Verlofherinnering
Stuurt een herinnering aan elke medewerker op de laatste werkdag vóór het begin van een aankomende verlofperiode.
Hoe het werkt
De herinneringstaak wordt dagelijks uitgevoerd en kijkt twee weken vooruit naar geplande verlofperioden:
- Aankomend verlof zoeken — elke gesloten, volledaagse geplande periode die binnen de komende 14 dagen begint
- Aaneengesloten perioden samenvoegen — opeenvolgende verlofperioden die alleen worden onderbroken door de eigen niet-werkdagen van de medewerker (weekenden, feestdagen, aangepaste rustdagen) worden samengevoegd tot één blok. Zo wordt voorkomen dat er twee herinneringen worden verstuurd voor ‘vrijdag op vakantie, maandag ziek’
- De juiste dag bepalen — de herinnering wordt alleen verstuurd als de vorige werkdag van de medewerker overeenkomt met vandaag. Een verlofperiode die op maandag begint, leidt tot een herinnering op vrijdag; een verlofperiode die na een lang weekend begint, leidt tot een herinnering op de laatste werkdag vóór dat weekend
- Eén melding versturen — een melding in de applicatie én een e-mail, ontdubbeld zodat het herhaald uitvoeren van de taak op dezelfde dag geen duplicaten oplevert
Perioden zonder einddatum, perioden met gedeeltelijke verlofdagen en perioden die al zijn begonnen, komen niet in aanmerking.
Wanneer het wordt uitgevoerd
De taak wordt automatisch uitgevoerd en activeert alleen op werkruimten met ten minste één gepland verlof in het vooruitkijkvenster.
Parameters
Deze taak heeft geen parameters. De uitvoerdatum is de dag die wordt gebruikt om ‘de laatste werkdag vóór’ te bepalen.
Taakresultaten
| Metriek | Beschrijving |
|---|---|
reminders_sent | Aantal nieuw aangemaakte herinneringsmeldingen |
reminders_no_user | Medewerkers zonder gekoppeld gebruikersaccount (er kon geen melding worden verstuurd) |
reminders_duplicates | Herinneringen die al waren verstuurd voor hetzelfde verlof (ontdubbeling geactiveerd; te verwachten bij herhaalde uitvoeringen) |
reminder_errors | Fouten tijdens de verwerking |
Wat de medewerker ziet
Een enkele melding voor het volledige samengevoegde blok, gericht aan de medewerker bij hun voorkeursnaam. Er wordt de naam van het bijbehorende tijdaccount getoond als alle onderdelen hetzelfde account delen, of een generiek label ‘verlof’ als het blok verschillende accounttypen omvat. Er staat vermeld wanneer het verlof ingaat — ‘morgen’ als het de volgende dag begint, anders de dag van de week (bijvoorbeeld ‘op maandag’) — en het aantal werkdagen van het verlof.
Problemen oplossen
| Probleem | Oplossing |
|---|---|
| Medewerker heeft geen herinnering ontvangen | Controleer of de medewerker een gekoppeld gebruikersaccount heeft en of het verlof gesloten en volledaags is en binnen de komende 14 dagen begint |
| Herinnering is op de verkeerde dag verstuurd | De taak gebruikt het eigen rooster van de medewerker om de vorige werkdag te berekenen. Aangepaste niet-werkdagen of roosters met gedeeltelijke dagen kunnen de dag verschuiven. Controleer het werktijdbeleid van de medewerker en eventuele individuele roosteruitzonderingen |
| Twee herinneringen voor hetzelfde verlof | De samenvoeglogica voegt alleen perioden samen die worden onderbroken door niet-werkdagen. Een tussenliggende werkdag leidt tot twee herinneringen. Controleer de grenzen van de perioden |