribuut die allebei “Titel” heten, bijvoorbeeld — dan krijgt elk zijn sleutel als kop, zodat je ze nog steeds uit elkaar houdt.

• Waarden moeten bij het type van het attribuut passen: een keuzelijst moet een van haar opties zijn, precies zo gespeld als je hem hebt gedefinieerd, een datum is een datumcel of tekst in de vorm YYYY-MM-DD, een ja/nee-kolom neemt TRUE of FALSE (yes/no en 1/0 werken ook), en een getal gebruikt een punt voor decimalen. Een cel die niet past, is een fout op de rij bij de stap Controleren, met de kolom erbij en wat eraan schort.
• Een attribuut met Uniek wordt gecontroleerd tegen de werkruimte én tegen de rest van het blad. Een botsing wordt op de rij gemeld en noemt de kolom — nooit de waarde, want dit zijn de kolommen waarin een burgerservicenummer binnenkomt.
• Dienstverbandattributen worden ook bij updates toegepast. Ze worden geschreven naar het dienstverband dat vandaag loopt, of naar het meest recente als er vandaag geen loopt. Dat is anders dan de overige dienstverbandkolommen — Organisatie-eenheid, Leidinggevende, Arbeidsvoorwaarden, de datums en de norm — die alleen worden gebruikt wanneer een rij iemand aanmaakt. Een rij die een dienstverbandattribuut invult voor iemand zonder enig dienstverband is een fout op de rij: er zou geen plek zijn om de waarde te bewaren.

Een attribuut vanuit het blad toevoegen

De sjabloon laat uiterst rechts op de bladen Employees en Org Units één lege kolom staan met de kop Nieuw attribuut , om te tonen waar een nieuw attribuut hoort. Typ er een naam overheen, vul de waarden in, en de import maakt het attribuut als tekstattribuut aan op je werkruimte en bewaart wat je hebt getypt. Het duikt daarna op in je instellingen, waar je het een omschrijving, een type of een reeks opties kunt geven. Voor een tweede attribuut zet je er gewoon een kolom naast — aan de lege kolom is niets bijzonders, behalve dat een lege kolom wordt genegeerd.

Het attribuut wordt alleen aangemaakt als minstens één rij de kolom echt invult, dus een lege reservekolom kost niets.

Twee dingen doet het blad niet. Het verzint geen standaardattribuut van mTime zelf — die hebben sleutels die met een liggend streepje beginnen, en je voegt het gewenste attribuut eerst toe bij de aangepaste attributen, waarna je de sjabloon opnieuw downloadt en de kolom er staat. En het schrijft niet naar een attribuut dat een gekoppeld systeem beheert.

Het blad Org Units

Dit blad bouwt jullie organisatiestructuur — de afdelingen, teams en regio’s waar de kolom Organisatie-eenheid in het blad Employees naar wijst. Het wordt vóór het blad Employees toegepast, zodat dezelfde werkmap een afdeling kan aanmaken en er mensen in kan zetten.

Wat een organisatie-eenheid identificeert

Er is hier geen ID-kolom. Een eenheid wordt geïdentificeerd door haar Extern id als je die kolom invult, en anders door haar naam — en de naam is ook hoe het blad Employees ernaar verwijst.

Bij het matchen wordt geen onderscheid gemaakt tussen hoofd- en kleine letters, dus sales werkt Sales bij en ou-7 vindt OU-7.

Kolomoverzicht

De hiërarchie opbouwen

Bovenliggende eenheid verwijst op naam naar een andere eenheid — een die al in mTime bestaat, of een die door een andere rij van ditzelfde blad wordt aangemaakt. De volgorde van de rijen maakt niet uit: een bovenliggende eenheid die onder haar onderdelen staat, wordt net zo goed gevonden als een die erboven staat.

Naam        | Omschrijving     | Bovenliggende eenheid | Afdelingshoofd       | Werkland
Sales West  | Regio West       | Sales                 |                      | DK
Sales       | Verkoopafdeling  |                       | jane.doe@example.com | DK

Een rij wordt geweigerd als de Bovenliggende eenheid naar niets verwijst, naar twee verschillende eenheden verwijst, of de eenheid binnen haar eigen substructuur zou plaatsen — een eenheid kan niet haar eigen bovenliggende eenheid zijn, en A kan niet onder B vallen terwijl B onder A valt.

Wat een update wijzigt, en wat niet

Een rij schrijft Naam, Omschrijving, Bovenliggende eenheid, Afdelingshoofd en Werkland, en een lege cel wist de waarde. Twee soorten kolommen werken anders, en een lege cel in een van beide laat de bewaarde waarde staan: Extern id, zodat een lege kolom nooit je identificaties wist, en de attribuutkolommen, zodat een half ingevuld blad nooit een kostenplaats wist. Alles wat het blad helemaal niet meedraagt, blijft precies zoals het was.

Het Afdelingshoofd moet iemand zijn die al in mTime staat. Organisatie-eenheden worden vóór het blad Employees toegepast, dus iemand die dezelfde werkmap net gaat aanmaken kan nog geen hoofd van een eenheid zijn — stel het hoofd daarna in op de pagina van de organisatie-eenheid.

Het blad Employees

De kolom Medewerker-id

Deze ene kolom bepaalt of een rij een nieuwe persoon aanmaakt of een bestaande bijwerkt, en het is de kolom die de bladen Employees, Accounts en Absence aan elkaar knoopt. Hij accepteert drie soorten waarden:

De middelste optie is degene die telt bij een migratie. Omdat EMP-4711 altijd naar dezelfde persoon in dezelfde werkruimte verwijst, kun je:

• vanuit de bladen Employees, Accounts en Absence naar dezelfde persoon verwijzen,
• een gecorrigeerd bestand opnieuw draaien zodat het personen bijwerkt in plaats van dubbel aanmaakt,
• het personeelsnummer uit je oude systeem behouden als schakel tussen de twee systemen — het wordt op de medewerker bewaard als zijn External ID , waar je het kunt zien, en de export schrijft het weer uit.

Staat er tekst in de cel, dan zoekt mTime de persoon in deze volgorde:

1. de identificator waar die tekst naar verwijst — de persoon die een eerdere import met dezelfde tekst heeft aangemaakt;
2. een medewerker wiens External ID die tekst is, door wie die er ook is gezet: een eerdere import, de API of je identiteitsprovider;
3. niets gevonden, dus er wordt een nieuwe medewerker aangemaakt met die tekst als External ID.

Stap 2 is wat het nummer duurzaam maakt. Iemand die al in mTime staat met EMP-4711 op zijn record wordt bijgewerkt door een rij die EMP-4711 noemt, ook als die persoon nooit uit een werkmap kwam. Voorheen maakte zo’n rij er stilletjes een tweede exemplaar van.

Kolomoverzicht

Organisatie-eenheid, Leidinggevende en Arbeidsvoorwaarden worden op naam herkend, zonder onderscheid tussen hoofd- en kleine letters. De naam moet uniek zijn: heten twee organisatie-eenheden “Support”, dan wordt de rij geweigerd en moet je er eerst één hernoemen. Arbeidsvoorwaarden verwijst naar records die al moeten bestaan — een Excel-import maakt nooit een set arbeidsvoorwaarden aan. De andere twee mogen naar iets wijzen dat dezelfde werkmap aanmaakt: Organisatie-eenheid naar een eenheid op het blad Org Units, en Leidinggevende naar een andere rij op het blad Employees, want leidinggevenden zijn medewerkers zoals iedereen.

Wat een update wijzigt

Wanneer een rij overeenkomt met een bestaande medewerker, schrijft mTime alle persoonskolommen uit die rij: naam, e-mail, geboortedatum, telefoon, mobiel en het adres.

Extern id is een van twee uitzonderingen op die regel: een lege cel — of helemaal geen kolom — wist haar nooit. Een extern id is vaak de schakel waarop iets anders steunt, dus mTime schrijft haar alleen wanneer je een waarde in de cel zet. Wil je er een verwijderen, wis die dan op de pagina van de medewerker in mTime.

De attribuutkolommen zijn de andere uitzondering, om ongeveer dezelfde reden: een lege attribuutcel laat de bewaarde waarde staan, en geen enkele cel op het blad kan een attribuut wissen.

Twee personen kunnen niet dezelfde external id hebben. Een rij die iemand een waarde zou geven die een andere medewerker al heeft, wordt in de proefronde geweigerd — net als twee rijen op hetzelfde blad die dezelfde waarde aan twee verschillende personen geven.

Het dienstverband werkt precies andersom: Organisatie-eenheid, Leidinggevende, Arbeidsvoorwaarden, Datum in dienst, Datum uit dienst, Weeknorm en de dagkolommen worden alleen gebruikt wanneer de rij een nieuwe medewerker aanmaakt. Bij een bestaande medewerker worden ze genegeerd en blijft het dienstverband ongemoeid. Wil je een dienstverband later wijzigen, gebruik dan de pagina van de medewerker of een bulkwijziging. Dienstverbandattributen zijn de uitzondering daarop: een ingevulde attribuutcel wordt ook naar een bestaand dienstverband geschreven, niet alleen naar een nieuw.

Dienstverband en weeknorm

Een medewerker krijgt alleen een dienstverband als Datum in dienst is ingevuld. Laat je hem leeg, dan krijg je een persoon in de werkruimte zonder dienstverband — af en toe nuttig, maar zelden wat je wilt, en een rij die zonder die datum een dienstverbandattribuut invult wordt geweigerd.

De arbeidstijdnorm kan op twee manieren worden opgegeven, en je mag ze combineren:

• Alleen Weeknorm — de contractuele uren per week, bijv. 40. Er wordt geen verdeling per dag opgeslagen.
• Alleen Ma … Zo — de norm is de som van de dagen, verdeeld zoals je hem hebt geschreven.
• Allebei — ze moeten overeenkomen. Weeknorm 40 met 8 van maandag tot en met vrijdag wordt geaccepteerd; 40 met 7.5 op vijf dagen wordt geweigerd.

Uren zijn decimale uren, geen uren en minuten: zeveneneenhalf uur is 7.5, niet 7.30. Waarden worden afgerond op de minuut. De norm moet groter zijn dan nul en beschrijft één week — terugkerende patronen over meerdere weken kunnen niet worden geïmporteerd en moeten op de medewerker worden ingesteld.

Het blad Accounts

Dit blad stelt het actuele saldo van elke tijdaccount in — de vakantiedagen, flexuren en andere saldi die mensen meebrengen.

Kolomoverzicht

Dit is het enige blad zonder attribuutkolommen: de regel hier is dat elke kolom die niet een van de drie hierboven is, een tijdaccount is — en een attribuutkolom zou daarmee in botsing komen.

De accountkolommen

Alle overige kolommen zijn een tijdaccount, genoemd naar het account met de eenheid tussen haakjes:

Medewerker-id | Volledige naam | Importdatum | Vacation (days) | Flex (minutes)
EMP-4711      | Jane Doe       | 2026-01-01  | 12.5            | 450

• Het deel vóór de haakjes moet overeenkomen met de naam van een tijdaccount in je werkruimte, zonder onderscheid tussen hoofd- en kleine letters.
• De eenheid tussen haakjes is optioneel, maar staat hij er, dan moet hij bij het account passen. Dat is een beveiliging: het voorkomt dat een kolom met vakantiedagen ongemerkt op een urenaccount belandt.
• Accounts in dagen staan in decimale dagen — 12.5 betekent twaalfeneenhalve dag.
• Accounts in uren staan in minuten — 450 betekent 7 uur en 30 minuten. Hier gaan mensen de mist in; vermenigvuldig je uren met 60.
• Negatieve saldi zijn toegestaan, bijvoorbeeld een flexaccount met een tekort.

Zowel de sjabloon als de export vullen deze koppen in vanuit je werkruimte, en dat is de eenvoudigste manier om ze goed te krijgen.

Hoe een saldo wordt toegepast

Elke ingevulde cel zet het saldo op die waarde op Importdatum. Het wordt niet opgeteld bij wat er al staat. De boeking verschijnt in de historie van het account met als reden “Excel import”.

Omdat de waarde een streefwaarde is en geen mutatie, verdubbelt niemands vakantie door hetzelfde bestand twee keer te importeren. Het betekent ook dat een onzorgvuldige import saldi kan gladstrijken die correct waren — de stap Controleren vertelt je hoeveel saldowijzigingen op het punt staan te gebeuren, dus controleer dat aantal voordat je bevestigt.

Zet Importdatum op jullie overgangsdatum: de dag waarop de saldi in het oude systeem klopten. Alles wat mTime na die datum vastlegt, komt er bovenop.

Het blad Absence

Dit blad registreert afwezigheid — de historie uit het oude systeem en de afwezigheid die mensen daarin al hadden gepland — zodat een migratie niet eindigt met weken aan vakantie die opnieuw moet worden ingevoerd. Eén rij is één afwezigheid: wie, welk type, van wanneer tot wanneer.

Kolomoverzicht

Al afgetrokken, of nog niet?

De saldi op het blad Accounts zijn de saldi zoals ze stonden op jullie overgangsdatum, dus de twee soorten afwezigheid moeten verschillend worden behandeld:

• Afwezigheid die toen al voorbij was, is al afgetrokken van die saldi. mTime legt haar volledig vast — ze verschijnt in de kalender, op de urenstaat en in rapporten — maar raakt het saldo nooit meer aan. Haar een tweede keer aftrekken zou fout zijn.
• Afwezigheid gepland ná de overgang zit nog niet in die saldi. Ze wordt toegepast als een normale registratie en verbruikt het saldo wanneer ze plaatsvindt, precies alsof ze in mTime was aangevraagd.

Laat Al afgetrokken leeg en mTime vult haar in op basis van de Importdatum van de rij:

De kolom wordt genegeerd voor afwezigheidstypen die nooit een saldo raken, zoals ziekte onder de meeste regelingen.

Aangevraagde afwezigheid

Een rij met Status op Requested belandt in de goedkeuringsinbox van de leidinggevende van de medewerker, zoals een aanvraag die in mTime is gedaan. Een medewerker zonder iemand die voor hem kan goedkeuren, krijgt de afwezigheid als goedgekeurd vastgelegd in plaats van eeuwig in afwachting.

Opnieuw draaien, corrigeren — en wat het blad nooit doet

Een afwezigheidsrij wordt herkend aan haar medewerker, type en datums. Importeer je hetzelfde bestand opnieuw, dan worden al geïmporteerde rijen overgeslagen — er wordt niets verdubbeld. Het blad kan afwezigheid alleen toevoegen: het kan er geen wijzigen of annuleren. Om een afwezigheid met verkeerde datums of het verkeerde type te herstellen, annuleer je haar in mTime en importeer of registreer je de gecorrigeerde versie.

Twee rijen voor dezelfde medewerker mogen niet overlappen — vakantie onderbroken door ziekte is twee rijen voor de vakantie (ervoor en erna) plus één voor de ziekte, geen overlappende periodes. Overlap met afwezigheid die al in mTime staat, volgt de gebruikelijke regels van het product, dus vermijd het opnieuw importeren van periodes die met de hand zijn ingevoerd.

Anders dan de eerste drie bladen is Absence alleen voor import: de export Eenvoudige Excel bevat het niet. In de sjabloon staat het leeg, klaar om in te vullen — een voorbeeldrij die per ongeluk blijft staan, zou verzonnen afwezigheid bij een echte medewerker importeren.

Het blad Children

Op dit blad registreer je de kinderen van medewerkers — daarop is verlof gebaseerd dat aan kinderen is gekoppeld, zoals zorgdagen. Eén rij is één kind, met dezelfde gegevens die je onder Kinderen op de pagina van de medewerker kunt invullen.

Kolomoverzicht

Elke rij heeft Geboortedatum kind of Uitgerekende datum nodig — of allebei.

Geboren of verwacht

Een kind met alleen een Uitgerekende datum wordt geregistreerd als verwacht. Verlof dat van een geboorte afhangt, zorgdagen incluis, gaat pas in zodra er een geboortedatum is vastgelegd — zet een verwachte datum dus nooit in Geboortedatum kind, ook niet als de bevalling over een paar dagen is.

Is het kind geboren, vul dan Geboortedatum kind in op dezelfde rij, laat de Uitgerekende datum staan en importeer opnieuw. Aan de uitgerekende datum vindt de import het kind dat je als verwacht had geregistreerd, en hij bevestigt de geboorte in plaats van een tweede kind te registreren.

Opnieuw draaien, corrigeren — en wat het blad nooit doet

Een rij hoort bij een kind dat de medewerker al heeft wanneer de geboortedatum of de uitgerekende datum gelijk is, en de naam ook (zonder onderscheid tussen hoofd- en kleine letters). Een kind zonder naam, of een rij zonder naam, wordt alleen op de datums herkend — zo wordt een later toegevoegde naam aangevuld in plaats van dat het kind twee keer wordt geregistreerd. Een rij met een naam zoekt eerst het kind met die naam, en valt alleen terug op een kind zonder naam met dezelfde datum als dat er niet is — zo blijft een tweeling waarvan pas één een naam heeft, twee kinderen. Zo’n rij vult alleen aan wat het kind nog mist — een geboortedatum, een uitgerekende datum, of een ouderrol als er nog geen is vastgelegd. Een rol die het kind al heeft, wordt niet gewijzigd. Een lege cel wist nooit iets. Een rij die bij geen enkel kind hoort, registreert een nieuw kind.

Hetzelfde bestand opnieuw importeren verandert dus niets. Een tweeling is twee rijen met dezelfde geboortedatum en verschillende namen; twee rijen met dezelfde naam en dezelfde datum worden allebei geweigerd, omdat mTime niet kan weten of het om één kind gaat of om twee.

Net als Absence is het blad Children alleen voor import: de export Eenvoudige Excel bevat het niet, en in de sjabloon staat het leeg.

De import uitvoeren

De wizard is dezelfde als beschreven onder Gegevensimport, met twee verschillen: mTime herkent een Excel-bestand aan de extensie .xlsx, en de keuze tussen Samenvoegen en Herstellen is vervangen door een keuze van blad.

1. Ga naar Beheer › Gegevensimport en klik op Importeren .

2. Bestand — kies je .xlsx-bestand. De maximale grootte is 100 MB.

3. Parameters — kies welk blad je wilt toepassen en klik op Valideer :

   Keuze	Wat er wordt geïmporteerd
   Alles	Alle vijf de bladen, op volgorde: eerst organisatie-eenheden, dan medewerkers en hun kinderen, dan tijdaccounts, dan afwezigheid — zodat elk blad kan verwijzen naar wat het vorige heeft aangemaakt
   Organisatie-eenheden	Alleen het blad Org Units
   Medewerkers	De bladen Employees en Children
   Rekeningen	Alleen het blad Accounts
   Afwezigheid	Alleen het blad Absence

4. Controleren — de validatie draait op de server zonder iets te wijzigen. Je krijgt een aantal per blad — organisatie-eenheden, medewerkers, kinderen, saldocellen, afwezigheden — een melding voor elke geweigerde rij, en een waarschuwing voor alles wat mTime gaat negeren, zoals een kolom die het niet herkent. Waarschuwingen houden de import niet tegen, fouten wel. Corrigeer het bestand en probeer opnieuw, of klik op Importeer uitvoeren .

5. Resultaten — de uitkomst per blad, met een gedetailleerd rapport dat je kunt downloaden.

Blijkt uit de validatie dat je het verkeerde blad hebt gekozen, ga dan Terug en valideer opnieuw — het bestand blijft op de server staan en hoeft niet opnieuw te worden geüpload.

Importeren vanuit een ander systeem

Hiervoor is het formaat gemaakt: medewerkers en saldi uit een salaris- of tijdregistratiesysteem halen en in mTime zetten. De volgorde hieronder houdt de riskante stappen klein en omkeerbaar.

1. Bouw eerst de configuratie in mTime

Op organisatie-eenheden en attributen na verwijst de Excel-import naar configuratie op naam en maakt die nooit aan. Voordat je iets importeert, richt je in:

• Arbeidsvoorwaarden — de contractvormen van jullie mensen
• Tijdaccounts — elk saldo dat jullie willen overnemen, met de juiste eenheid
• Feestdagenkalenders en verlofregelingen, zodat de saldi zich daarna correct gedragen
• Attributen — alles van jullie zelf dat jullie willen meenemen, en de standaardattributen zoals Burgerservicenummer of Loonnummer. Download de sjabloon nadat je ze hebt toegevoegd, dan staan de kolommen erin

Organisatie-eenheden zijn de uitzondering: zet ze op het blad Org Units en de import bouwt de structuur voor je. Je hoeft ze alleen met de hand aan te maken als je de hiërarchie liever al klaar hebt voordat het eerste bestand binnenkomt.

Zorg dat de namen uniek zijn. Twee organisatie-eenheden met dezelfde naam laten elke rij die naar ze verwijst afkeuren.

2. Kies jullie sleutel

Zet het personeels- of salarisnummer uit jullie oude systeem in de kolom Medewerker-id, op elk blad dat jullie gebruiken. Dit is de meest waardevolle beslissing van de hele migratie:

• het koppelt elke saldo- en afwezigheidsrij aan de juiste persoon,
• het maakt de import herhaalbaar, zodat een gecorrigeerd bestand bijwerkt in plaats van dubbel aanmaakt,
• het blijft een leesbare schakel terug naar het oude systeem als jullie ooit moeten afstemmen — mTime bewaart de waarde als het Extern id van de medewerker.

Doe hetzelfde voor jullie organisatie-eenheden, in hun kolom Extern id, en dan kunnen jullie later een afdeling vanuit het blad hernoemen in plaats van met de hand.

3. Koppel jullie oude velden

Exporteer je brongegevens en koppel ze aan de kolommen. Een typische koppeling:

Leidinggevenden zijn medewerkers zoals alle anderen, dus ze komen binnen via het blad Employees — en een rij mag verwijzen naar een leidinggevende die dezelfde werkmap aanmaakt. Het hele organogram komt in één ronde binnen; de laag leidinggevenden heeft geen eigen ronde meer nodig. mTime zoekt de naam of het e-mailadres eerst tussen de rijen van het bestand en daarna tussen de mensen die al in de werkruimte staan. Wat het niet doet, is gokken: dragen twee rijen dezelfde naam, of komt een naam overeen met zowel een rij in het bestand als een andere persoon die al in mTime staat, dan worden die rijen geweigerd. Het e-mailadres is de manier om ondubbelzinnig te zijn.

4. Ruim datums en getallen op

Loop het bestand vóór de eerste import één keer door:

• De datumkolommen bevatten echte datums, geen tekst die er alleen op lijkt. Een cel die Excel als datum rechts uitlijnt wordt gelezen ongeacht de notatie die zij toont; een tekstcel moet YYYY-MM-DD zijn.
• Decimalen gebruiken een punt, geen komma.
• Geen scheidingstekens voor duizendtallen, geen eenheden, geen losse tekens — 450, nooit 450 min of 7,5 u.
• Saldi in uren omgerekend naar minuten.
• Keuzelijstattributen bevatten een van de opties die je hebt gedefinieerd, precies zo gespeld.

5. Importeer in golven

Doe het de eerste keer niet in één keer.

Eerste golf — de structuur. Importeer met het blad Organisatie-eenheden geselecteerd. Bekijk de organisatieboom in mTime: valt alles onder de juiste bovenliggende eenheid, zonder dubbelingen?

Tweede golf — de mensen. Importeer met het blad Medewerkers geselecteerd. Controleer een handvol medewerkers in de app: zitten ze in de juiste organisatie-eenheid, op de juiste voorwaarden, met de juiste weeknorm en met hun attributen ingevuld? Het blad Children komt in deze golf mee, dus controleer ook hun kinderen.

Derde golf — de saldi. Importeer dezelfde werkmap opnieuw met het blad Rekeningen geselecteerd en Importdatum op jullie overgangsdatum. Controleer de saldi van diezelfde mensen.

Vierde golf — de afwezigheid. Importeer haar nog een keer met het blad Afwezigheid geselecteerd en Importdatum opnieuw op de overgangsdatum. Open de kalender van één medewerker en controleer dat de historie er staat en dat het saldo niet is verschoven — de historie zit al in de saldi die jullie net hebben geïmporteerd.

De migratie zo opsplitsen betekent dat een fout in de saldokolommen de zojuist gecontroleerde medewerkergegevens niet kan beschadigen, en andersom — en een structuur die je al hebt gecontroleerd is een veel betere plek om mensen in te laten landen.

Zodra jullie een migratie of twee hebben gedaan en het bestand vertrouwen, doet Alles alle vijf de bladen in één ronde, in dezelfde volgorde, dus eenheden en mensen die in die import worden aangemaakt kunnen er meteen naar verwezen worden.

6. Controleer het resultaat

Exporteer de werkruimte opnieuw in het formaat Eenvoudige Excel en vergelijk hem met je bronbestand. Alles wat niet is overgekomen, valt op als verschil, en de export is meteen een goede vastlegging van hoe de werkruimte er bij de livegang uitzag.

Gevoelige attributen zijn het enige wat je niet in die export terugvindt — mTime schrijft ze nooit in een spreadsheet. Controleer die op de pagina van de medewerker zelf.

Opnieuw draaien en corrigeren

Een Excel-import is veilig te herhalen zolang de waarden in Medewerker-id hetzelfde blijven. Corrigeer het bronbestand en importeer het opnieuw:

• medewerkers worden bijgewerkt, niet dubbel aangemaakt,
• saldi worden op de gecorrigeerde waarde gezet in plaats van erbij opgeteld,
• afwezigheidsrijen die al zijn geïmporteerd, worden overgeslagen en nooit verdubbeld,
• kinderen die al geregistreerd zijn, worden herkend en alleen aangevuld, nooit dubbel geregistreerd,
• attribuutwaarden worden overschreven waar je een cel hebt ingevuld en met rust gelaten waar je dat niet hebt gedaan,
• medewerkers die je uit het bestand hebt gehaald, blijven ongemoeid — de import verwijdert nooit.

Het enige wat een tweede ronde niet kan, is een dienstverband wijzigen. De kolommen van het dienstverband worden alleen toegepast wanneer de medewerker wordt aangemaakt, dus als de organisatie-eenheid of de weeknorm verkeerd is, corrigeer je dat op de pagina van de medewerker of met een bulkwijziging. Dienstverbandattributen zijn de uitzondering en zijn met een tweede import wél te corrigeren.

Iets wat niet past?

De werkmap draagt nu de organisatiestructuur, mensen, hun kinderen, hun attributen, hun saldi en hun afwezigheid. Hebben jullie gegevens die er niet in passen, neem dan vóór de start contact op met support via de ingebouwde hulp in het product. Vertel ons wat jullie willen verplaatsen, dan zoeken wij de beste route ervoor.

Validatiemeldingen

De validatie draait voordat er iets wordt weggeschreven en vermeldt het blad en de rij van elk probleem. Rijen zijn genummerd zoals in Excel, dus “Employees row 2” is de eerste rij onder de koppen. Fouten moeten worden opgelost voordat de import draait; waarschuwingen zijn ter informatie en houden hem niet tegen.

De meldingen komen van de server en zijn in het Engels. Ze noemen een vaste kolom ook bij zijn Engelse kop: Full Name is de kolom Volledige naam, Employment Start is Datum in dienst, enzovoort.

Waarschuwingen

Fouten

Beperkingen

Rechten

Het downloaden van de sjabloon, het uploaden en het uitvoeren van een Excel-import vereisen allemaal het recht import. Een Eenvoudige Excel-werkmap uit de werkruimte produceren vereist het recht export.