Herinnering urenstaat indienen

Stuurt medewerkers een melding wanneer een urenstaat de indiendeadline bereikt en blijft hen herinneren — alleen op hun werkdagen — zolang de urenstaat verlopen is.

Hoe het werkt

De taak doorloopt alle urenstaten in de werkruimte met de status In behandeling, Gereed of Verlopen en zet ze één stap verder in hun levenscyclus:

1. In behandeling → Gereed — wanneer de huidige datum op of na de laatste werkdag van de periode ligt, wordt de urenstaat als gereed gemarkeerd en ontvangt de medewerker een melding dat de deadline is aangebroken. Deze drempel volgt het eigen rooster van de medewerker, dus goedgekeurd verlof van hele dagen aan het eind van de periode haalt de deadline naar voren — de medewerker wordt vóór vertrek gewaarschuwd en niet tijdens het verlof
2. Gereed → Verlopen — de kalenderdag na het einde van de periode, ongeacht het rooster van de medewerker. Verlof direct na het periode-einde schuift dit niet op: de melding over de ontbrekende indiening bij de manager hangt ervan af en moet op een voorspelbare dag verschijnen
3. Verlopen → elke werkdag herinnerd — zolang de urenstaat verlopen is, komt de herinnering van de medewerker weer bovenaan de meldingen te staan en wordt er op elk van hun werkdagen één e-mail verzonden. Weekenden, feestdagen en goedgekeurd verlof van hele dagen worden overgeslagen, zodat niemand tijdens afwezigheid wordt achtervolgd. De eerste herinnering gebruikt de algemene formulering “je urenstaat is verlopen”; elke volgende noemt de manager die erop wacht

De herinneringen stoppen zodra de medewerker indient: de terugkerende herinnering verdwijnt en de melding bij de manager wordt een gewone goedkeuring.

Een lopende afwezigheid zonder einddatum — bijvoorbeeld een open ziekteperiode — verschuift de deadline niet. Van zo’n afwezigheid is alleen bekend dat die de dagen tot en met vandaag beslaat, dus de dagen erna blijven werkdagen en de deadline blijft op de werkelijke laatste werkdag van de periode staan.

De taak gebruikt “>=” in plaats van “==” bij elke drempel. Hierdoor wordt een urenstaat die zijn exacte dag heeft gemist (taakstoring, periode dateert van vóór de functie) bij de volgende uitvoering alsnog verwerkt. Gebeurtenissen hebben deterministische ID’s, zodat herhaalde uitvoeringen geen dubbele meldingen opleveren.

Voorbeeld: verlof rond het einde van de periode

Een maandperiode van 1 tot en met 31 augustus, met goedgekeurd verlof van 24 augustus tot 7 september:

Wanneer de taak wordt uitgevoerd

De taak wordt automatisch uitgevoerd en activeert alleen wanneer er ten minste één urenstaat met de status In behandeling, Gereed of Verlopen bestaat voor de werkruimte.

Parameters

Deze taak heeft geen parameters.

Taakresultaten

Wie een melding ontvangt

• De medewerker krijgt de deadlinemelding zodra de periode gereed wordt, daarna één vervalherinnering per werkdag totdat wordt ingediend. Op een vrije dag wordt nooit herinnerd.
• De manager ziet de ontbrekende indiening in Approvals vanaf de dag na het einde van de periode, en in de dagelijkse Manager digest. Dit hangt niet af van iemands agenda — een manager ziet (en krijgt e-mail over) een ontbrekende urenstaat van een medewerker die nog met vakantie is, en blijft die zien tot de medewerker terug is en indient.
• Een manager die afwezig is, kan het beste een goedkeuringsdelegatie instellen: de digest wordt vastgehouden zolang de delegatie actief is, de gemachtigden ontvangen die in plaats daarvan, en op de eerste werkdag terug krijgt de manager een inhaaloverzicht.

De levenscyclusgebeurtenissen bevatten ook de directe manager van de medewerker als ontvanger — dit is hoe het goedkeuringspostvak van de manager bij een herberekening wordt gevuld.

Problemen oplossen