Automatisch inrichten
Maakt automatisch gebruikersaccounts aan voor nieuwe medewerkers en deactiveert accounts wanneer dienstverbanden eindigen.
Hoe het werkt
De taak voor automatisch inrichten wordt dagelijks uitgevoerd en voert twee bewerkingen uit:
- Inrichten van nieuwe gebruikers voor medewerkers van wie het dienstverband begint op de uitvoeringsdatum
- Verwijderen van gebruikers van wie het dienstverband de dag vóór de uitvoeringsdatum is geëindigd
Configuratie
Om automatisch inrichten in te schakelen, gaat u naar en schakelt u Gebruikers automatisch inrichten in.
Nieuwe gebruikers inrichten
Wanneer het dienstverband van een medewerker begint, maakt de taak een gebruikersaccount aan als:
- De medewerker een e-mailadres heeft ingesteld
- Er nog geen gebruiker bestaat voor deze medewerker
- Geen bestaande gebruiker of uitnodiging hetzelfde e-mailadres gebruikt
Uitnodigingsproces
- Een gebruikersrecord wordt aangemaakt met de status “Uitgenodigd”
- Er wordt een uitnodigingsmail verstuurd naar het e-mailadres van de medewerker
- De medewerker klikt op de link om een wachtwoord in te stellen en het account te activeren
Roltoewijzing
Rollen worden automatisch bepaald op basis van de functie van de medewerker:
| Rol | Toegewezen wanneer |
|---|---|
employee | Altijd toegewezen (basisrol) |
manager | Medewerker is ingesteld als manager voor het actieve dienstverband van ten minste één andere medewerker |
Rollen worden beoordeeld op het moment van inrichten, op basis van actieve dienstverbanden op de begindatum.
Gebruikers verwijderen
Wanneer het laatste dienstverband van een medewerker eindigt, trekt de taak de toegang in:
- Alle actieve sessies worden beëindigd (direct uitgelogd)
- Het gebruikersaccount wordt verwijderd
Wanneer verwijdering plaatsvindt
- De einddatum van het dienstverband is verstreken (de taak wordt de dag erna uitgevoerd)
- De medewerker heeft geen andere actieve dienstverbanden die beginnen op of vóór de volgende dag
- Dit maakt een naadloze overgang tussen functies mogelijk zonder verlies van toegang
Wat bewaard blijft
- Medewerkersrecord en persoonsgegevens
- Alle historische tijdregistraties
- Verlofregistraties en geschiedenis van de tijdaccounts
De medewerker kan later opnieuw worden ingericht als hij of zij terugkeert met een nieuw dienstverband.
Problemen oplossen
| Probleem | Oplossing |
|---|---|
| Taak niet uitgevoerd | Controleer of automatisch inrichten is ingeschakeld in de werkruimte-instellingen |
| Gebruiker niet ingericht | Controleer of de medewerker een geldig e-mailadres heeft |
| Gebruiker niet ingericht | Controleer of er geen bestaande gebruiker is met hetzelfde e-mailadres |
| Geen uitnodigingsmail ontvangen | Controleer de spammap; controleer of het e-mailadres correct is |
| Gebruiker niet verwijderd | Bevestig dat de einddatum van het dienstverband is ingesteld en verstreken is |
| Gebruiker niet verwijderd | Controleer op overlappende dienstverbanden die de gebruiker actief houden |