Conservazione dei dati dei dipendenti
Elimina automaticamente i dati dei dipendenti che hanno lasciato l’organizzazione da molto tempo, conservando i dati personali solo per il periodo strettamente necessario.
Panoramica
La conservazione dei dati consente di definire una regola semplice: eliminare i dati di un dipendente a distanza di un certo numero di anni dalla sua uscita. Una volta configurata, mTime gestisce tutto automaticamente — non è necessario alcun intervento manuale. Questo aiuta a rispettare il principio di minimizzazione dei dati previsto dal GDPR e gli obblighi di conservazione interni, senza dover ripulire manualmente i vecchi record.
La regola si applica ai dipendenti che hanno lasciato definitivamente l’organizzazione (il loro ultimo rapporto di lavoro è terminato) o che sono stati creati ma non hanno mai avuto un rapporto di lavoro. I dipendenti con un rapporto di lavoro attivo o futuro non sono mai interessati dalla regola.
Configurare il periodo di conservazione
- Accedere a
- Individuare l’impostazione Employee Data Retention (years)
- Inserire il numero di anni per cui conservare i dati del dipendente dopo la sua uscita
- Fare clic su Salva
Il valore predefinito è 5 anni. Impostando il valore a 0 i dati dei dipendenti vengono conservati a tempo indeterminato (nessuna eliminazione automatica).
Come funziona l’eliminazione automatica
L’eliminazione avviene in due fasi, in modo da avere sempre il tempo di rimediare a un errore.
Fase 1 — Spostamento nel cestino
Quando un dipendente è assente da un periodo superiore al periodo di conservazione, mTime lo sposta nel Cestino, esattamente come se un amministratore lo avesse eliminato. Il dipendente rimane nel cestino per 30 giorni, durante i quali è possibile ripristinarlo se necessario.
La data da cui si calcola il periodo è:
- la data di fine dell’ultimo rapporto di lavoro, per i dipendenti che hanno lasciato l’organizzazione, oppure
- la data di creazione, per i dipendenti che non hanno mai avuto un rapporto di lavoro.
Fase 2 — Eliminazione definitiva
Dopo 30 giorni nel cestino, il dipendente viene eliminato definitivamente. Vengono rimossi il suo record, le registrazioni ore, i saldi e la cronologia. L’account utente collegato viene anonimizzato e non può più essere identificato.
Salvaguardie
mTime non elimina mai automaticamente un dipendente che:
- ha un rapporto di lavoro attivo o futuro, oppure
- è ancora impostato come responsabile di qualcuno (per evitare che un team rimanga privo di un responsabile).
Se è necessario rimuovere un dipendente in questa situazione, è necessario prima riassegnare i suoi riporti o chiudere il rapporto di lavoro.
Esportazioni dell’area di lavoro
Le esportazioni dei dati dell’area di lavoro sono snapshot completi che possono contenere dati personali. I file di esportazione più vecchi del periodo di conservazione vengono eliminati automaticamente dallo storage, mentre la voce di esportazione viene conservata e contrassegnata come Scaduta, in modo da mantenere traccia del fatto che l’esportazione sia esistita.
Documentazione correlata
- Politica di eliminazione dei dati — tempistiche complete di conservazione ed eliminazione
- Elimina area di lavoro — rimozione di un’intera area di lavoro
- Esportazione dei dati — esportazione dei dati prima della loro eliminazione