Gebruikers & machtigingen

Beheer wie toegang heeft tot uw werkruimte en wat zij kunnen doen door gebruikers te beheren en rollen toe te wijzen.

Overzicht van rollen

Elke gebruiker in een werkruimte heeft een rol die bepaalt wat zij kunnen zien en doen.

HR-beheerder en Werkruimtebeheerder

mTime heeft twee beheerdersrollen, zodat de mensen die uw HR-gegevens beheren en de mensen die uw IT-omgeving beheren elk alleen krijgen wat hun werk vraagt. Gebruikelijk is dat de HR-afdeling de rol HR-beheerder krijgt en de IT-afdeling de rol Werkruimtebeheerder. Wie beide taken heeft, kan beide rollen hebben.

Twee pagina’s onder Beheer worden gedeeld, en elke beheerder ziet daar alleen zijn eigen deel:

• Prullenbak toont alleen de verwijderde items die u mag herstellen. Een HR-beheerder ziet verwijderde medewerkers, organisatie-eenheden, projecten, bulkwijzigingen en instellingen zoals beleid en arbeidsvoorwaarden; een Werkruimtebeheerder ziet verwijderde gebruikers, rollen, kiosken en integraties. Verwijderde passkeys en gekoppelde aanmeldaccounts kan alleen de eigenaar herstellen.
• Integratielogboek toont de details van een salarisintegratie — codes, bedragen, foutmeldingen en de verzonden verzoeken — alleen aan rollen die salarisgegevens mogen versturen. Een Werkruimtebeheerder ziet die regels wel, zodat een vastgelopen of mislukte levering zichtbaar blijft, maar zonder de details.

Een pagina waartoe uw rol geen toegang geeft, toont Geen toegang in plaats van de inhoud.

Wie welke rol mag toewijzen

• De Eigenaar kan elke rol toewijzen en is de enige die iemand anders eigenaar kan maken.
• Een Werkruimtebeheerder kan elke standaardrol toewijzen behalve Eigenaar — dus ook HR-beheerder en Werkruimtebeheerder. Behalve de eigenaar kan niemand zijn eigen gebruiker wijzigen, dus een Werkruimtebeheerder kan zichzelf niet de rol HR-beheerder geven.
• Een HR-beheerder kan geen gebruikers beheren en wijst dus geen rollen toe.

Welke rollen een aangepaste rol mogen toewijzen, stelt u in op de rol zelf, onder Kan worden toegewezen door — zie Aangepaste rollen.

Rollen beheren

Een Werkruimtebeheerder beheert rollen onder Beheer › Rollen, maar alleen met machtigingen die hij zelf heeft:

• Hij kan aan een rol geen machtiging toevoegen die zijn eigen rol niet heeft.
• Hij kan alleen een rol bewerken, terugzetten of verwijderen waarvan hij alle machtigingen zelf heeft. Elke andere rol — bijvoorbeeld de rol HR-beheerder — opent alleen-lezen, met Je kunt deze rol niet wijzigen en de machtigingen die hem ontbreken. Iemand die die machtigingen wel heeft, of de eigenaar, kan de rol wijzigen.

Zie Aangepaste rollen voor de details.

Bestaande beheerders

Werkruimten die vóór de splitsing zijn aangemaakt, hadden één rol Beheerder. Iedereen die die rol had — gebruikers, openstaande uitnodigingen en servicegebruikers — heeft nu beide rollen, HR-beheerder en Werkruimtebeheerder, zodat niemand toegang is kwijtgeraakt, behalve tot het gebeurtenissenlogboek. Controleer uw beheerders onder Beheer › Gebruikers en verwijder bij iedereen de rol die hij niet nodig heeft.

Had uw werkruimte de rol Beheerder aangepast, dan blijft die aangepaste rol ongewijzigd bestaan als aangepaste rol met de naam Beheerder, en houden de gebruikers hem. Gedeelde rapportpresets, verlofbeleid en aangepaste rollen die naar de rol Beheerder verwezen, verwijzen nu naar beide nieuwe rollen.

Gebruikers uitnodigen

1. Ga naar Beheer › Gebruikers
2. Klik op Gebruiker uitnodigen
3. Voer het e-mailadres van de persoon in
4. Selecteer een rol voor de nieuwe gebruiker
5. Klik op Uitnodiging versturen

De persoon ontvangt een e-mail met een link om de werkruimte te betreden. Uitnodigingen verlopen na 7 dagen.

Een uitnodiging opnieuw versturen

Als een uitnodiging is verlopen of de persoon deze niet heeft ontvangen:

1. Ga naar Beheer › Gebruikers
2. Zoek de openstaande uitnodiging
3. Klik op Opnieuw versturen

Er wordt een nieuwe uitnodigingsmail verstuurd met een nieuwe geldigheidsperiode van 7 dagen.

Gebruikersrollen bewerken

1. Ga naar Beheer › Gebruikers
2. Klik op de gebruiker die u wilt bijwerken
3. Wijzig de rol
4. Klik op Opslaan

Nagaan wat er bij een gebruiker is gewijzigd

Het wijzigen van de rol, status of gekoppelde medewerker van een gebruiker verandert wat die persoon kan zien en doen, dus mTime houdt elke zo’n wijziging bij.

1. Ga naar Beheer › Gebruikers
2. Open het actiemenu van de rij van de gebruiker
3. Klik op Geschiedenis bekijken

Het paneel toont elke wijziging, de nieuwste eerst, met wat er is gewijzigd, wie het heeft gedaan en wanneer — zo kun je vragen beantwoorden als wie heeft deze persoon de rol Eigenaar gegeven? of wanneer is deze gebruiker geschorst, en door wie?

Sommige items zien er iets anders uit:

• Systeem — de wijziging is automatisch gedaan en niet door een persoon. Automatische gebruikersaanmaak, de taak voor gegevensbewaring en het synchroniseren van accountnamen verschijnen op deze manier.
• Verwijderde gebruiker — de wijziging is gedaan door iemand die sindsdien uit de werkruimte is verwijderd.
• Aangemaakt, door Systeem, met de datum waarop de gebruiker is toegevoegd — elke gebruiker die al bestond toen je werkruimte naar deze versie werd bijgewerkt, krijgt er een. Het legt vast hoe de gebruiker er op dat moment uitzag, zodat latere wijzigingen ermee vergeleken kunnen worden.

Het verwijderen van een gebruiker wordt apart vastgelegd: Beheer › Prullenbak toont verwijderde gebruikers samen met wie ze heeft verwijderd.

Gebruikers schorsen en opnieuw activeren

Schors een gebruiker om de toegang in te trekken zonder het account te verwijderen. Dit is nuttig wanneer iemand de organisatie verlaat of tijdelijk geen toegang mag hebben.

Een gebruiker schorsen

1. Ga naar Beheer › Gebruikers
2. Klik op de gebruiker die u wilt schorsen
3. Klik op Schorsen

Geschorste gebruikers kunnen niet inloggen in de werkruimte. Hun gegevens blijven bewaard.

Een gebruiker opnieuw activeren

1. Ga naar Beheer › Gebruikers
2. Zoek de geschorste gebruiker
3. Klik op Opnieuw activeren

De gebruiker kan opnieuw inloggen met de vorige rol en instellingen.

Servicegebruikers en API-sleutels

Servicegebruikers zijn speciale accounts die worden gebruikt voor API-toegang en automatiseringen, in plaats van interactief aanmelden.

Een servicegebruiker aanmaken

1. Ga naar Beheer › Gebruikers
2. Klik op Servicegebruiker aanmaken
3. Geef de servicegebruiker een beschrijvende naam (bijv. “Salarisexport” of “Integratiesynchronisatie”)
4. Klik op Aanmaken

API-sleutels beheren

Elke servicegebruiker kan API-sleutels hebben voor het authenticeren van API-verzoeken.

1. Open de servicegebruiker
2. Klik op API-sleutel aanmaken
3. Geef de sleutel een beschrijvende naam en kies een vervaldatum
4. Kopieer de sleutel onmiddellijk — deze wordt slechts één keer weergegeven

Elke sleutel heeft een vervaldatum en gaat maximaal één jaar mee. De datum staat al een jaar vooruit ingevuld, dus u past die alleen aan als de sleutel eerder moet stoppen. Een verlopen sleutel kan niet worden verlengd — maak een nieuwe aan en vervang de oude in uw integratie.

De sleutellijst laat zien wie elke sleutel heeft aangemaakt en wanneer deze verloopt. Sleutels die binnen 30 dagen verlopen zijn gemarkeerd met Verloopt binnenkort : uw teken om een vervanger aan te maken voordat de automatisering stilvalt.

Een API-sleutel intrekken

1. Open de servicegebruiker
2. Zoek de sleutel die u wilt intrekken
3. Klik op Intrekken

Ingetrokken sleutels werken onmiddellijk niet meer. Automatiseringen die de sleutel gebruiken, moeten worden bijgewerkt.

Een ingetrokken sleutel blijft in de lijst staan, gemarkeerd als Ingetrokken en met vermelding van wie hem heeft ingetrokken en wanneer, zodat u bijhoudt wie elke sleutel heeft uitgegeven en weer ingenomen. Hij kan niet opnieuw worden geactiveerd — maak in plaats daarvan een nieuwe sleutel aan.

Gebruikers koppelen aan medewerkersrecords

Een gebruikersaccount en een medewerkersrecord zijn afzonderlijke zaken in mTime. Door ze te koppelen, wordt het aanmeldaccount van een persoon verbonden met de medewerkergegevens.

1. Ga naar Beheer › Gebruikers
2. Klik op de gebruiker die u wilt koppelen
3. Selecteer in het veld Gekoppelde medewerker het bijbehorende medewerkersrecord
4. Klik op Opslaan

Deze koppeling activeert functies zoals het bekijken van persoonlijke verlofsaldi en het zien van de teamkalender gefilterd op het team van de gebruiker.

Waarom ziet een gebruiker het menu Urenstaat of de tijdregistratiewidgets niet?

Als een gebruiker de rol HR-beheerder, Werkruimtebeheerder of Eigenaar heeft in een werkruimte maar het menu Urenstaat niet zichtbaar is in de zijbalk, en de verlofwidget en tijdregistratiewidget ontbreken op het dashboard, is het gebruikersaccount niet gekoppeld aan een medewerkersrecord. Koppel het via de bovenstaande stappen.

Als het medewerkersrecord nog niet bestaat, maak dan eerst een medewerkersprofiel aan en koppel het vervolgens aan het gebruikersaccount.

Testprofielen

In een testwerkruimte kunt u aan één aanmelding meerdere profielen koppelen, zodat u met één login als verschillende personen kunt optreden terwijl u dingen uitprobeert — bijvoorbeeld uren indienen als medewerker en deze vervolgens goedkeuren als manager, zonder aparte accounts te hoeven beheren.

Een profiel toevoegen

1. Ga naar Beheer › Gebruikers
2. Zoek de bestaande gebruiker voor wie u extra profielen wilt aanmaken
3. Open het actiemenu van de rij en klik op Profiel toevoegen
4. Kies een andere medewerker om te koppelen (elk profiel moet gekoppeld zijn aan een eigen medewerkersrecord) en selecteer de rollen voor dat profiel
5. Klik op Testprofiel toevoegen

Het nieuwe profiel wordt direct toegevoegd — er wordt geen tweede uitnodigingsmail verstuurd, omdat het account al bestaat.

Wisselen tussen profielen

Wanneer uw account meer dan één profiel heeft in de huidige werkruimte, verschijnt de optie Van profiel wisselen in uw accountmenu.

1. Open uw accountmenu (uw naam, onderaan de zijbalk)
2. Klik op Van profiel wisselen
3. Kies het profiel waaronder u wilt werken

De app wordt opnieuw geladen met de medewerker, rollen en machtigingen van dat profiel.

Zolang u een ander profiel dan uw standaardprofiel gebruikt, wordt de accountknop oranje gemarkeerd met een wisselicoon, zodat altijd duidelijk is welk profiel momenteel actief is. Ook de zijbalk en de begroeting op het dashboard tonen de naam van dat profiel in plaats van uw eigen naam, en zodra u terugschakelt naar uw standaardprofiel verschijnt uw eigen naam weer.