Policy assenze

Le policy assenze definiscono come le ferie e altri benefici di assenza vengono maturati, utilizzati e gestiti per i dipendenti.

Panoramica

Una policy assenze raccoglie le regole per un tipo di assenza. Normalmente fa riferimento a un conto ore, che tiene il saldo, ma il conto è facoltativo (vedi sotto). Le regole riguardano:

• Maturazione — Come i dipendenti maturano le assenze nel tempo
• Utilizzo — Regole su come il tempo può essere utilizzato
• Riporto — Cosa succede al tempo non utilizzato a fine anno
• Scadenza — Quando il tempo maturato scade

Per iniziare

Per creare una policy assenze:

1. Andare a Impostazioni › Policy
2. Fare clic su Aggiungi policy
3. Assegnare un nome e selezionare un conto ore — oppure lasciarla senza conto
4. Aggiungere i plugin di maturazione per definire come il tempo viene maturato
5. Aggiungere facoltativamente le regole di utilizzo, riporto e scadenza
6. Fare clic su Salva

Assenze senza un conto ore

Alcuni tipi di assenza non danno diritto a un numero fisso di giorni — non c’è nulla da conteggiare. L’esempio tipico è l’assenza per accordo (“Fri efter aftale”): una visita medica, un matrimonio, un trasloco. Il dipendente deve comunque farne richiesta e un responsabile deve comunque approvarla, ma non viene conteggiato alcun saldo.

Per queste, lasciare vuoto il conto ore. La policy funziona ancora dove conta:

• I dipendenti possono richiederla e compare nel modulo di richiesta come qualsiasi altro tipo
• Le regole di approvazione si applicano — aggiungere Richiede Approvazione come di consueto
• L’assenza compare nel calendario del team e nel foglio presenze

Cosa non ottiene, non essendoci un saldo da conteggiare:

• Nessuna regola di maturazione, riporto o scadenza
• Nessuna riga nella panoramica annuale del dipendente

È possibile creare tutte le policy senza conto necessarie — ognuna è un proprio tipo di assenza.

Un saldo che non si richiede mai

Il caso opposto a quello sopra: un conto con un saldo reale, e un limite minimo reale, da cui nessuno dovrebbe prendere giorni. Un saldo flessibile è l’esempio tipico. Cresce e cala a seconda che il dipendente lavori più o meno della propria norma, e viene conguagliato alla fine di ogni periodo — spenderlo prendendo un giorno di assenza non è ciò a cui serve.

Disattiva Può essere richiesto come assenza sul regolamento. Il saldo prosegue esattamente come prima: compare nella dashboard, sulla scheda di periodo del foglio presenze e nelle viste dei saldi, e il suo limite minimo continua a valere. Ciò che si ferma è la richiesta:

• Non viene proposto nel modulo di richiesta e non vi è mai preselezionato
• Non viene proposto nel foglio ore, né nella riga delle assenze né nell’elenco delle attività da aggiungere
• Non compare nella pagina delle assenze né nel riepilogo annuale
• Non entra mai in una ripartizione automatica su più conti
• Una richiesta su di esso viene rifiutata

Le assenze già richieste su questo tipo prima che disattivassi l’opzione non sono toccate — restano modificabili e annullabili. Disattivare l’opzione ferma le nuove richieste; non annulla le vecchie.

Sezioni

Come funziona il consumo del saldo

Quando inizia un periodo di assenza approvato, il sistema deduce il saldo progressivamente anziché tutto in una volta. Il periodo viene suddiviso in blocchi più piccoli allineati al periodo di approvazione del foglio presenze del dipendente. Il saldo viene consumato per il blocco corrente, e i giorni pianificati rimanenti vengono consumati man mano che ogni blocco arriva.

Il saldo viene consumato secondo il criterio FIFO (first in, first out) — le maturazioni più vecchie vengono utilizzate prima di quelle più recenti. Questo è importante quando diverse maturazioni hanno date di scadenza diverse.

Terminare un’assenza in anticipo

Un’assenza già in corso non viene cancellata quando termina in anticipo: viene accorciata, e i giorni già fruiti restano registrati:

• Assenze a durata indeterminata (come la malattia) — l’assenza viene chiusa a partire da oggi. Vedere Consenti durata indeterminata
• Assenze a durata fissa — i giorni rimanenti vengono annullati e il saldo già consumato per quei giorni viene rimborsato

I dipendenti lo fanno dal widget assenze del Dashboard: annullando un’assenza già iniziata, i giorni già fruiti vengono mantenuti e l’assenza termina a partire dal primo giorno annullato. Un responsabile può fare lo stesso per conto del dipendente.

Se la policy richiede l’approvazione, la modifica passa prima dal responsabile e l’assenza resta invariata fino alla decisione. Al responsabile arriva come interruzione anziché come annullamento, così è chiaro che i giorni già fruiti vengono mantenuti.