Excel-import

Breng medewerkers en hun saldi in mTime met een gewone Excel-werkmap — het formaat dat je gebruikt wanneer de gegevens uit een salaris- of tijdregistratiesysteem komen dat je achter je laat.

Overzicht

Het formaat Eenvoudige Excel is één .xlsx-werkmap met twee bladen:

Je kunt hem openen, lezen en bewerken in Excel, Numbers of Google Spreadsheets. Dat is precies de bedoeling: dit is het formaat om de medewerkers van een bedrijf in bulk aan te maken, voor massawijzigingen en voor een migratie vanuit een ander systeem.

Het is niet hetzelfde als de volledige back-up van de werkruimte:

Een werkmap om mee te beginnen

Je hebt twee vertrekpunten, en allebei zijn ze beter dan het bestand vanaf nul opbouwen — ze bevatten al de exacte kolomkoppen en de actuele rekeningnamen van je werkruimte.

Een lege sjabloon. Ga naar Beheer › Gegevensimport en klik op Sjabloon downloaden . Je krijgt import-template.xlsx met beide bladen, alle koppen, één grijze voorbeeldrij om te overschrijven en één kolom per tijdrekening die in je werkruimte is ingesteld.

Een gevulde export. Ga naar Beheer › Gegevensexport, kies het formaat Eenvoudige Excel en klik op Exporteren . Je krijgt dezelfde werkmap met je huidige medewerkers en saldi er al in. Bewerk hem en importeer hem terug — de rondgang is veilig, omdat de export precies de identificatoren en namen schrijft die de import verwacht.

De export biedt drie opties:

• Alleen medewerkers — het blad Accounts weglaten
• Anonimiseer persoonlijke gegevens — namen, e-mailadressen en contactgegevens vervangen door plaatsaanduidingen
• Reikwijdte van werknemersgegevens — één medewerker, één organisatie-eenheid of iedereen exporteren

Hoe mTime de werkmap leest

Een paar regels gelden voor het hele bestand. Ze zijn het waard om één keer te lezen, want de meeste mislukte imports komen hiervandaan en niet uit de gegevens zelf.

• De bladen moeten Employees en Accounts heten. Elk ander blad in de werkmap wordt genegeerd. Een werkmap met slechts één van de twee bladen is prima.
• De bladnamen en de kolomkoppen zijn altijd in het Engels, in welke taal je mTime ook gebruikt. De sjabloon en de export schrijven ze voor je; bouw je het bestand zelf, neem ze dan exact over zoals ze op deze pagina staan.
• Rij 1 is de kopregel. Alle volgende rijen zijn gegevens.
• Kolommen worden herkend aan hun kop, niet aan hun positie. Je mag de kolommen vrij herschikken. Spaties voor en na in koppen worden genegeerd.
• Volledig lege rijen worden overgeslagen, dus lege rijen onderaan een blad zijn geen probleem.
• Extra kolommen in het blad Employees worden genegeerd — handig om een notitie of het dossiernummer uit je oude systeem naast de gegevens te bewaren. In het blad Accounts is het omgekeerd: elke kolom die niet Employee ID, Full Name of Import Date heet, wordt als tijdrekening gelezen, dus een losse kolom daar veroorzaakt een fout.
• Datums moeten worden geschreven als YYYY-MM-DD — bijvoorbeeld 2024-01-01. mTime leest elke cel precies zoals hij in het blad wordt weergegeven, dus een cel die 01-05-1990 toont wordt geweigerd, ook al beschouwt Excel hem als een datum. Het veiligst is de datumkolommen als Tekst op te maken en de datums in ISO-vorm te typen, precies wat de sjabloon en de export doen.
• Getallen gebruiken een punt als decimaalteken (7.4, niet 7,4), zonder scheidingsteken voor duizendtallen. Typ getallen als getallen, dan regelt Excel dit voor je; het risico zit in waarden die als tekst zijn geplakt.

Het blad Employees

De kolom Employee ID

Deze ene kolom bepaalt of een rij een nieuwe persoon aanmaakt of een bestaande bijwerkt, en het is de kolom die de twee bladen aan elkaar knoopt. Hij accepteert drie soorten waarden:

De middelste optie is degene die telt bij een migratie. Omdat EMP-4711 altijd naar dezelfde persoon in dezelfde werkruimte verwijst, kun je:

• vanuit zowel het blad Employees als het blad Accounts naar dezelfde persoon verwijzen,
• een gecorrigeerd bestand opnieuw draaien zodat het personen bijwerkt in plaats van dubbel aanmaakt,
• het personeelsnummer uit je oude systeem behouden als schakel tussen de twee systemen.

Kolomoverzicht

Org Unit, Manager en Terms worden op naam herkend, zonder onderscheid tussen hoofd- en kleine letters. De naam moet uniek zijn: heten twee organisatie-eenheden “Support”, dan wordt de rij geweigerd en moet je er eerst één hernoemen. Deze kolommen verwijzen naar bestaande records — een Excel-import maakt nooit een organisatie-eenheid, een leidinggevende of een set arbeidsvoorwaarden aan.

Wat een update wijzigt

Wanneer een rij overeenkomt met een bestaande medewerker, schrijft mTime alle persoonskolommen uit die rij: naam, roepnaam, e-mail, geboortedatum, telefoon, mobiel en het adres.

Het dienstverband is de uitzondering, en werkt precies andersom: Org Unit, Manager, Terms, Employment Start, Employment End, Weekly Norm en de dagkolommen worden alleen gebruikt wanneer de rij een nieuwe medewerker aanmaakt. Bij een bestaande medewerker worden ze genegeerd en blijft het dienstverband ongemoeid. Wil je een dienstverband later wijzigen, gebruik dan de pagina van de medewerker of een bulkactie.

Dienstverband en weeknorm

Een medewerker krijgt alleen een dienstverband als Employment Start is ingevuld. Laat je hem leeg, dan krijg je een persoon in de werkruimte zonder dienstverband — af en toe nuttig, maar zelden wat je wilt.

De arbeidstijdnorm kan op twee manieren worden opgegeven, en je mag ze combineren:

• Alleen Weekly Norm — de contractuele uren per week, bijv. 40. Er wordt geen verdeling per dag opgeslagen.
• Alleen Mon … Sun — de norm is de som van de dagen, verdeeld zoals je hem hebt geschreven.
• Allebei — ze moeten overeenkomen. Weekly Norm 40 met 8 van maandag tot en met vrijdag wordt geaccepteerd; 40 met 7.5 op vijf dagen wordt geweigerd.

Uren zijn decimale uren, geen uren en minuten: zeveneneenhalf uur is 7.5, niet 7.30. Waarden worden afgerond op de minuut. De norm moet groter zijn dan nul en beschrijft één week — terugkerende patronen over meerdere weken kunnen niet worden geïmporteerd en moeten op de medewerker worden ingesteld.

Het blad Accounts

Dit blad stelt het actuele saldo van elke tijdrekening in — de vakantiedagen, flexuren en andere saldi die mensen meebrengen.

Kolomoverzicht

De rekeningkolommen

Alle overige kolommen zijn een tijdrekening, genoemd naar de rekening met de eenheid tussen haakjes:

Employee ID | Full Name  | Import Date | Vacation (days) | Flex (minutes)
EMP-4711    | Jane Doe   | 2026-01-01  | 12.5            | 450

• Het deel vóór de haakjes moet overeenkomen met de naam van een tijdrekening in je werkruimte, zonder onderscheid tussen hoofd- en kleine letters.
• De eenheid tussen haakjes is optioneel, maar staat hij er, dan moet hij bij de rekening passen. Dat is een beveiliging: het voorkomt dat een kolom met vakantiedagen ongemerkt op een urenrekening belandt.
• Rekeningen in dagen staan in decimale dagen — 12.5 betekent twaalfeneenhalve dag.
• Rekeningen in uren staan in minuten — 450 betekent 7 uur en 30 minuten. Hier gaan mensen de mist in; vermenigvuldig je uren met 60.
• Negatieve saldi zijn toegestaan, bijvoorbeeld een flexrekening met een tekort.

Zowel de sjabloon als de export vullen deze koppen in vanuit je werkruimte, en dat is de eenvoudigste manier om ze goed te krijgen.

Hoe een saldo wordt toegepast

Elke ingevulde cel zet het saldo op die waarde op Import Date. Het wordt niet opgeteld bij wat er al staat. De boeking verschijnt in de historie van de rekening met als reden “Excel import”.

Omdat de waarde een streefwaarde is en geen mutatie, verdubbelt niemands vakantie door hetzelfde bestand twee keer te importeren. Het betekent ook dat een onzorgvuldige import saldi kan gladstrijken die correct waren — de stap Controleren vertelt je hoeveel saldowijzigingen op het punt staan te gebeuren, dus controleer dat aantal voordat je bevestigt.

Zet Import Date op jullie overgangsdatum: de dag waarop de saldi in het oude systeem klopten. Alles wat mTime na die datum vastlegt, komt er bovenop.

De import uitvoeren

De wizard is dezelfde als beschreven onder Gegevensimport, met twee verschillen: mTime herkent een Excel-bestand aan de extensie .xlsx, en de keuze tussen Samenvoegen en Herstellen is vervangen door een keuze van blad.

1. Ga naar Beheer › Gegevensimport en klik op Importeren .

2. Bestand — kies je .xlsx-bestand. De maximale grootte is 100 MB.

3. Parameters — kies welk blad je wilt toepassen en klik op Valideer :

   Keuze	Wat er wordt geïmporteerd
   Alles	Beide bladen. Medewerkers worden als eerste toegepast, dus een rij in Accounts kan verwijzen naar iemand die in dezelfde import wordt aangemaakt
   Medewerkers	Alleen het blad Employees
   Rekeningen	Alleen het blad Accounts

4. Controleren — de validatie draait op de server zonder iets te wijzigen. Je krijgt een aantal medewerkers dat wordt aangemaakt en bijgewerkt, een aantal saldocellen dat wordt toegepast, en een melding per geweigerde rij. Corrigeer het bestand en probeer opnieuw, of klik op Importeer uitvoeren .

5. Resultaten — de uitkomst per blad, met een gedetailleerd rapport dat je kunt downloaden.

Blijkt uit de validatie dat je het verkeerde blad hebt gekozen, ga dan Terug en valideer opnieuw — het bestand blijft op de server staan en hoeft niet opnieuw te worden geüpload.

Importeren vanuit een ander systeem

Hiervoor is het formaat gemaakt: medewerkers en saldi uit een salaris- of tijdregistratiesysteem halen en in mTime zetten. De volgorde hieronder houdt de riskante stappen klein en omkeerbaar.

1. Bouw eerst de configuratie in mTime

De Excel-import verwijst naar configuratie op naam en maakt die nooit aan. Voordat je iets importeert, richt je in:

• Organisatie-eenheden — met de namen die je in de kolom Org Unit gaat zetten
• Arbeidsvoorwaarden — de contractvormen van jullie mensen
• Tijdrekeningen — elk saldo dat jullie willen overnemen, met de juiste eenheid
• Feestdagenkalenders en verlofregelingen, zodat de saldi zich daarna correct gedragen

Zorg dat de namen uniek zijn. Twee organisatie-eenheden met dezelfde naam laten elke rij die naar ze verwijst afkeuren.

2. Kies jullie sleutel

Zet het personeels- of salarisnummer uit jullie oude systeem in de kolom Employee ID, in beide bladen. Dit is de meest waardevolle beslissing van de hele migratie:

• het koppelt elke saldorij aan de juiste persoon,
• het maakt de import herhaalbaar, zodat een gecorrigeerd bestand bijwerkt in plaats van dubbel aanmaakt,
• het blijft een leesbare schakel terug naar het oude systeem als jullie ooit moeten afstemmen.

3. Koppel jullie oude velden

Exporteer je brongegevens en koppel ze aan de kolommen. Een typische koppeling:

Leidinggevenden zijn medewerkers zoals alle anderen, dus ze komen binnen via het blad Employees — maar ze moeten in mTime staan voordat de rij die naar ze verwijst wordt geïmporteerd. Een leidinggevende die door dezelfde werkmap wordt aangemaakt, kan in diezelfde import niet worden aangewezen. Importeer eerst de laag leidinggevenden in een eigen ronde, of laat de kolom Manager in de eerste ronde leeg en vul hem daarna in op de pagina’s van de medewerkers.

4. Ruim datums en getallen op

Loop het bestand vóór de eerste import één keer door:

• De datumkolommen tonen YYYY-MM-DD. Ze opmaken als Tekst en de ISO-datum typen is de betrouwbare weg.
• Decimalen gebruiken een punt, geen komma.
• Geen scheidingstekens voor duizendtallen, geen eenheden, geen losse tekens — 450, nooit 450 min of 7,5 u.
• Saldi in uren omgerekend naar minuten.

5. Importeer in twee golven

Doe het de eerste keer niet in één keer.

Eerste golf — de mensen. Importeer met het blad Medewerkers geselecteerd. Controleer een handvol medewerkers in de app: zitten ze in de juiste organisatie-eenheid, op de juiste voorwaarden, met de juiste weeknorm?

Tweede golf — de saldi. Importeer dezelfde werkmap opnieuw met het blad Rekeningen geselecteerd en Import Date op jullie overgangsdatum. Controleer de saldi van diezelfde mensen.

De migratie zo opsplitsen betekent dat een fout in de saldokolommen de zojuist gecontroleerde medewerkergegevens niet kan beschadigen, en andersom.

Zodra jullie een migratie of twee hebben gedaan en het bestand vertrouwen, doet Alles beide bladen in één ronde — medewerkers worden altijd vóór saldi toegepast, dus mensen die in die import worden aangemaakt kunnen meteen hun saldi krijgen.

6. Controleer het resultaat

Exporteer de werkruimte opnieuw in het formaat Eenvoudige Excel en vergelijk hem met je bronbestand. Alles wat niet is overgekomen, valt op als verschil, en de export is meteen een goede vastlegging van hoe de werkruimte er bij de livegang uitzag.

Opnieuw draaien en corrigeren

Een Excel-import is veilig te herhalen zolang de waarden in Employee ID hetzelfde blijven. Corrigeer het bronbestand en importeer het opnieuw:

• medewerkers worden bijgewerkt, niet dubbel aangemaakt,
• saldi worden op de gecorrigeerde waarde gezet in plaats van erbij opgeteld,
• medewerkers die je uit het bestand hebt gehaald, blijven ongemoeid — de import verwijdert nooit.

Het enige wat een tweede ronde niet kan, is een dienstverband wijzigen. De kolommen van het dienstverband worden alleen toegepast wanneer de medewerker wordt aangemaakt, dus als de organisatie-eenheid of de weeknorm verkeerd is, corrigeer je dat op de pagina van de medewerker of met een bulkactie.

Op de roadmap

De werkmap draagt vandaag mensen en hun saldi. Twee andere onderdelen van een migratie staan gepland maar worden nog niet ondersteund:

• Verzuim en verlof — noch geregistreerde historie noch al geplande toekomstige afwezigheid kan vanuit de werkmap worden geïmporteerd.
• Organisatie-eenheden — de kolom Org Unit wijst naar een organisatie-eenheid die al bestaat; de organisatiestructuur vanuit het bestand opbouwen is nog niet mogelijk.

Heeft jullie migratie een van deze dingen nodig, of hebben jullie gegevens die niet in de werkmap passen, neem dan vóór de start contact op met support via de ingebouwde hulp in het product. Vertel ons wat jullie willen verplaatsen, dan zoeken wij de beste route ervoor.

Validatiemeldingen

De validatie draait voordat er iets wordt weggeschreven en vermeldt het blad en de rij van elk probleem. Rijen zijn genummerd zoals in Excel, dus “Employees row 2” is de eerste rij onder de koppen. De meldingen komen van de server en zijn in het Engels.

Beperkingen

Rechten

Het downloaden van de sjabloon, het uploaden en het uitvoeren van een Excel-import vereisen allemaal het recht import. Een Eenvoudige Excel-werkmap uit de werkruimte produceren vereist het recht export.